Мета проекту – оптимізувати та полегшити роботу з документами як для менеджерів з продажу, так і для бухгалтерів та юристів, надати можливість відправляти та контролювати отримання електронних документів в рамках однієї системи Microsoft SharePoint (server чи online), заощадивши таким чином час та кошти.
Замовником даного проекту може бути будь-яка компанія, адже робота жодної з компаній не обходиться без документообігу, а особливо великої компанії, де є і постачальники, і замовники, і партнери.
Для того, щоб відійти від паперової рутини, від постійних суперечок бухгалтерії та менеджерів через контроль отримання оригіналів, зберегти високу якість сервісу та прискорити строки доставки документів, необхідно оптимізувати свої бізнес-процеси починаючи від створення документа і до моменту отримання його оригіналу.
Дане рішення дозволяє обмінюватись документами в електронному вигляді й звільнити свій робочий стіл від «гори» документації.
Кожна компанія стикалась з тим, що договір, який вона надсилає своєму контрагенту на погодження, не був оперативно підписаний ним та відправлений назад. Відповідно, компанія не змогла вчасно розпочати процес роботи та отримання коштів за даним договором на свої рахунки. Або ж коли рахунки не були оплачені вчасно через те, що менеджер відправив їх із запізненням, вони загубились десь на пошті або вже у замовника і так не дійшли до його бухгалтерії для оплати. Тому величезним плюсом даного рішення інтеграції систем є те, що важливі договори будуть підписані вчасно та оперативно, клієнти отримають свої рахунки на оплату, а постачальники відповідно скоріше отримають кошти по рахунках від клієнтів.
Тому інтеграція Microsoft SharePoint з сервісами електронного документообігу «Вчасно» та «M.E.Doc» – це не просто відправка електронних документів на боці SharePoint, а також зручний інструмент для менеджерів з продажу, який полегшує їм роботу з документами та прискорює взаємодію всередині компанії з бухгалтерією та юристами. Рішення забезпечує процес погодження даного документу перед відправкою контрагенту, починаючи зі створення нового контрагента в системі та погодження договору і до отримання оплати по рахунку та вже підписаних закриваючих документів. Все це швидко і без втрати будь-якого документа.
Сфери застосування або галузі для даного рішення
- Провайдер IT-послуг
- Торгівля, e-commerce
- Туристична сфера
- Будь-яка компанія з великою базою клієнтів і широким спектром послуг
Задачі для виконавця проекту
- Збереження інформації на стороні Microsoft SharePoint про роботу з контрагентами за допомогою електронного документообігу з вказанням системи, дати початку та отримувача електронних документів
- Формування документів в форматі .pdf на стороні Microsoft SharePoint для відправки клієнту через сервіс «Вчасно» або «M.E.Doc», в залежності від системи з якою працюють контрагенти, ви можете обрати потрібну
- Отримання документів від контрагента та їх погодження всередині компанії
- Підписання документів електронним цифровим підписом (ЕЦП)
- Відстеження статусу документу та отримання коментарів від контрагента
- Ведення реєстру електронних документів з інформацією про накладені підписи та самі файли з електронними цифровими підписами у форматі .p7s
Технологія
Рішення
Інтеграція Microsoft SharePoint з сервісом електронного документообігу «Вчасно» або M.E.Doc – це ідеальне рішення для бізнес-користувачів, які хочуть швидко та економно (відсутні витрати на кур’єра, папір та друк документів) організувати свій документообіг, тому що воно пропонує набір необхідних можливостей для менеджерів з продажу, керівництва, юристів та бухгалтерів.
Вирішує наступні завдання
- Ведення продажу починаючи з заведення контрагента до системи і закінчуючи отриманням підписаних закриваючих документів від нього
- Створення документів та їх погодження всередині компанії за допомогою бізнес-процесів електронного документообігу на базі Microsoft SharePoint (окреме рішення TECH.DOC від TechExpert)
- Формування документів на боці Microsoft SharePoint в форматі .pdf
- Накладення ЕЦП на документи та відправка їх у «Вчасно» або M.E.Doc та синхронізація
- Отримання вхідних документів, погодження їх всередині компанії, накладання ЕЦП та відправка контрагенту або ж відхилення документів в сервісі «Вчасно» або M.E.Doc
- Отримання статусів по документах, коментарів та підписів, отримання оригіналів документів та їх PDF-візуалізації в Microsoft SharePoint
- Відстеження та зчитування будь-яких змін по документах в системі, включаючи статуси, підписи та коментарі
- Формування реєстру електронних документів та підписів
Очікуваний результат, більше конкретики
Відображення інтерфейсу
Вигоди від впровадження рішення
- Інтеграція Microsoft SharePoint (server чи online) з сервісами електронного документообігу «Вчасно» та/або M.E.Doc спростила взаємодію менеджера з продажу з бухгалтерією та юристами всередині компанії та з контрагентом по обміну документами
- Рішення прискорює взаємодію з клієнтом в процесі продажу – ведення продажу починаючи з заведення контрагента в систему і до отримання оплати по рахунку та закриваючих документів
- Також спростилася робота з системою документообігу, відтепер не потрібно вручну завантажувати документи для відправки контрагентам, а можна відправляти їх напряму з Microsoft SharePoint, попередньо наклавши на документ ЕЦП, після чого відправка відбудеться автоматично
- Вхідні документи теж автоматично завантажуються в систему для погодження їх всередині компанії та накладення ЕЦП або ж відхилення документів і направлення результату погодження контрагенту у «Вчасно» або M.E.Doc
- Єдина корпоративна база даних компанії, з якою працюють менеджери, що вміщує в себе всю необхідну інформацію для досягнення високих результатів їх діяльності
- Зручний інструмент для швидкої відправки документів контрагентам з метою прискорення отримання оригіналів та оплати по них і, звичайно ж, відстеження стану закриваючих документів
- Швидкість та економія ресурсів, а саме часу на роботу з документами та супроводжуючих витрат (друк, папір, робота кур’єра та ін.)
Часті питання (FAQ)
Можлива інтеграція як з обома сервісами, так і з одним з них — залежно від ваших потреб. Система налаштовується під ваш сценарій: наприклад, тільки підпис документів через Вчасно або тільки обмін з податковою через M.E.Doc.
В середньому впровадження займає від 10 до 20 робочих днів — залежно від складності бізнес-процесів, кількості користувачів і наявності готового середовища SharePoint.
Так, у SharePoint автоматично фіксується статус кожного документа — очікує на підпис, підписано, відправлено, завершено. Також доступна фільтрація за станами та повідомлення.
Так, ми можемо провести інтерактивну презентацію з прикладом роботи інтеграції саме під ваші сценарії.
Процес може бути повністю автоматизованим (наприклад, відправка на підпис після погодження документа) або напівавтоматичним — з можливістю вручну запускати сценарії. Вибір залежить від ваших вимог.