Microsoft SharePoint — це платформа, яка дозволяє створювати на своїй базі сучасні бізнес-рішення з автоматизації бізнес-процесів, такі як корпоративні портали та системи електронного документообігу. Ця платформа стає все популярнішою серед компаній різного розміру і галузей, оскільки дозволяє покращити співпрацю в команді, збільшити продуктивність та покращити управління даними.
Проте, використання Microsoft SharePoint може бути складним та не ефективним, якщо не використовувати цей продукт належним чином. У даній статті ми розглянемо 5 способів підвищення ефективності бізнес-процесів на базі Microsoft SharePoint, зокрема при впровадженні Систем електронного документообігу та Корпоративних порталів.
1. Покращення навігації та пошуку на корпоративному порталі
Перша складність, яку можна зустріти при використанні Microsoft SharePoint, полягає в недостатньо зручній навігації та пошуку на корпоративному порталі. Це може призвести до затримок у роботі та зниження продуктивності.
Одним зі способів вирішення цього — є детальне планування структури інтерфейсу та пошуку на корпоративному порталі, використання додаткових рішень. Можна впровадити покращену навігацію та пошук, щоб зробити роботу з порталом більш зручною та продуктивною. Це може включати створення віджетів, розміщенням важливих посилань та швидких клавіш для доступу до часто використовуваних функцій.
2. Керування правами доступу до документів
Друга можливість полягає в детальному налаштуванні прав доступу до документів на корпоративному порталі. Це може стати дуже важливим аспектом, якщо компанія має багато співробітників та документів, які потрібно захистити.
Для вирішення можна розглянути використання ролей доступу, які дозволять різним користувачам отримувати доступ до документів в залежності від їх ролі в організації. Також можна використовувати шаблони доступу, які дозволять швидко налаштувати права доступу для різних груп користувачів.
3. Інтеграція з іншими системами
Третя перевага полягає в широких можливостях інтеграції рішень на SharePoint з іншими системами, що використовуються в компанії. Відсутність таких інтеграцій та паралельне використання декількох рішень, може призвести до неефективної роботи та подвійного введення даних.
Одним зі способів вирішення — є розгляд усіх можливостей інтеграції з іншими системами, які використовуються в компанії. Це може бути досягнуто за допомогою сторонніх додатків або за допомогою API, які дозволяють зв’язати різні системи разом.
4. Збереження даних та захист інформації
Четверта важлива деталь, яку можна зустріти при використанні Microsoft SharePoint, полягає в проблемах зі збереженням даних та захистом інформації. Це може бути серйозною проблемою, особливо якщо на порталі знаходяться конфіденційні дані.
Одним зі способів вирішення цього є використання функції контролю версій документів та повторне використання даних. Також можна використовувати різні рівні доступу до документів, щоб забезпечити захист інформації від несанкціонованого доступу.
5. Покращення співпраці між командами в організації
Ще одна можливість, на яку треба зважати при використанні Microsoft SharePoint, полягає в спільному використанні корпоративного порталу для комунікації та співпраці між різними (особливо територіально рознесеними) командами в організації.
Це досягається за допомогою створення різних сайтів та спільних робочих просторів, які дозволять різним командам ефективно співпрацювати. Також можна використовувати спеціальні інструменти співпраці, такі як блоги, форуми та групи обговорень.
Отже, Microsoft SharePoint є потужною платформою для вирішення бізнес-проблем та оптимізації роботи компанії. Проте, для досягнення максимальної ефективності використання цієї платформи, важливо знати, як її належним чином використовувати. За допомогою вищезгаданих п’яти способів підвищення ефективності бізнес-процесів на базі Microsoft SharePoint, компанії зможуть покращити свою продуктивність та оптимізувати роботу з даними.
TechExpert має великий досвід у впровадженні Систем електронного документообігу та Корпоративних порталів на базі Microsoft SharePoint. Якщо у вас виникли питання з приводу використання цієї платформи, ви можете звернутися до нас за допомогою нашого веб-сайту і ми з радістю допоможемо Вам зробити ваш бізнес ефективним!
