Project Description:
- Category:
- Microsoft SharePoint
Мета проекту — автоматизація процесу узгодження договорів і контрагентів.
Сфери застосування або галузі, яким підійде дане рішення:
- Будь-яка компанія з великою базою клієнтів / постачальників / дистриб’юторів
Завдання для виконавця проекту:
- Підвищення ефективності розподілу робочого часу співробітників компанії в процесі підготовки та узгодження договорів.
- Зменшення витрат, пов’язаних із зберіганням, пошуком та обробкою паперових версій документів.
- Підвищення прозорості процесу узгодження договорів.
Технології
Рішення реалізовано на основі Microsoft SharePoint Online та SharePoint Server.
Результат проекту
Створена єдина система для ініціації та узгодження договорів і контрагентів. Система дозволяє:
- налаштовувати маршрути узгодження в залежності від умов (тип договору, сума договору та ін.);
- вести обговорення в ході узгодження;
- контролювати процес узгодження на кожному з етапів;
- інформувати відповідальних співробітників при порушенні регламентів щодо термінів;
- формувати підсумковий лист погодження.
Вся інформація, яка була додана в ході узгодження зберігається в картці договору на протязі всього життєвого циклу договору, а також доступна в архіві договорів.
Пошук документів в архіві можливий не тільки за ключовими параметрами договору, але і по тексту самого документу, що забезпечує максимально оперативний доступ до необхідних документів.
Також передбачена базова звітність за ключовими метриками процесу.
Детальніше про автоматизацію бізнес-процесів і систему електронного документообігу на базі SharePoint.