Система электронного документооборота (СЭД) является информационной системой, позволяющей эффективно управлять обращением документов в электронном формате. Она заменяет традиционный бумажный документооборот, упрощая процессы хранения, передачи, регистрации и контроля документов в организации.

СЭД позволяет создавать, редактировать, подписывать, рассылать и хранить электронные документы. Она обеспечивает автоматизацию многих процессов, связанных с обработкой документов, таких как утверждение, регистрация, контроль выполнения задач, хранение и поиск документов.

СЭД может содержать такие функции, как электронная подпись, электронный обмен документами, календарные напоминания, контроль доступа к документам, отчеты и статистика. Она способствует повышению эффективности работы, уменьшению расходов на бумажную документацию, ускорению процессов принятия решений и улучшению общей организации работы с документами.

Система электронного документооборота может быть внедрена в различных сферах, включая правительственные учреждения, бизнес-компании, организации общественного сектора и т.д.

СЭД от TechExpert

На основании многолетнего опыта по автоматизации процессов, компанией TechExpert было разработано готовое решение по автоматизации процессов договорной деятельности предприятия – Tech.Docs.

Система электронного документооборота Tech.Docs. – это универсальное решение, которое можно в сжатые сроки развернуть, настроить и начать использовать для оптимизации процессов управления договорами.

Ключевые цели и задачи

Система Tech.Docs на базе SharePoint позволит вашему бизнесу решить целый ряд актуальных задач:

  • Оптимизировать текущие бизнес-процессы подготовки и согласования документов
  • Внедрить типовые формы документов и процедуры их обработки
  • Упростить процессы поиска и обработки информации на всех уровнях и создать единое пространство для хранения и обработки документации компании
  • Сократить сроки создания и обработки документов, а также повысить эффективность и производительность работы компании в целом

ВОЗМОЖНОСТИ СЭД TECH.DOCS

В данной системе электронного документооборота есть несколько справочников, а именно:
  • Контрагенты
  • Юридические лица
  • Типы договоров
  • Маршруты согласования
  • Проекты
  • Документы договоров
  • Документы контрагентов
Единая база договоров по всем юридическим лицам позволяет легко и быстро находить нужный договор по нескольким параметрам: непосредственно по названию договора, по рабочему проекту, контрагенту, типу договора, а также по его статусу. Кроме того, при необходимости в системе можно разграничить доступ к разным элементам реестра договоров.
Централизованное хранение информации о контрагентах позволяет синхронизировать данные с посторонними системами, например 1С. В карточке контрагента кроме основной информации могут храниться копии уставных документов и вестись обсуждения.

В СЭД предусмотрен функционал настройки маршрутов согласования с привязкой к типу договора. Для каждого типа договора есть возможность указать уникальный список согласующих лиц. Таким образом, заключая договор в системе, маршрут согласования выбирается автоматически в зависимости от выбранного типа договора или дополнения к нему, благодаря которым все договоры стандартизируются.

Для быстрого доступа к своим задачам и договорам каждому пользователю доступен личный кабинет. Данные в личном кабинете отображаются с учетом разграничения прав доступа.

Система электронного документооборота Tech.Docs позволяет вести обсуждение в отдельной вкладке карты любого договора/контрагента/проекта, если это необходимо. Благодаря этому менеджеры могут оперативно получать информацию от участников процесса согласования контракта, также не будут путаться в тех либо других обсуждениях, потому что они в хоть какой момент могут пересмотреть историю дискуссии.

Чтобы оперативно отвечать на уведомления в обсуждении согласования договоров и выполнять необходимые действия, система создает уведомления и напоминания пользователям.

Выгоды для бизнеса

Экономия времени на поиске, подготовке и согласовании договоров

Повышение прозрачности процесса управления договорами

Увеличение прозрачности процесса управления договорами

Варианты и технологии для развертывания решения

Локальное развертывание

  • Microsoft Windows Server
  • Microsoft SharePoint Server 2013/2016
  • Microsoft SQL Server
  • Microsoft Exchange
  • Microsoft Office
  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft Exchange Online
  • Microsoft Office Online

С автоматизацией других процессов на базе платформы Microsoft SharePoint связанных с документооборотом (например, регистрация корреспонденции, подача заявок на закупку, управление приказами и распоряжениями и т.п.) можно ознакомиться по ссылкой. Если вас интересует интеграция нашей системы электронного документооборота с системами «Вчасно» и «M.E.Doc», подробнее можно почитать за этим ссылкой. Также вы можете посмотреть видео о записи вебинара СЭД.

Презентация решения

Часто задаваемые вопросы о СЭД на SharePoint

Система электронного документооборота (СЭД) - это комплекс программных и аппаратных средств, позволяющих создавать, обрабатывать, передавать, хранить и контролировать электронные документы в рамках организации или между разными организациями. СЭД упрощает и автоматизирует процессы работы с документами, обеспечивая эффективное управление информацией и соблюдение необходимых стандартов и регулятивных требований.

Основные функции системы электронного документооборота включают в себя:

  1. Создание и редактирование документов: пользователи могут создавать новые документы или редактировать существующие с помощью специализированных инструментов.
  2. Управление версиями: система автоматически отслеживает изменения в документах, позволяя пользователям сравнивать разные версии и восстанавливать предыдущее состояние документов, если требуется.
  3. Рабочие процессы и утверждения: СЭД может автоматизировать процессы утверждения документов, перенаправляя их между соответствующими участниками и отслеживая их статус.
  4. Поиск и доступ к документам: система обеспечивает быстрый и удобный поиск документов по разным параметрам, а также контролирует доступ к документам с учетом уровней доступа пользователей.
  5. Хранение и архивирование документов: СЭД обеспечивает безопасное хранение документов, а также может автоматизировать процессы архивации документов, что помогает хранить исторические данные и отвечать требованиям хранения информации.
  6. Обмен документами между организациями: система может отправлять и получать электронные документы от других организаций, что способствует сотрудничеству и координации действий между различными структурами.
  7. Электронная цифровая подпись: система позволяет накладывать цифровую подпись на любом этапе работы с документами. 
  8. Интеграция с другими системами: системы электронного документооборота могут интегрироваться с различными программами и платформами, используемыми в организации, для обеспечения целостности данных и совместной работы пользователей.

Система электронного документооборота, в том числе на платформе SharePoint, предоставляет много преимуществ для бизнеса. Она позволяет работать с электронными документами, упрощает их обработку и хранение. Благодаря этой системе бизнес получает эффективность обработки документов, уменьшение расходов на бумажные материалы, удобный доступ к документам из любого места, повышенную безопасность данных, автоматизацию рабочих процессов, упрощение поиска и организацию документов, а также обеспечение стандартизации и унификации документов. Кроме того, система позволяет проводить совместную работу и коллаборацию, а также повышает экологическую устойчивость бизнеса путем уменьшения использования бумаги. Все это способствует улучшению производительности, снижению ошибок и затрат, улучшению коммуникации и сотрудничества, а также эффективному управлению документами в цифровой обстановке.

Для внедрения системы электронного документооборота в компании необходимо учесть некоторые требования.

  1. Необходимо определить потребности и цели компании по управлению документами, установить стандарты и процедуры создания, редактирования и хранения документов.
  2. Для обеспечения юридической валидности и безопасности документов также рекомендуется использовать электронную подпись, в частности возможности электронной подписи в SharePoint. Для обеспечения юридической валидности и безопасности документов также рекомендуется использовать электронную подпись, в частности возможности электронной подписи в SharePoint.
  3. Просчитать аспекты интеграции системы электронного документооборота с существующей ИТ-инфраструктурой компании, в том числе с системами управления данными, электронной почтой и совместной работой. А также с другими электронными автоматизированными системами управления.
  4. Также важно учитывать вопросы безопасности данных, устанавливать механизмы доступа к документам, шифрование и резервное копирование информации.
  5. Кроме того, необходимо подготовить обучение и поддержку сотрудников по использованию системы электронного документооборота, организовать процесс перехода с бумажного на электронный формат, а также обеспечить надлежащее хранение и архивирование электронных документов в соответствии с требованиями законодательства и внутренними политиками компании.

Минимизация рисков при использовании системы электронного документооборота включает меры безопасности, такие как резервное копирование данных, применение механизмов аутентификации и авторизации, шифрование данных, регулярное техническое обслуживание и обучение пользователей. Важно определить политику хранения и архивирования документов с учетом требований законодательства. Аудит IT системы и внедрение лучших практики обеспечат постоянное управление рисками и поддержку безопасности системы электронного документооборота.