Цель проекта – оптимизировать и облегчить работу с документами как для менеджеров по продажам, так и для бухгалтеров и юристов, предоставить возможность отправлять и контролировать получение электронных документов в рамках одной системы Microsoft SharePoint (server или online), сэкономив таким образом время и средства.
Заказчиком данного проекта может быть любая компания, ведь работа ни одной из компаний не обходится без документооборота, а особенно крупной компании, где есть и поставщики, и заказчики, и партнеры.
Для того чтобы отойти от бумажной рутины, от постоянных споров бухгалтерии и менеджеров из-за контроля получения оригиналов, сохранить высокое качество сервиса и ускорить сроки доставки документов, необходимо оптимизировать свои бизнес-процессы начиная от создания документа и до момента получения его оригинала.
Данное решение позволяет обмениваться документами в электронном виде и освободить свой рабочий стол от «горы» документации.
Каждая компания сталкивалась с тем, что договор, который она посылает своему контрагенту на согласование, не был оперативно подписан и отправлен обратно. Соответственно компания не смогла вовремя начать процесс работы и получения средств по данному договору на свои счета. Или когда счета не были оплачены вовремя из-за того, что менеджер отправил их с опозданием, они потерялись где-то на почте или уже у заказчика и так не дошли до его бухгалтерии для оплаты. Поэтому огромным плюсом данного решения интеграции систем является то, что важные договоры будут подписаны своевременно и оперативно, клиенты получат свои счета на оплату, а поставщики, соответственно, скорее получат средства по счетам от клиентов.
Поэтому интеграция Microsoft SharePoint с сервисами электронного документооборота «Вчасно» и «M.E.Doc» – это не просто отправка электронных документов на стороне SharePoint, а также удобный инструмент для менеджеров по продажам, облегчающий им работу с документами и ускоряющий взаимодействие внутри компании с бухгалтерией и юристами. Решение обеспечивает процесс согласования данного документа перед отправкой контрагента, начиная с создания нового контрагента в системе и согласования договора до получения оплаты по счету и уже подписанных закрывающих документов. Все это быстро и без потери любого документа.
Сферы применения или ветви для данного решения
- Провайдер IT-услуг
- Торговля, e-commerce
- Туристическая сфера
- Любая компания с большой клиентской базой и широким спектром услуг
Задачи для исполнителя проекта
- Сохранение информации на стороне Microsoft SharePoint о работе с контрагентами с помощью электронного документооборота с указанием системы, даты начала и получателя электронных документов
- Формирование документов в формате .pdf на стороне Microsoft SharePoint для отправки клиенту через сервис «Вчасно» или «M.E.Doc», в зависимости от системы, с которой работают контрагенты, вы можете выбрать нужную
- Получение документов от контрагента и их согласование внутри компании
- Подписание документов электронной цифровой подписью (ЭЦП)
- Отслеживание статуса документа и получение комментариев от контрагента
- Ведение реестра электронных документов с информацией о наложенных подписях и сами файлы с электронными цифровыми подписями в формате .p7s
Технология
- Функционал интеграции реализуется с помощью стандартного расширенного функционала Microsoft SharePoint, разработанного дополнительно с использованием API сервиса электронного документооборота «Вчасно» и API.ПТАХ для M.E.Doc
- Источником информации для формирования документов в формате .pdf и условиями электронного документооборота с контрагентами является Microsoft SharePoint, в котором настроены бизнес-процессы согласования контрагентов и договоров и документов с ними
- Источником информации по статусу отправленного документа, комментариям и подписям наложенным на электронный документ является сервис электронного документооборота «Вчасно» и сервис АРI.ПТАХ
- Получение клиентами документов реализуется с помощью веб-приложения Вчасно и приложения M.E.Doc, в зависимости от того, с какой системой работает контрагент.
Решение
Интеграция Microsoft SharePoint с сервисом электронного документооборота «Вчасно» или M.E.Doc – это идеальное решение для бизнес-пользователей, которые хотят быстро и экономно (отсутствуют расходы на курьера, бумагу и печать документов) организовать свой документооборот, потому что оно предлагает набор необходимых возможностей для менеджеров по продажам, руководству, юристам и бухгалтерам.
Решает следующие задачи
- Ведение продаж начиная с заведения контрагента в систему и заканчивая получением подписанных закрывающих документов от него
- Создание и согласование внутри компании с помощью бизнес-процессов электронного документооборота на базе Microsoft SharePoint (отдельное решение TECH.DOC от TechExpert)
- Формирование документов на стороне Microsoft SharePoint в формате .pdf
- Наложение ЭЦП на документы и отправка их в «Вчасно» или M.E.Doc и синхронизация
- Получение входных документов, согласование их внутри компании, наложение ЭЦП и отправка контрагента или отклонение документов в сервисе «Вчасно» или M.E.Doc
- Получение статусов документов, комментариев и подписей, получение оригиналов документов и их PDF-визуализации в Microsoft SharePoint
- Отслеживание и считывание любых изменений по документам в системе, включая статусы, подписи и комментарии
- Формирование реестра электронных документов и подписей
Выгоды от внедрения решения
- Интеграция Microsoft SharePoint (server или online) с сервисами электронного документооборота «Вчасно» и/или M.E.Doc упростила взаимодействие менеджера по продажам с бухгалтерией и юристами внутри компании и с контрагентом по обмену документами
- Решение ускоряет взаимодействие с клиентом в процессе продажи – ведение продаж начиная с заведения контрагента в систему и до получения оплаты по счету и закрывающим документам
- Также упростилась работа с системой документооборота, теперь не нужно вручную загружать документы для отправки контрагентам, а можно отправлять их напрямую с Microsoft SharePoint, предварительно наложив на документ ЭЦП, после чего отправка состоится автоматически
- Входные документы тоже автоматически загружаются в систему для согласования их внутри компании и наложения ЭЦП или отклонения документов и направления результата согласования контрагента во «Вчасно» или M.E.Doc
- Единая корпоративная база данных компании, с которой работают менеджеры, вмещающая всю необходимую информацию для достижения высоких результатов их деятельности
- Удобный инструмент для быстрой отправки документов контрагентам с целью ускорения получения и оплаты по оригиналам и, конечно же, отслеживания состояния закрывающих документов
- Скорость и экономия ресурсов, а именно времени на работу с документами и сопутствующих расходов (печать, бумага, работа курьера и др.)