fbpx

Project Description:

Мета проекту — автоматизація процесу узгодження договорів і контрагентів.
Завдання для виконавця проекту:
  • Підвищення ефективності розподілу робочого часу співробітників компанії в процесі підготовки та узгодження договорів.
  • Зменшення витрат, пов’язаних із зберіганням, пошуком та обробкою паперових версій документів.
  • Підвищення прозорості процесу узгодження договорів.
Технології

Рішення реалізовано на основі Microsoft SharePoint Online та SharePoint Server.

Результат проекту

Створена єдина система для ініціації та узгодження договорів і контрагентів. Система дозволяє:

  • налаштовувати маршрути узгодження в залежності від умов (тип договору, сума договору та ін.);
  • вести обговорення в ході узгодження;
  • контролювати процес узгодження на кожному з етапів;
  • інформувати відповідальних співробітників при порушенні регламентів щодо термінів;
  • формувати підсумковий лист погодження.

Вся інформація, яка була додана в ході узгодження зберігається в картці договору на протязі всього життєвого циклу договору, а також доступна в архіві договорів.

Пошук документів в архіві можливий не тільки за ключовими параметрами договору, але і по тексту самого документу, що забезпечує максимально оперативний доступ до необхідних документів.

Також передбачена базова звітність за ключовими метриками процесу.

Скріншоти системи з узгодження договорів і контрагентів на SharePoint
Головна сторінка системи з узгодження договорів і контрагентів на SharePoint

Особистий кабінет у системі з узгодження договорів і контрагентів

Представлення переліку договорів у системі з узгодження договорів і контрагентів

Інформаційна картка договору в системі з узгодження договорів і контрагентів

Обговорення договору в системі з узгодження договорів і контрагентів

Налаштування маршруту узгодження договорів в системі з узгодження договорів і контрагентів

Завдання з узгодження договору в системі для осіб, які беруть участь в процесі узгодження договорів і контрагентів

Інформаційна картка контрагенту в системі з узгодження договорів і контрагентів

Представлення переліку контрагентів в системі з узгодження договорів і контрагентів

Повідомлення про створення нового контрагенту в системі з узгодження договорів і контрагентів

Звіт 1 в системі з узгодження договорів і контрагентів

Звіт 2 в системі з узгодження договорів і контрагентів


Детальніше про автоматизацію бізнес-процесів і систему електронного документообігу на базі SharePoint.