В останні роки вже мало кого здивуєш оцифрованими процесами пошуку, набору та навчання співробітників. А ось з електронним кадровим документообігом справа застопорилася, поки 2020 рік не виправив ситуацію. З віддаленою роботою, компанії зрозуміли всю цінність роботи з електронними документами.
Якщо ваша компанія теж замислюється над діджиталізацією кадрових процесів, ми підготували основні етапи для переходу та переваги електронного кадрового документообігу.
Етапи організації електронного кадрового документообігу (ЕКДО)
Для успішної організації системи електронного документообігу в кадровій сфері роботи важливо дотримуватися певних етапів. Серед них:
- Опищіть існуючі кадрові процеси та супутні документи.
Щоб ми могли допомогти ефективно автоматизувати корпоративний документообіг, необхідно почати з детального опису, як ви звикли організовувати кадрові процеси та документообіг в цілому.
Якщо ви не знаєте, як самостійно описати бізнес-процеси для підготовки до автоматизації, компанія TechExpert допоможе успішно впоратися з цим завданням.
- Оцініть можливі ризики оцифровування кадрових документів.
Це допоможе виявити документи-дублікати. Також при оцінці важливо враховувати законодавчу сторону питання, термін зберігання документів, необхідність підпису та ситуації, коли документи будуть запитувати інші організації.
- Проведіть кадровий аудит.
Після аудиту ви повинні мати повний список процесів створення та узгодження кадрових документів, можливі шляхи їх поліпшень і пропозиція оптимальної автоматизації для поліпшення робочих і кадрових процесів компанії.
- Оптимізуйте кадровий документообіг відповідно до висновків аудиту.
Постарайтеся спростити процес узгодження та підпису документів. Відмовтеся від зайвих копій документів. Впровадити шаблони, якими зможе користуватися будь-який співробітник.
- Вивчіть можливості пропонованого HR порталу.
Зрозуміло, що у вас вже може бути розроблений корпоративний портал. Якщо портал створений на базі Microsoft SharePoint, то в цьому випадку ми можемо запропонувати його супровід. Ви ж отримаєте можливість розширити можливості вашої системи.
Якщо ж ви будуєте все з нуля і шукайте оптимальний корпоративний портал, де буде відрегульована система електронного документообігу, важливо звернути увагу на:
- зрозумілий інтерфейс порталу, який не вимагає додаткового навчання;
- особистий кабінет співробітника;
- додаткові сервіси, на зразок можливості бронювати корпоративні ресурси, замовляти канцелярію і залишати заявки.
- можливість синхронізувати портал з іншими системами, наприклад 1С.
- Впровадьте корпоративний портал в робочі процеси
Так на одному порталі ваша компанія зможе:
- обробляти різні заявки, пов’язані з майбутніми та наявними співробітниками;
- об’єднати контакти співробітників в єдиний список, який зможе переглядати персонал з доступом;
- стежити, керувати графіком роботи персоналу та повідомляти їх про це;
- вести внутрішні комунікації між відділами і співробітниками.
Пам’ятайте, що портал повинен повністю відповідати вашим вимогам і мати всі необхідні інструменти для управління співробітниками і кадровими документами.
Компанія TechExpert впроваджує готове рішення HR Expert – корпоративний портал, який має в своєму розпорядженні усіма необхідними інструментами для спрощення електронного кадрового документообігу та налагодження внутрішньої комунікації.
- Розробіть і ознайомте всіх співробітників з внутрішнім нормативним актом.
В нормативний акт варто включити процеси взаємодії з електронними документами та правила їх застосування. Співробітники повинні прочитати і підписати подібний акт, який буде працювати як доповнення до трудового договору між вашою компанією та співробітником.
Плюси електронного кадрового документообігу
- Економія часу і бюджетів
У компанії, як мінімум, з’являються шаблони, які прискорюють процес створення нових документів і зменшують можливість граматичних та інших помилок. Також в звичайних умовах на підпис документа ви могли б витратити дні, щоб знайти необхідного співробітника. А в електронному вигляді, це час скоротилося б до пари годин. Також виключаються витрати на папір і кур’єрів.
- Об’єднання потоку документообігу
Ваша компанія може зберігати, редагувати та використовувати всі необхідні документи в єдиному корпоративному порталі, де буде чітка структура та мінімум плутанини. Крім цього компанія може регулювати права доступу до розробленої системи електронного документообігу та до окремих розділів порталу.
- Спрощене управління персоналом
Компанії легше буде розподіляти завдання та ролі, адже їм простіше буде побачити, хто і чим займається.
В епоху масової діджиталізаціі, електронний кадровий документообіг – це необхідна допомога компанії для автоматизації рутинних кадрових процесів. Ви можете продовжувати працювати з паперовими документами, але чи буде у вас така ж можливість ефективно їх контролювати? Адже з впровадженням ЕКДО можна сконцентруватися на інших важливих бізнес-завданнях, які допоможуть розвинути компанію.
Ми, в компанії TechExpert, цінуємо свій і ваш час, тому готові допомогти з впровадженням професійного корпоративного порталу HR-Expert. Якщо у вас виникли питання з організацією процесу, ви можете звернутися до нашого професіонала – контакти.
