На підставі багаторічного досвіду з автоматизації процесів, компанією TechExpert було розроблено готове рішення з автоматизації процесів договірної діяльності підприємства – Tech.Docs.
Система електронного документообігу Tech.Docs – це універсальне рішення, яке можна в стислі терміни розгорнути, налаштувати та почати використовувати для оптимізації процесів управління договорами.
Ключові цілі та завдання
Cистема Tech.Docs на базі SharePoint дозволить вашому бізнесу вирішити цілий ряд актуальних завдань:
- Оптимізувати поточні бізнес-процеси підготовки та узгодження документів
- Впровадити типові форми документів і процедури їх обробки
- Спростити процеси пошуку та обробки інформації на всіх рівнях і створити єдиний простір для зберігання та обробки документації компанії
- Скоротити терміни створення та обробки документів, а також підвищити ефективність і продуктивність роботи компанії в цілому
МОЖЛИВОСТІ СЕД TECH.DOCS
Єдина база договорів, контрагентів і внутрішніх юридичних осіб
У даній системі електронного документообігу є кілька довідників, а саме:
- Контрагенти
- Юридичні особи
- Типи договорів
- Маршрути узгодження
- Проекти
- Документи договорів
- Документи контрагентів
Єдина база договорів по всім юридичним особам дозволяє легко і швидко знаходити потрібний договір за кількома параметрами: безпосередньо за назвою договору, по робочому проекту, контрагенту, типу договору, а також по його статусу. Крім того, при необхідності в системі можна розмежувати доступ до різних елементів реєстру договорів.
Централізоване зберігання інформації про контрагентів дає можливість синхронізувати дані зі сторонніми системами, наприклад 1С. У картці контрагента, крім основної інформації, можуть зберігатися копії статутних документів та вестися обговорення.
Маршрути узгодження документів з можливістю налаштування
У СЕД передбачений функціонал налаштування маршрутів узгодження з прив’язкою до типу договору. Для кожного типу договору є можливість вказати унікальний перелік узгоджувальних осіб. Таким чином, складаючи договір в системі, маршрут узгодження обирається автоматично залежно від обраного типу договору або доповнення до нього, завдяки яким всі договори стандартизируются.
Особистий кабінет для централізованого управління задачами, пов’язаними з узгодженням документів
Для швидкого доступу до своїх завдань і договораів кожному користувачеві доступний особистий кабінет. Дані в особистому кабінеті відображаються з урахуванням розмежування прав доступу.
Можливість вести обговорення в ході узгодження
Система електронного документообігу Tech.Docs дозволяє вести обговорення в окремій вкладці картки будь-якого договору/контрагента/проекту, якщо таке необхідно. Завдяки цьому менеджери можуть оперативно отримувати інформацію від учасників процесу узгодження договору, а також не будуть плутатися в тих чи інших обговореннях, так як вони в будь-який момент можуть переглянути історію обговорення.
Сповіщення учасників процесу про необхідність виконання дій
Щоб оперативно відповідати на повідомлення в обговоренні узгодження договорів і виконувати необхідні дії, система створює сповіщення і нагадування користувачам.
Вигоди для бізнесу
- Заощадження час на пошуку, підготовці та погодженні договорів
- Підвищення прозорості процесу управління договорами
- Підвищення лояльності партнерів і замовників за рахунок своєчасного виконання завдань по роботі з договорами
Варіанти та технології для розгортання рішення
Локальне розгортання:
- Microsoft Windows Server
- Microsoft SharePoint Server 2013/2016
- Microsoft SQL Server
- Microsoft Exchange
- Microsoft Office
В хмарі Office 365:
- Microsoft SharePoint Online
- Microsoft Exchange Online
- Microsoft Office Online
З автоматизацією інших процесів на базі платформи Microsoft SharePoint пов’язаних з документообігом (наприклад, реєстрація кореспонденції, подача заявок на закупівлю, управління наказами та розпорядженнями і т.п.) можна ознайомитися за посиланням. Якщо вас цікавить інтеграція нашої системи електронного документообігу з системами «Вчасно» та «M.E.Doc», докладніше можна почитати за цим посиланням. Також ви можете подивитись відео із записом вебінару про наш СЕД.