В последние годы уже мало кого удивишь оцифрованными процессами поиска, набора и обучения сотрудников. А вот с электронным кадровым документооборотом дело застопорилось, пока 2020 год не исправил ситуацию. С удаленной работой, компании поняли всю ценность работы с электронными документами.
Если ваша компания тоже задумывается над диджитализацией кадровых процессов, мы подготовили основные этапы для перехода и преимущества электронного кадрового документооборота.
Этапы организации электронного кадрового документооборота (ЭКДО)
Для успешной организации системы электронного документооборота в кадровой сфере работы важно придерживаться определенных этапов. Среди них:
- Описать существующие кадровые процессы и сопутствующие документы.
Чтобы мы могли помочь эффективно автоматизировать корпоративный документооборот, необходимо начать с подробного описания, как вы привыкли организовывать кадровые процессы и документооборот в целом.
Если вы не знаете, как самостоятельно описать бизнес-процессы для подготовки к автоматизации, компания TechExpert поможет успешно справиться с этой задачей.
- Оцените возможные риски оцифровывания кадровых документов.
Это поможет выявить документы-дубликаты. Также при оценке важно учитывать законодательную сторону вопроса, срок хранения документов, необходимость подписи и ситуации, когда документы будут запрашивать другие организации.
- Проведите кадровый аудит.
После аудита вы должны иметь полный список процессов создания и согласования кадровых документов, возможные пути их улучшений и предложение оптимальной автоматизации для улучшения рабочих и кадровых процессов компании.
- Оптимизируйте кадровый документооборот в соответствии с выводами аудита.
Постарайтесь упростить процесс согласования и подписи документов. Откажитесь от лишних копий документов. Внедрите шаблоны, которыми сможет пользоваться любой сотрудник.
- Изучите возможности предлагаемого HR портала.
Понятно, что у вас уже может быть разработанный корпоративный портал. Если портал создан на базе Microsoft SharePoint, то в этом случае мы можем предложить его сопровождение. Вы же получите возможность расширить возможности вашей системы.
Если же вы строите всё с нуля и ищите оптимальный корпоративный портал, где будет отрегулированная система электронного документооборота, важно обратить внимание на:
- понятный интерфейс портала, который не требует дополнительного обучения;
- личный кабинет сотрудника;
- дополнительные сервисы, вроде возможности бронировать корпоративные ресурсы, заказывать канцелярию и оставлять заявки.
- возможность синхронизировать портал с другими системами, например 1С.
- Внедрите корпоративный портал в рабочие процессы.
Так на одном портале ваша компания сможет:
- обрабатывать различные заявки, связанные с будущими и работающими сотрудниками;
- объединить контакты сотрудников в единый список, который смогут просматривать персонал с доступом;
- следить, управлять графиком работы персонала и уведомлять их об этом;
- вести внутренние коммуникации между отделами и сотрудниками.
Помните, что портал должен полностью соответствовать вашим требованиям и иметь все необходимые инструменты для управления сотрудниками и кадровыми документами.
Компания TechExpert внедряет готовое решение HR Expert – корпоративный портал, который располагает всеми необходимыми инструментами для упрощения электронного кадрового документооборота и налаживания внутренней коммуникации.
- Разработайте и ознакомьте всех сотрудников с внутренним нормативным актом.
В нормативный акт стоит включить процессы взаимодействия с электронными документами и правила их применения. Сотрудники должны прочитать и подписать подобный акт, который будет работать как дополнение к трудовому договору между вашей компанией и сотрудником.
Плюсы электронного кадрового документооборота
- Экономия времени и бюджетовУ компании, как минимум, появляются шаблоны, которые ускоряют процесс создания новых документов и уменьшают возможность грамматических и других ошибок. Также в обычных условиях на подпись документа вы могли бы потратить дни, чтобы найти необходимого сотрудника. А в электронном виде, это время сократилось бы до пары часов. Также исключаются расходы на бумагу и курьеров.
- Объединение потока документооборотаВаша компания может хранить, редактировать и использовать все необходимые документы в едином корпоративном портале, где будет четкая структура и минимум путаницы. Кроме этого компания может регулировать права доступа к разработанной системе электронного документооборота и к отдельным разделам портала.
- Упрощенное управление персоналомКомпании легче будет распределять задачи и роли, ведь им проще будет увидеть, кто и чем занимается.
В эпоху массовой диджитализации, электронный кадровый документооборот – это необходимая помощь компании для автоматизации рутинных кадровых процессов. Вы можете продолжать работать с бумажными документами, но будет ли у вас такая же возможность эффективно их контролировать? Ведь с внедрением ЭКДО можно сконцентрироваться на других важных бизнес-задачах, которые помогут развить компанию.
Мы, в компании TechExpert, ценим своё и ваше время, поэтому готовы помочь с внедрением профессионального корпоративного портала HR-Expert. Если у вас возникли вопросы с организацией процесса, вы можете обратиться к нашему профессионалу – контакты.
