Узгодження договорів і контрагентів на SharePoint

Мета проекту — автоматизація процесу узгодження договорів і контрагентів.

Сфери застосування або галузі, яким підійде дане рішення

Будь-яка компанія з великою базою клієнтів / постачальників / дистриб’юторів

Завдання для виконавця проекту

Підвищення ефективності розподілу робочого часу співробітників компанії в процесі підготовки та узгодження договорів
Зменшення витрат, пов’язаних із зберіганням, пошуком та обробкою паперових версій документів
Підвищення прозорості процесу узгодження договорів

Технології

Рішення реалізовано на основі Microsoft SharePoint Online та SharePoint Server.

Результат проекту

Створена єдина система для ініціації та узгодження договорів і контрагентів. Система дозволяє:

Налаштовувати маршрути узгодження в залежності від умов (тип договору, сума договору та ін.)
Вести обговорення в ході узгодження
Контролювати процес узгодження на кожному з етапів
Інформувати відповідальних співробітників при порушенні регламентів щодо термінів
Формувати підсумковий лист погодження

Вся інформація, яка була додана в ході узгодження зберігається в картці договору упродовж всього життєвого циклу договору, а також доступна в архіві договорів.

Пошук документів в архіві можливий не тільки за ключовими параметрами договору, але і по тексту самого документу, що забезпечує максимально оперативний доступ до необхідних документів.

Також передбачена базова звітність за ключовими метриками процесу.