fbpx

На підставі багаторічного досвіду з автоматизації процесів, компанією TechExpert було розроблено коробочки рішення з автоматизації процесів договірної діяльності підприємства – Docs.

Система електронного документообігу Docs – це універсальне рішення, яке можна в стислі терміни розгорнути, налаштувати і почати використовувати для оптимізації процесів управління договорами.

Документообіг
Ключові цілі та завдання

Cистема Docs на базі SharePoint дозволить вашому бізнесу вирішити цілий ряд актуальних завдань:

  • Оптимізувати поточні бізнес-процеси підготовки та узгодження документів;
  • Впровадити типові форми документів і процедури їх обробки;
  • Спростити процеси пошуку та обробки інформації на всіх рівнях і створити єдиний простір для зберігання та обробки документації компанії;
  • Скоротити терміни створення та обробки документів, а також підвищити ефективність і продуктивність роботи компанії в цілому.

Можливості СЕД Docs


Єдина база договорів, контрагентів і внутрішніх юридичних осіб


У даній системі електронного документообігу є кілька довідників, а саме:

  • Контрагенти
  • Юридичні особи
  • Типи договорів
  • Маршрути узгодження
  • Проекти
  • Документи договорів
  • Документи контрагентів

Єдина база договорів по всім юридичним особам дозволяє легко і швидко знаходити потрібний договір за кількома параметрами: безпосередньо за назвою договору, по робочому проекту, контрагенту, типу договору, а також по його статусу. Крім того, при необхідності в системі можна розмежувати доступ до різних елементів реєстру договорів.

Централізоване зберігання інформації про контрагентів дає можливість синхронізувати дані зі сторонніми системами, наприклад 1С. У картці контрагента, крім основної інформації, можуть зберігатися копії статутних документів та вестися обговорення.

Маршрути узгодження документів з можливістю налаштування


У СЕД передбачений функціонал налаштування маршрутів узгодження з прив’язкою до типу договору. Для кожного типу договору є можливість вказати унікальний перелік узгоджувальних осіб. Таким чином, складаючи договір в системі, маршрут узгодження обирається автоматично залежно від обраного типу договору або доповнення до нього, завдяки яким всі договори стандартизируются.

Особистий кабінет для централізованого управління задачами, пов’язаними з узгодженням документів


Для швидкого доступу до своїх завдань і договораів кожному користувачеві доступний особистий кабінет. Дані в особистому кабінеті відображаються з урахуванням розмежування прав доступу.

Можливість вести обговорення в ході узгодження


Система електронного документообігу Docs дозволяє вести обговорення в окремій вкладці картки будь-якого договору/контрагента/проекту, якщо таке необхідно. Завдяки цьому менеджери можуть оперативно отримувати інформацію від учасників процесу узгодження договору, а також не будуть плутатися в тих чи інших обговореннях, так як вони в будь-який момент можуть переглянути історію обговорення.

Сповіщення учасників процесу про необхідність виконання дій


Щоб оперативно відповідати на повідомлення в обговоренні узгодження договорів і виконувати необхідні дії, система створює сповіщення і нагадування користувачам.


Вигоди для бізнесу
  • Заощадження час на пошуку, підготовці та погодженні договорів;
  • Підвищення прозорості процесу управління договорами
  • Підвищення лояльності партнерів і замовників за рахунок своєчасного виконання завдань по роботі з договорами
Варіанти та технології для розгортання рішення

Локальне розгортання:

  • Microsoft Windows Server
  • Microsoft SharePoint Server 2013/2016
  • Microsoft SQL Server
  • Microsoft Exchange
  • Microsoft Office

В хмарі Office 365:

  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft Exchange Online
  • Microsoft Office Online

З автоматизацією інших процесів на базі платформи Microsoft SharePoint пов’язаних з документообігом (наприклад, реєстрація кореспонденції, подача заявок на закупівлю, управління наказами та розпорядженнями і т.п.) можна ознайомитися запосиланням.


Інші послуги та рішення, які можуть бути вам цікаві: