Організація сучасного безпаперового діловодства – як беззаперечна вимога до українського бізнесу сьогодні

Організація сучасного безпаперового діловодства – як беззаперечна вимога до українського бізнесу сьогодні. Комплексне рішення по автоматизації управлінського, бухгалтерського та податкового обліків.

В умовах сучасного сьогодення, перед власником кожного бізнесу стає важливе питання реорганізувати свої бізнес-процеси таким чином, щоб вони стали максимально економними та мобільними. Особливо актуальним це стає тоді, коли працівники або навіть цілі офіси територіально рознесені по країні і немає можливості зібрати всіх разом для погодження того чи іншого важливого документу.

В цьому може допомогти наша компанія, яка має багаторічний досвід реалізації проектів по впровадженню систем електронного документообігу, систем управління відносинами з клієнтами, інтеграції цих систем з сучасними рішеннями управлінського та бухгалтерського обліків, а також інтеграції з популярними системами зовнішнього документообміну.

Тому компаніям, які хочуть автоматизувати бізнес-процеси та полегшити роботу своїм працівникам ми пропонуємо такі рішення:

• Організувати документообіг на базі Microsoft Share Point Online (який є в складі Office 365)
• Впровадити Dynamics 365 Business Central, що автоматизує процеси бухгалтерського, податкового та управлінського обліку, адже саме тут ведеться база клієнтів, постачальників та партнерів
• Інтегрувати систему документообігу з обліковою системою, щоб величезну кількість документів, які обробляються компанією щодня, можна було структурувати і розподілити відповідно до клієнтської та облікової баз.
• Організувати обмін електронними документами за допомогою інтеграції з сервісами електронного документообміну (Вчасно, M.E.Doc)

Виконавши ці 4 кроки компанія отримує ряд повноцінних інструментів для сучасного безпаперового бізнесу.

Сфери застосування або галузі, яким підійде дане рішення:

• Провайдер IT-послуг
• Торгівля, Ecommerce
• Туристична сфера
• Паливно-енергетичний комплекс
• Будь-яка компанія з великою базою клієнтів і широким спектром послуг

Для того, щоб відійти від паперової рутини та від постійних суперечок бухгалтерії та менеджерів через контроль отримання оригіналів та актуальності інформації в клієнтській базі, відтепер вести документообіг в SharePoint Online стало ще зручніше, адже інформація синхронізована та автоматично оновлюється в клієнтській базі Microsoft Dynamics 365 Business Central, де менеджери ведуть своїх клієнтів, починаючи від потенційної угоди і до закриваючих документів та отримання оригіналів. В свою чергу інтеграція даних систем з сервісами електронного документообміну (Вчасно, M.E.Doc), забезпечує швидкий та зручний обмін електронними документам з постачальниками, замовниками та партнерами, їх оперативне підписання та отримання оригіналів. І все це послідовно і без втрати жодного документу, адже завдяки тісній взаємодії даних систем та інтеграціям, всі дії виконуються в правильному порядку і досить низька ймовірність помилок, зроблених користувачем. Адже всі записи системи та документи мають зв’язки і порушити їх система не дозволить, тому ймовірність помилки при роботі з даними інструментами досить низька.

Саме для запобігання таких неприємностей в роботі і потрібне дане рішення. Інтегрувавши систему документообігу з клієнтською базою в роботі користувачів даних систем не будуть виникати суперечки, а вся інформація буде структурованою та актуальною, зручною в пошуку та завжди матиме підтверджуючий документ.

Тому, інтеграція системи документообігу на базі SharePoint Online з Microsoft Dynamics 365 Business Central та сервісами електронного документообміну (Вчасно, M.E.Doc) – це завжди актуальна та структурована інформація, зручний пошук документів, оперативна взаємодія з постачальниками, замовниками та партнерами і висока продуктивність вашого бізнесу завдяки сучасним інструментам.

Задачі для виконавця проекту:

• Організація системи внутрішнього документообігу на стороні Share Point Online.
• Провадження Microsoft Dynamics 365 Business Central та наповнення клієнтської бази.
• Синхронізація системи документообігу на базі Share Point Online з обліковою системою Microsoft Dynamics 365 Business Central, автоматизація бізнес-процесів, ведення реєстру документів та зв’язок з клієнтською базою.
• Налаштувати інтеграцію системи внутрішнього документообігу на базі Share Point Online з сервісами електронного документообігу Вчасно та M.E.Doc для оперативної відправки договорів контрагентами та вчасного й швидкого їх підписання електронними підписами.
• Інтеграція облікової системи Microsoft Dynamics 365 Business Central з сервісами електронного документообігу Вчасно та M.E.Doc для оперативного отримання/надсилання документів, а саме рахунків та закриваючих документів і здачі податкових звітів.

Технологія:

• Джерелом інформації про договори та інші документи контрагентів є Microsoft SharePoint Online, в якій ведеться внутрішній документообіг компанії.
• Джерелом інформації про вартість послуг і товарів для формування рахунків в форматі .pdf та умови електронного документообороту з контрагентами є Microsoft Dynamics 365 Business Central, в якій ведуться продажі і обслуговування клієнтів.
• Функціонал інтеграції документообігу з обліковою системою реалізується за допомогою стандартного розширеного функціоналу Microsoft Dynamics 365 Business Central та Microsoft SharePoint Online.
• Функціонал інтеграції з сервісами електронного документообміну реалізується за допомогою стандартного розширеного функціоналу Microsoft Dynamics 365 Business Central та Microsoft SharePoint Online, який було розроблено додатково з використанням API сервісу електронного документообігу «Вчасно» та «API.ПТАХ»
• Джерелом інформації по статусах отриманих/відправлених документів, коментарях та підписах, накладених на електронний документ є сервіси електронного документообміну «Вчасно» та «M.E.Doc»
• Отримання клієнтами документів реалізується за допомогою веб-додатку «Вчасно» та програми «M.E.Doc»

Рішення:

Інтеграція системи документообігу на базі Microsoft SharePoint Online з Microsoft Dynamics 365 Business Central та сервісами електронного документообміну Вчасно та M.E.Doc – це ідеальне рішення для бізнес-користувачів, які мають велику клієнтську базу та постійно обмінюються документами, тому що воно пропонує набір необхідних можливостей для менеджерів з продажу, керівництва, юристів та бухгалтерів.

Воно вирішує наступні завдання:

• Комплексне ведення продажу, починаючи з можливої угоди і закінчуючи отриманням підписаних закриваючих документів від клієнта завдяки синхронізації систем документообігу та облікової системи.
• Створення документів та їх погодження всередині компанії за допомогою бізнес-процесів документообігу на базі Microsoft SharePoint Online.
• Накладення ЕЦП на документи на стороні Microsoft SharePoint Online та відправка їх через «Вчасно» або «M.E.Doc» контрагентам.
• Формування рахунків на оплату та закриваючих документів на боці Microsoft Dynamics 365 Business Central в форматі .pdf і відправка їх у «Вчасно» або «M.E.Doc».
• Отримання вхідних документів, погодження їх всередині компанії, накладання ЕЦП та відправка контрагенту або ж відхилення документів в сервісі «Вчасно» або «M.E.Doc».
• Синхронізація статусів, коментарів та підписів, отримання оригіналів документів та їх PDF-візуалізації в Microsoft SharePoint Online та Microsoft Dynamics 365 Business Central.
• Формування реєстру електронних документів та підписів.
• Синхронізація та актуалізації інформації в базах кожної з пов’язаних систем.

В результаті проекту в системі було реалізовано:

• Перехід на облікову систему Microsoft Dynamics 365 Business Central, налаштування бізнес-процесів.
• Формування та погодження документів всередині компанії на стороні SharePoint Online.
• Автоматична синхронізація документообігу на базі SharePoint Online з обліковою системою Microsoft Dynamics 365 Business Central (відправка результатів погодження в клієнтську базу та актуалізація відповідної інформації).
• Налаштовано можливість швидкого переходу з однієї систему в іншу, спрощено пошук підтверджуючих документів.
• Сформовано клієнтську базу в Microsoft Dynamics 365 Business Central з реєстром пов’язаних документів на стороні SharePoint Online.
• Формування документів в форматі .pdf на стороні Microsoft Dynamics 365 Business Central (рахунки та закриваючі документи) та SharePoint Online (договори).
• Отримання вхідних документів від контрагентів та їх автоматичне завантаження в Microsoft SharePoint та Microsoft Dynamics 365 Business Central з «Вчасно» або M.E.Doc.
• Налаштовано механізм накладення ЕЦП на документи та їх автоматична відправка з Microsoft SharePoint Online та Microsoft Dynamics 365 Business Central у «Вчасно» або «M.E.Doc» контрагенту.
• Налагоджений процес зчитування інформації про електронний документ в системі «Вчасно» та «M.E.Doc», запис інформації в Microsoft SharePoint Online та Microsoft Dynamics 365 Business Central, відстеження статусів, підписів та коментарів.
• Сформовано реєстр електронних документів.

Після реалізації такого комплексного проекту, або хоча б деяких окремих його частин, кожний замовник одразу отримує наступні вигоди:

• Інтеграцію системи документообігу Microsoft SharePoint Online з обліковою системою Microsoft Dynamics 365 Business Central та сервісами електронного документообігу Вчасно та M.E.Doc, яка спростила взаємодію менеджерів з бухгалтерією та юристами по актуалізації клієнтської бази та обміну документами
• Рішення, яке прискорює взаємодію з клієнтом та всередині компанії – ведення продажу починаючи з можливої угоди і до отримання оплати по рахунку та закриваючих документів, оперативне погодженням документів в системі документообігу SharePoint Online та автоматична актуалізації інформації в базі.
• Зручний інструмент для швидкого пошуку будь-якої інформації, що стосується клієнтів, постачальників та партнерів з будь-якими документами, які з ними пов’язані
• Набагато спрощену роботу з документами. Відтепер не потрібно відправляти документи контрагентам поштою/кур’єром, а можна відправляти їх напряму з Microsoft SharePoint Online та облікової системи Microsoft Dynamics 365 Business Central за допомогою одного натискання кнопки, тим самим відійшовши від величезної кількості паперу. Все це швидко і без втрати жодного документу.
• Єдину корпоративну базу даних компанії, з якою працюють менеджери, що вміщує в себе всю необхідну інформацію для досягнення високих результатів їх діяльності.
• Зручний інструмент для оперативної обміну документами з клієнтами, постачальниками та партнерами, швидке підписання та отримання оригіналів і, звичайно ж, відстеження стану закриваючих документів.
• Швидкість та економію ресурсів, а саме часу на роботу з документами та супроводжуючих витрат (друк, папір, робота кур’єра та ін.)