На основании многолетнего опыта по автоматизации процессов, компанией TechExpert было разработано коробочное решение по автоматизации процессов договорной деятельности предприятия Tech.Docs.
Система электронного документооборота Tech.Docs – это универсальное решение, которое можно в сжатые сроки развернуть, настроить и начать использовать для оптимизации процессов управления договорами.
Ключевые цели и задачи
Cистема Tech.Docs на базе SharePoint позволит Вашему бизнесу решить целый ряд актуальных задач:
- Оптимизировать текущие бизнес-процессы подготовки и согласования документов;
- Внедрить типовые формы документов и процедуры их обработки;
- Упростить процессы поиска и обработки информации на всех уровнях и создать единое пространство для хранения и обработки документации компании;
- Сократить сроки создания и обработки документов, а также повысить эффективность и производительность работы компании в целом.
Возможности системы TECH.Docs
Единая база договоров, контрагентов и внутренних юридических лиц
В данной системе электронного документооборота есть несколько справочников, а именно:
- Контрагенты
- Юридические лица
- Типы договоров
- Маршруты согласования
- Проекты
- Документы договоров
- Документы контрагентов
Единая база договоров по всем юридическим лицам позволяет легко и быстро находить нужный договор по нескольким параметрам: непосредственно по названию договора, по рабочему проекту, контрагенту, типу договора, а также по его статусу. Кроме того, при необходимости в системе можно разграничить доступ к разным элементам реестра договоров.
Централизованное хранение информации о контрагентах дает возможность синхронизировать данные со сторонними системами, например 1С. В карточке контрагента помимо основной информации могут храниться копии уставных документов и вестись обсуждения.
Настраиваемые маршруты согласования документов
В СЭД предусмотрен функционал настройки маршрутов согласования с привязкой к типу договора. Для каждого типа договора есть возможность указать уникальный перечень согласующих лиц. Таким образом, составляя договор в системе, маршрут согласования выбирается автоматически в зависимости от выбранного типа договора или дополнения к нему, благодаря которым все договора стандартизируются.
Личный кабинет для централизованного управления задачами по согласованию документов
Для быстрого доступа к своим задачам и договорам каждому пользователю доступен личный кабинет. Данные в личном кабинете отображаются с учетом разграничения прав доступа.
Возможность вести обсуждения в ходе согласования
Система Tech.Docs позволяет вести обсуждения в отдельной вкладке карточки любого договора/контрагента/проекта, если таково необходимо. Благодаря этому менеджеры могут оперативно получать информацию от участников согласования договора, а также не будут путаться в тех или иных обсуждениях, так как они в любой момент могут просмотреть историю обсуждения.
Оповещения участников процесса о необходимости выполнения действий
Чтобы оперативно отвечать на сообщения в обсуждении согласования договоров и выполнять необходимые действия, система создает оповещения и напоминания пользователям.
Выгоды для бизнеса
- Сокращение временных затрат на поиск, подготовку и согласование договоров
- Повышение прозрачности процесса управления договорами
- Повышение лояльности партнеров и заказчиков за счет своевременного выполнения задач по работе с договорами
Варианты и технологии для развертывания решения
Локальное развертывание:
- Microsoft Windows Server
- Microsoft SharePoint Server 2013/2016
- Microsoft SQL Server
- Microsoft Exchange
- Microsoft Office
В облаке Office 365:
- Microsoft SharePoint Online
- Microsoft Exchange Online
- Microsoft Office Online
С автоматизацией других процессов на базе платформы Microsoft SharePoint связанных с документооборотом (например, регистрация корреспонденции, подача заявок на закупку, управление приказами и распоряжениями и т.п.) можно ознакомиться по ссылке. Если вас интересует интеграция нашей системы электронного документооборота с системами «Вчасно» и «M.E.Doc», подробнее можно ознакомиться по ссылке. Также вы можете посмотреть видео с записью вебинара о нашем СЭД.