Впровадження сучасних бізнес-методик, інноваційних моделей побудови бізнесу, перегляд бізнес-процесів і впровадження інформаційних технологій в усі аспекти життєдіяльності компанії – це тільки частина кроків для переходу в нову еру, еру цифрової трансформації. Цифровізація з загального хайпу впевнено переходить на новий етап – стає беззаперечною потребою бізнесу, мастхевом для успішної і безперебійної роботи бізнесу будь-якого розміру і сфери діяльності. Реалії диктують жорсткі умови, умови постійного розвитку переходу на сучасні високотехнологічні рішення.
Хмарні системи і технології хоч і далеко не нове явище в ІТ, проте набирають свою вагу і значимість у в всесвітній цифровій трансформації.
Цифрова трансформація стала центральною ланкою стратегії розвитку ІТ-сервісів компаній. Головна проблема на шляху реалізації такої стратегії – впровадження нових хмарних технологій без порушення роботи традиційних систем, забезпечення плавного безшовного переходу до хмарних сервісів.
Для успішного переходу до застосування хмарних сервісів і побудови гібридної інфраструктури недостатньо лише впровадити технології – необхідно мати чітку концепцію, а також стратегію переходу, що дозволяє мінімізувати витрати і можливі ризики.
Завдяки багаторічному досвіду роботи на ринку ІТ-послуг і сервісів, компанія «ТехЕксперт» напрацювала вагоме портфоліо реалізованих проектів з впровадження комплексних ІТ-рішень в даній галузі.
Одним з фундаментальних сервісів компаній будь-якого розміру є корпоративна поштова система. І є багато факторів для модернізації поштової системи, для її відповідності сучасним вимогам, це і:
- Старіння програмного забезпечення. Закінчення підтримки вендором ПЗ;
- Старіння і знос апаратних засобів, на яких розміщується поштова система;
- Обмеженість функціональних можливостей, неможливість забезпечення сучасних робочих потреб користувачів при роботі з поштовою системою – мобільність, доступність, захищеність і т.д .;
- Відсутність інтеграції з іншими інформаційними системами, що не дозволяє реалізувати сучасне робоче місце користувача, особливо мобільного.
Для компаній, в яких знаходиться в експлуатації застаріле ПЗ, таке як Microsoft Exchange Server 2010 є окремий привід задуматися про необхідність планування і оновлення поштової системи – вже скоро підтримка Microsoft Exchange Server 2010 року буде повністю припинена вендором. Офіційна підтримка (End of Support (EoS)) Exchange 2010 буде припинена вже 13 жовтня 2020.
Хоча, як і раніше, можна буде продовжувати використовувати Exchange 2010 і після EoS, затягування переходу може негативно відобразитись на діяльності організації. Адже після 13 жовтня Microsoft припинить випуск виправлень помилок для застарілого ПЗ, навіть якщо такі помилки будуть приводити до несправності всієї програми. Однак, найбільший недолік полягає в тому, що ваша організація буде схильна до безлічі загроз безпеки, оскільки Exchange 2010 ніколи не отримає оновлень безпеки.
Далеко не всі організації чітко уявляють собі процес міграції або яке саме рішення по реалізації сучасної поштової системи підходить саме їм. Розглянемо доступні варіанти оновлення, які допоможуть організаціям підготуватися до закінчення підтримки Exchange 2010.
При плануванні вашої дорожньої карти краще почати з кінцевої мети. ІТ-відділам слід задуматися, чи отримають вони найбільшу вигоду від хмарного, локального або гібридного розгортання. Відповідь на це питання може відрізнятися від організації до організації, тому нижче більш детально розглянуті три основні способи оновлення:
1.Міграція в хмару з Office 365.
2.Оновлення локальної поштової системи до актуальної версії – Exchange 2016/2019.
3.Використання Exchange Online і Exchange 2016/2019 в гібридному варіанті розгортання
Міграція в хмару з Office 365
Міграція в хмару часто є найпростішим варіантом оновлення для Exchange 2010, і в ньому передбачені певні рекомендації, які підходять для компаній будь-якого розміру. Підприємства з менш ніж 150 поштовими скриньками (також званими робочими місцями) можуть виконати оновлення за тиждень або менше за допомогою перенесення. Або організації з десятками тисяч поштових скриньок можуть використовувати повну гібридну міграцію для передачі всіх можливостей протягом декількох тижнів.
Після переходу в хмару організації можуть користуватися багатьма перевагами і функціями своїх підписок Office 365 і Microsoft 365. Ось деякі з них:
- Ширші можливості забезпечення відповідностям – Exchange Online за своєю природою включає в себе як стандартні, так і кастомізовані політики зберігання. Користувачі також можуть зберігати електронні листи і вхідні поштові скриньки за допомогою утримань на місці і судових розглядів. Вони також можуть використовувати eDiscovery для ідентифікації та надання інформації, яка може бути використана як доказ у судових справах.
- Сфокусовані поштові скриньки. Сфокусовані поштові скриньки (Focused inboxes) допомагають вашим співробітникам спочатку переглядати свої найбільш важливі повідомлення, при цьому вони як і раніше мають доступ до Розділу «інше» в поштовій скриньці, який містить електронні листи, які можуть бути менш важливими.
- Доступ до команд Microsoft. Microsoft Teams забезпечує об’єднані комунікації (UC) через єдиний концентратор для всієї вашої комунікаційної інфраструктури. У командах співробітники можуть спілкуватися за допомогою відео, голосу і миттєвих повідомлень, одночасно розміщуючи документи і обмінюючись ними в своїй організації.
- Крім того, Office 365 усуває безліч проблем, пов’язаних з обслуговуванням, які були присутні в багатьох локальних розгортаннях Exchange 2010. Оскільки Exchange Online є частиною хмари Office 365, немає необхідності купувати і обслуговувати виділене обладнання. Також Office 365 автоматично гарантує, що ваша організація буде забезпечена останніми оновленнями безпеки і оновленнями (версіями) продуктів, і користувачі компанії завжди будуть використовувати найостаннішу версію Exchange Online у своїй підписці.
Оновлення локальної поштової системи до актуальної версії – Exchange 2016/2019
Хоча, зазвичай рекомендується перехід на Exchange Online для отримання максимальної віддачі і зручності роботи, деякі організації вважають за краще зберігати розгортання Exchange локально. Це часто робиться для того, щоб відповідати галузевим нормам, і деякі організації можуть мати унікальні бізнес-вимоги, які може забезпечити тільки локальне розгортання.
В Exchange 2016/2019 є ряд помітних поліпшень:
- Захист від шкідливих програм. Всі електронні листи, відправлені і отримані вашою організацією, будуть мати вбудовану автоматичну перевірку на наявність шкідливих програм. Це забезпечує додатковий рівень захисту від загроз безпеки.
- Покращена спільна робота. В Exchange 2016 з’явилася можливість обмінюватися документами з OneDrive для бізнесу в організаціях, що дозволяє користувачам редагувати або переглядати файли з Exchange. Це більш ефективно, ніж прикріплення документів безпосередньо до електронної пошти.
- Нові можливості запобігання втрати даних – організації часто передають безпечні або конфіденційні дані за допомогою поштового обміну. За допомогою функції запобігання втрати даних користувачі Exchange 2016/2019 можуть встановлювати нові політики відповідності, щоб користувачі дотримувалися правил захисту інформації вашої організації.
Використання Exchange Online і Exchange 2016/2019 в гібридному варіанті розгортання
Цей метод найбільш поширений в організаціях, які хочуть перенести свої поштові скриньки в хмару, але при цьому є причини для збереження локального розгортання. Завдяки гібридному сценарію організації будуть підтримувати невелике середовище Exchange в своєму локальному центрі обробки даних, що дозволить їм забезпечити будь-які локальні вимоги до додатків або пристроїв, несумісних з Exchange Online.
Кого зацікавить гібридне розгортання Office 365 в першу чергу?
Наприклад,
Сценарій 1: У компанії є досить застаріле програмне забезпечення або бізнес додатки з підтримкою електронної пошти, які неможливо поєднати з інтернет-службами. В такому випадку, користувачів таких додатків або програм можна залишити на Exchange Server локально, а інших співробітників перемістити в хмару.
Сценарій 2: Деяким міжнародним компаніям необхідно певні дані розміщувати локально в країні розташування офісу. Це дозволяє зробити гібридне розгортання: геозалежні дані розташовуються локально, а інша структура організації переміщається в хмару.
Організації, для яких актуальним є питання закінчення підтримки Exchange 2010, можуть вибрати один з декількох
оновлення варіантів, описаних вище.
Для деяких організацій правильний вибір буде гранично ясний. Для інших рішення може бути не настільки однозначним і їм будуть потрібні рекомендації та допомога партнерів компанії Microsoft. Звертайтеся, ми готові допомогти вам з вибором стратегії для вашої організації і надати професійну підтримку у впровадженні та налаштуванні сервісів.
