Система електронного документообігу (СЕД) є інформаційною системою, яка дозволяє ефективно керувати обігом документів в електронному форматі. Вона замінює традиційний паперовий документообіг, спрощуючи процеси збереження, передачі, реєстрації й контролю документів в організації.
СЕД надає можливість створювати, редагувати, підписувати, розсилати та зберігати електронні документи. Вона забезпечує автоматизацію багатьох процесів, пов'язаних з обробкою документів, таких як затвердження, реєстрація, контроль виконання завдань, зберігання і пошук документів.
СЕД може містити такі функції, як електронний підпис, електронний обмін документами, календарні нагадування, контроль доступу до документів, звіти та статистику. Вона сприяє підвищенню ефективності роботи, зменшенню витрат на паперову документацію, прискоренню процесів прийняття рішень і поліпшенню загальної організації роботи з документами.
Система електронного документообігу може бути впроваджена у різних сферах, включаючи урядові установи, бізнес-компанії, організації громадського сектору тощо.
СЕД від TechExpert
На підставі багаторічного досвіду з автоматизації процесів, компанією TechExpert було розроблено готове рішення з автоматизації процесів договірної діяльності підприємства – Tech.Docs.
Система електронного документообігу Tech.Docs. – це універсальне рішення, яке можна в стислі терміни розгорнути, налаштувати та почати використовувати для оптимізації процесів управління договорами.
Ключові цілі та завдання
Cистема Tech.Docs на базі SharePoint дозволить вашому бізнесу вирішити цілий ряд актуальних завдань:
- Оптимізувати поточні бізнес-процеси підготовки та узгодження документів
- Впровадити типові форми документів і процедури їх обробки
- Спростити процеси пошуку та обробки інформації на всіх рівнях і створити єдиний простір для зберігання та обробки документації компанії
- Скоротити терміни створення та обробки документів, а також підвищити ефективність і продуктивність роботи компанії в цілому
МОЖЛИВОСТІ СЕД TECH.DOCS
У даній системі електронного документообігу є кілька довідників, а саме:
- Контрагенти
- Юридичні особи
- Типи договорів
- Маршрути узгодження
- Проекти
- Документи договорів
- Документи контрагентів
Єдина база договорів по всім юридичним особам дозволяє легко і швидко знаходити потрібний договір за кількома параметрами: безпосередньо за назвою договору, по робочому проекту, контрагенту, типу договору, а також по його статусу. Крім того, при необхідності в системі можна розмежувати доступ до різних елементів реєстру договорів.
Централізоване зберігання інформації про контрагентів дає можливість синхронізувати дані зі сторонніми системами, наприклад 1С. У картці контрагента, крім основної інформації, можуть зберігатися копії статутних документів та вестися обговорення.
У СЕД передбачений функціонал налаштування маршрутів узгодження з прив’язкою до типу договору. Для кожного типу договору є можливість вказати унікальний перелік узгоджувальних осіб. Таким чином, складаючи договір в системі, маршрут узгодження обирається автоматично залежно від обраного типу договору або доповнення до нього, завдяки яким всі договори стандартизируются.
Для швидкого доступу до своїх завдань і договораів кожному користувачеві доступний особистий кабінет. Дані в особистому кабінеті відображаються з урахуванням розмежування прав доступу.
Система електронного документообігу Tech.Docs дозволяє вести обговорення в окремій вкладці картки будь-якого договору/контрагента/проекту, якщо таке необхідно. Завдяки цьому менеджери можуть оперативно отримувати інформацію від учасників процесу узгодження договору, а також не будуть плутатися в тих чи інших обговореннях, так як вони в будь-який момент можуть переглянути історію обговорення.
Щоб оперативно відповідати на повідомлення в обговоренні узгодження договорів і виконувати необхідні дії, система створює сповіщення і нагадування користувачам.
Вигоди для бізнесу
Варіанти та технології для розгортання рішення
Локальне розгортання
- Microsoft Windows Server
- Microsoft SharePoint Server 2013/2016
- Microsoft SQL Server
- Microsoft Exchange
- Microsoft Office
- Microsoft SharePoint Online
- Microsoft Exchange Online
- Microsoft Office Online
З автоматизацією інших процесів на базі платформи Microsoft SharePoint пов’язаних з документообігом (наприклад, реєстрація кореспонденції, подача заявок на закупівлю, управління наказами та розпорядженнями і т.п.) можна ознайомитися за посиланням. Якщо вас цікавить інтеграція нашої системи електронного документообігу з системами «Вчасно» та «M.E.Doc», докладніше можна почитати за цим посиланням. Також ви можете подивитись відео із записом вебінару про наш СЕД.
Презентація рішення
Поширені запитання про СЕД на SharePoint
Система електронного документообігу (СЕД) - це комплекс програмних та апаратних засобів, які дозволяють створювати, обробляти, передавати, зберігати та контролювати електронні документи в рамках організації або між різними організаціями. СЕД спрощує та автоматизує процеси роботи з документами, забезпечуючи ефективне управління інформацією та дотримання необхідних стандартів та регулятивних вимог.
Основні функції системи електронного документообігу включають:
- Створення та редагування документів: користувачі можуть створювати нові документи або редагувати існуючі за допомогою спеціалізованих інструментів.
- Управління версіями: система автоматично відстежує зміни в документах, дозволяючи користувачам порівнювати різні версії та відновлювати попередній стан документів, якщо потрібно.
- Робочі процеси та затвердження: СЕД може автоматизувати процеси затвердження документів, перенаправляючи їх між відповідними учасниками й відстежуючи їх статус.
- Пошук та доступ до документів: система забезпечує швидкий та зручний пошук документів за різними параметрами, а також контролює доступ до документів з урахуванням рівнів доступу користувачів.
- Зберігання та архівація документів: СЕД забезпечує безпечне зберігання документів, а також може автоматизувати процеси архівації документів, що допомагає зберігати історичні дані та відповідати вимогам зберігання інформації.
- Обмін документами між організаціями: система може надсилати та отримувати електронні документи від інших організацій, що сприяє співпраці та координації дій між різними структурами.
- Електронно цифровий підпис: система дозволяє накладати цифровий підпис на будь-якому етапі роботи з документами.
- Інтеграція з іншими системами: системи електронного документообігу можуть інтегруватися з різними програмами та платформами, що використовуються в організації, для забезпечення цілісності даних та спільної роботи користувачів.
Система електронного документообігу, зокрема на платформі SharePoint, надає багато переваг для бізнесу. Вона дозволяє працювати з електронними документами, спрощує їх обробку та збереження. Завдяки цій системі, бізнес отримує ефективність обробки документів, зменшення витрат на паперові матеріали, зручний доступ до документів з будь-якого місця, підвищену безпеку даних, автоматизацію робочих процесів, спрощення пошуку та організацію документів, а також забезпечення стандартизації та уніфікації документів. Крім того, система дозволяє здійснювати спільну роботу та колаборацію, а також підвищує екологічну стійкість бізнесу шляхом зменшення використання паперу. Усе це сприяє покращенню продуктивності, зниженню помилок і витрат, поліпшенню комунікації та співпраці, а також ефективному управлінню документами в цифровій обстановці.
Для запровадження системи електронного документообігу в компанії необхідно врахувати деякі вимоги.
- Необхідно визначити потреби та цілі компанії щодо управління документами, встановити стандарти та процедури щодо створення, редагування та зберігання документів.
- Для забезпечення юридичної валідності та безпеки документів, також рекомендується використовувати електронний підпис, зокрема можливості Електронного підпису у SharePoint. Для забезпечення юридичної валідності та безпеки документів, також рекомендується використовувати електронний підпис, зокрема можливості Електронного підпису у SharePoint.
- Прорахувати аспекти інтеграції системи електронного документообігу з існуючою ІТ-інфраструктурою компанії, зокрема з системами управління даними, електронною поштою та спільною роботою. А також з іншими електронними автоматизованими системами управління.
- Також важливо враховувати питання безпеки даних, встановлювати механізми доступу до документів, шифрування та резервного копіювання інформації.
- Окрім того, треба підготувати навчання та підтримку співробітників щодо використання системи електронного документообігу, організувати процес переходу з паперового на електронний формат, а також забезпечити належне зберігання та архівування електронних документів згідно з вимогами законодавства та внутрішніми політиками компанії.
Мінімізація ризиків при використанні системи електронного документообігу включає заходи безпеки, такі як резервне копіювання даних, застосування механізмів автентифікації та авторизації, шифрування даних, регулярне технічне обслуговування та навчання користувачів. Важливо визначити політику зберігання та архівування документів з урахуванням вимог законодавства. Аудит IT системи та впровадження кращих практик забезпечать постійне управління ризиками та підтримку безпеки системи електронного документообігу.