Як бізнес втрачає гроші, не знаючи можливостей Microsoft 365
Платите за всі сервіси в тарифі Microsoft 365, а використовуєте лише 20% із них?
Більшість компаній в Україні щомісяця платять за ліцензії Microsoft 365 — і отримують понад 20 сервісів.
А реально користуються лише 2–3 базовими. Найчастіше — Outlook і Teams.
І це не просто пошта й чати. За ними стоять потужні корпоративні рішення:
Але десятки інших інструментів — для задач, опитувань, планування, документообігу чи звітності — лишаються поза увагою.
Причини зрозумілі:
- функцій багато
- часу мало
- змінювати звички важко
Microsoft 365 — не про кількість, а про екосистему.
Достатньо 3–5 сервісів — але на повну: з інтеграцією, автоматизацією, і без дублювання сторонніх інструментів.
Наприклад, ви здивуєтесь, але навіть великі компанії з Microsoft 365 продовжують:
- вести задачі в Trello
- дзвонити через Zoom
- збирати форми в Google Forms
Хоча все це вже є у складі підписки.
Спробуймо порахувати разом. Підписка на Microsoft 365 Business Standard коштує $12,5/міс. А ось скільки обійдуться аналогічні сервіси, якщо купувати їх окремо:
*Це орієнтовна ілюстрація можливих витрат. Ціни можуть відрізнятися залежно від тарифів і регіону. Але тренд зрозумілий: ви платите двічі — за Microsoft 365 і за ті ж самі функції в інших сервісах.
**Аналогічні інструменти окремо (Zoom, Trello, Dropbox, Google Forms тощо) обійшлися б компанії в рази дорожче, навіть якщо частина з них спочатку надається «безкоштовно». У таких безкоштовних версіях часто бракує потрібних функцій, і зрештою все одно доводиться платити. Але найгірше — це не витрати, а те, що працівники змушені постійно переключатися між різними системами, шукати файли, плутатися у версіях документів. Це хаос, який краде час і знижує продуктивність команди.
Невидимі функції Microsoft 365, які змінюють гру
Ви чули про Microsoft Lists? А про Bookings чи Power Automate? А як щодо SharePoint? Усе це вже у вашій підписці. Пропонуємо ознайомитись більш детально.
Всі ці сервіси інтегровані між собою, і при правильному використанні створюють повноцінну хмарну екосистему для бізнесу.
Рекомендації експертів: як не платити за зайве
- Консолідуйте всі робочі процеси в одному середовищі в рамках М365.
- Перевіряйте ліцензії: щоквартально — можливо, хтось більше не активний.
- Використовуйте M365 Admin Tools — вони покажуть, хто які сервіси реально використовує.
- Впровадьте Microsoft Learning Pathways — внутрішню систему навчання з M365.
- Створіть внутрішній портал на SharePoint для централізованої роботи з документами, новинами, політиками компанії та для створення баз даних.
Кому вигідно максимально використовувати Microsoft 365
- Малий та середній бізнес, який рахує кожну гривню, може замінити до 5–7 окремих платних сервісів — пошту, відеозв'язок, хмарне сховище, менеджер завдань, документообіг, автоматизацію та планування — все вже є в одному тарифі.
- Освітні заклади отримують повноцінну систему для дистанційного навчання: Teams для онлайн-уроків, OneNote для спільних конспектів і цифрових зошитів, Forms для тестів і зворотного зв’язку, а також Stream — для запису й перегляду занять.
- HR-відділи можуть автоматизувати рекрутинг, анбординг і оцінку добробуту команд за допомогою Power Automate, Lists, Forms і Microsoft Viva, а також створити внутрішній портал вакансій у SharePoint.
- Відділи продажів і підтримки інтегрують роботу з клієнтами завдяки Power BI для аналітики, Microsoft Teams і Outlook для комунікації, CRM (Dynamics 365 або інтеграція сторонніх), Bookings для онлайн-бронювань, а також Planner для ведення завдань.
- IT-команди та внутрішні комунікації будують корпоративні портали, бази знань і системи внутрішнього інформування через SharePoint, використовують PowerShell для управління політиками, а Microsoft Purview — для контролю безпеки й відповідності.
Додаткові бонуси, про які майже ніхто не знає
Безкоштовне впровадження для non-profit організацій
ліцензії можуть бути безкоштовними або значно знижені по вартості.
Створення внутрішніх порталів
у SharePoint легко створити сайти для відділів, комунікацій, довідників.
Microsoft Visio для корпоративного аналізу
візуалізація процесів прямо у браузері.
Шаблони бізнес-процесів
у Power Automate та Lists є готові шаблони: заявки на витрати, онбординг, опитування клієнтів. Не потрібно будувати з нуля.
Хмарне шифрування документів
автоматичний захист важливої інформації без додаткових інструментів.
Штучний інтелект в Microsoft 365
вбудовані функції Copilot уже доступні для Word, Excel, Outlook (залежно від тарифу).
Покроковий план переходу від “користувача Outlook” до того, хто використовує M365 на повну
Зробіть інвентаризацію та визначте дублікати
можливо, є платні сервіси, які замінюють аналоги з М365. Приберіть зайве.
Виберіть 2-3 нові інструменти для старту:
Lists, SharePoint, Planner, Power Automate.
Використовуйте шаблони
у Microsoft вже є готові шаблони Lists, автоматизації Power Automate, планувальники в Planner та сайти в SharePoint.
Автоматизуйте один процес із Power Automate
наприклад, заявки на відпустку або облік звернень.
Проведіть короткий тренінг для команди
наприклад, через відеоуроки, вебінари або внутрішні міні-інструкції. Покажіть, що це не складно – і вигідно
Уявіть собі Microsoft 365 як величезний набір LEGO. Ви можете зібрати все, що завгодно: автоматизацію заявок, систему внутрішньої комунікації, навчальні портали, аналітику продажів або навіть базову CRM — і все це вже входить у вартість підписки. Ніяких додаткових витрат, ніяких сторонніх сервісів.
Techexpert — офіційний партнер Microsoft з багаторічною експертизою у впровадженні, міграції та підтримці Microsoft 365. Наші фахівці допомогли десяткам компаній в Україні та за кордоном повністю перейти на цифрові робочі місця, оптимізувати витрати та покращити продуктивність команд.
Ми будемо раді стати надійною частиною вашого ІТ-фундаменту та провести вас від «базового користувача Outlook» до просунутого архітектора хмарних бізнес-процесів.
Часті запитання (FAQ)
Так, для базових сценаріїв: автоматизація, нагадування, бронювання зустрічей — усе можна зробити без окремої CRM.
Power Automate, Forms, Lists — дозволяють повністю автоматизувати опитування, погодження, заявки.
Базові функції доступні одразу. Додаткові — лише для розширених сценаріїв (Premium-конектори).
Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, Power Automate (базовий), Bookings, Forms, Lists, Planner, Loop, OneNote, Whiteboard, To Do, Stream — вже включено.
Якщо ви створюєте звіти лише для себе у Power BI Desktop — це безкоштовно і додаткової ліцензії не потрібно.
Але якщо хочете **ділитися звітами з колегами**, відкривати їх через браузер або Teams, потрібна **ліцензія Power BI Pro** (від $14/міс без ПДВ за користувача). Вона не входить до стандартних бізнес-тарифів Microsoft 365, тому її треба докуповувати окремо.
Через M365 Admin Center > Reports > Usage або Microsoft Productivity Score. Там — повна картина.
OneDrive — це персональне сховище для файлів, а SharePoint — корпоративне середовище для спільного доступу, електронного документообігу та побудови внутрішніх порталів. Вони працюють разом, але мають різні ролі в екосистемі M365.
