fbpx
27Jul 2022
Jul 27, 2022

Організація сучасного безпаперового діловодства – як беззаперечна вимога до українського бізнесу сьогодні. Комплексне рішення по автоматизації управлінського, бухгалтерського та податкового обліків.

В умовах сучасного сьогодення, перед власником кожного бізнесу стає важливе питання реорганізувати свої бізнес-процеси таким чином, щоб вони стали максимально економними та мобільними. Особливо актуальним це стає тоді, коли працівники або навіть цілі офіси територіально рознесені по країні і немає можливості зібрати всіх разом для погодження того чи іншого важливого документу.

В цьому може допомогти наша компанія, яка має багаторічний досвід реалізації проектів по впровадженню систем електронного документообігу, систем управління відносинами з клієнтами, інтеграції цих систем з сучасними рішеннями управлінського та бухгалтерського обліків, а також інтеграції з популярними системами зовнішнього документообміну.

Мета кожного такого проекту – забезпечити зручність роботи менеджерів з клієнтською базою та полегшити роботу з документами як для менеджерів з продажу, так і для бухгалтерів та юристів.

Замовником даного проекту може бути будь-яка велика компанія, адже робота жодної з компаній не обходиться без документообігу, бухгалтерського, податкового та управлінського обліку.

Тому компаніям, які хочуть автоматизувати бізнес-процеси та полегшити роботу своїм працівникам ми пропонуємо такі рішення:
  • Організувати документообіг на базі Microsoft Share Point Online (який є в складі Office 365)
  • Впровадити Dynamics 365 Business Central, що автоматизує процеси бухгалтерського, податкового та управлінського обліку, адже саме тут ведеться база клієнтів, постачальників та партнерів
  • Інтегрувати систему документообігу з обліковою системою, щоб величезну кількість документів, які обробляються компанією щодня, можна було структурувати і розподілити відповідно до клієнтської та облікової баз.
  • Організувати обмін електронними документами за допомогою інтеграції з сервісами електронного документообміну (Вчасно, M.E.Doc)

Виконавши ці 4 кроки компанія отримує ряд повноцінних інструментів для сучасного безпаперового бізнесу.

Сфери застосування або галузі, яким підійде дане рішення:
  • Провайдер IT-послуг
  • Торгівля, Ecommerce
  • Туристична сфера
  • Паливно-енергетичний комплекс
  • Будь-яка компанія з великою базою клієнтів і широким спектром послуг

Для того, щоб відійти від паперової рутини та від постійних суперечок бухгалтерії та менеджерів через контроль отримання оригіналів та актуальності інформації в клієнтській базі, відтепер вести документообіг в SharePoint Online стало ще зручніше, адже інформація синхронізована та автоматично оновлюється в клієнтській базі Microsoft Dynamics 365 Business Central, де менеджери ведуть своїх клієнтів, починаючи від потенційної угоди і до закриваючих документів та отримання оригіналів. В свою чергу інтеграція даних систем з сервісами електронного документообміну (Вчасно, M.E.Doc), забезпечує швидкий та зручний обмін електронними документам з постачальниками, замовниками та партнерами, їх оперативне підписання та отримання оригіналів. І все це послідовно і без втрати жодного документу, адже завдяки тісній взаємодії даних систем та інтеграціям, всі дії виконуються в правильному порядку і досить низька ймовірність помилок, зроблених користувачем. Адже всі записи системи та документи мають зв’язки і порушити їх система не дозволить, тому ймовірність помилки при роботі з даними інструментами досить низька.

Саме для запобігання таких неприємностей в роботі і потрібне дане рішення. Інтегрувавши систему документообігу з клієнтською базою в роботі користувачів даних систем не будуть виникати суперечки, а вся інформація буде структурованою та актуальною, зручною в пошуку та завжди матиме підтверджуючий документ.

Тому, інтеграція системи документообігу на базі SharePoint Online з Microsoft Dynamics 365 Business Central та сервісами електронного документообміну (Вчасно, M.E.Doc) – це завжди актуальна та структурована інформація, зручний пошук документів, оперативна взаємодія з постачальниками, замовниками та партнерами і висока продуктивність вашого бізнесу завдяки сучасним інструментам.

Задачі для виконавця проекту:
  • Організація системи внутрішнього документообігу на стороні Share Point Online.
  • Провадження Microsoft Dynamics 365 Business Central та наповнення клієнтської бази.
  • Синхронізація системи документообігу на базі Share Point Online з обліковою системою Microsoft Dynamics 365 Business Central, автоматизація бізнес-процесів, ведення реєстру документів та зв’язок з клієнтською базою.
  • Налаштувати інтеграцію системи внутрішнього документообігу на базі Share Point Online з сервісами електронного документообігу Вчасно та M.E.Doc для оперативної відправки договорів контрагентами та вчасного й швидкого їх підписання електронними підписами.
  • Інтеграція облікової системи Microsoft Dynamics 365 Business Central з сервісами електронного документообігу Вчасно та M.E.Doc для оперативного отримання/надсилання документів, а саме рахунків та закриваючих документів і здачі податкових звітів.
Технологія:
  • Джерелом інформації про договори та інші документи контрагентів є Microsoft SharePoint Online, в якій ведеться внутрішній документообіг компанії.
  • Джерелом інформації про вартість послуг і товарів для формування рахунків в форматі .pdf та умови електронного документообороту з контрагентами є Microsoft Dynamics 365 Business Central, в якій ведуться продажі і обслуговування клієнтів.
  • Функціонал інтеграції документообігу з обліковою системою реалізується за допомогою стандартного розширеного функціоналу Microsoft Dynamics 365 Business Central та Microsoft SharePoint Online.
  • Функціонал інтеграції з сервісами електронного документообміну реалізується за допомогою стандартного розширеного функціоналу Microsoft Dynamics 365 Business Central та Microsoft SharePoint Online, який було розроблено додатково з використанням API сервісу електронного документообігу «Вчасно» та «API.ПТАХ»
  • Джерелом інформації по статусах отриманих/відправлених документів, коментарях та підписах, накладених на електронний документ є сервіси електронного документообміну «Вчасно» та «M.E.Doc»
  • Отримання клієнтами документів реалізується за допомогою веб-додатку «Вчасно» та програми «M.E.Doc»
Рішення:

Інтеграція системи документообігу на базі Microsoft SharePoint Online з Microsoft Dynamics 365 Business Central та сервісами електронного документообміну Вчасно та M.E.Doc – це ідеальне рішення для бізнес-користувачів, які мають велику клієнтську базу та постійно обмінюються документами, тому що воно пропонує набір необхідних можливостей для менеджерів з продажу, керівництва, юристів та бухгалтерів.

Воно вирішує наступні завдання:
  • Комплексне ведення продажу, починаючи з можливої угоди і закінчуючи отриманням підписаних закриваючих документів від клієнта завдяки синхронізації систем документообігу та облікової системи.
  • Створення документів та їх погодження всередині компанії за допомогою бізнес-процесів документообігу на базі Microsoft SharePoint Online.
  • Накладення ЕЦП на документи на стороні Microsoft SharePoint Online та відправка їх через «Вчасно» або «M.E.Doc» контрагентам.
  • Формування рахунків на оплату та закриваючих документів на боці Microsoft Dynamics 365 Business Central в форматі .pdf і відправка їх у «Вчасно» або «M.E.Doc».
  • Отримання вхідних документів, погодження їх всередині компанії, накладання ЕЦП та відправка контрагенту або ж відхилення документів в сервісі «Вчасно» або «M.E.Doc».
  • Синхронізація статусів, коментарів та підписів, отримання оригіналів документів та їх PDF-візуалізації в Microsoft SharePoint Online та Microsoft Dynamics 365 Business Central.
  • Формування реєстру електронних документів та підписів.
  • Синхронізація та актуалізації інформації в базах кожної з пов’язаних систем.
В результаті проекту в системі було реалізовано:
  • Перехід на облікову систему Microsoft Dynamics 365 Business Central, налаштування бізнес-процесів.
  • Формування та погодження документів всередині компанії на стороні SharePoint Online.
  • Автоматична синхронізація документообігу на базі SharePoint Online з обліковою системою Microsoft Dynamics 365 Business Central (відправка результатів погодження в клієнтську базу та актуалізація відповідної інформації).
  • Налаштовано можливість швидкого переходу з однієї систему в іншу, спрощено пошук підтверджуючих документів.
  • Сформовано клієнтську базу в Microsoft Dynamics 365 Business Central з реєстром пов’язаних документів на стороні SharePoint Online.
  • Формування документів в форматі .pdf на стороні Microsoft Dynamics 365 Business Central (рахунки та закриваючі документи) та SharePoint Online (договори).
  • Отримання вхідних документів від контрагентів та їх автоматичне завантаження в Microsoft SharePoint та Microsoft Dynamics 365 Business Central з «Вчасно» або M.E.Doc.
  • Налаштовано механізм накладення ЕЦП на документи та їх автоматична відправка з Microsoft SharePoint Online та Microsoft Dynamics 365 Business Central у «Вчасно» або «M.E.Doc» контрагенту.
  • Налагоджений процес зчитування інформації про електронний документ в системі «Вчасно» та «M.E.Doc», запис інформації в Microsoft SharePoint Online та Microsoft Dynamics 365 Business Central, відстеження статусів, підписів та коментарів.
  • Сформовано реєстр електронних документів.
Після реалізації такого комплексного проекту, або хоча б деяких окремих його частин, кожний замовник одразу отримує наступні вигоди:
  • Інтеграцію системи документообігу Microsoft SharePoint Online з обліковою системою Microsoft Dynamics 365 Business Central та сервісами електронного документообігу Вчасно та M.E.Doc, яка спростила взаємодію менеджерів з бухгалтерією та юристами по актуалізації клієнтської бази та обміну документами
  • Рішення, яке прискорює взаємодію з клієнтом та всередині компанії – ведення продажу починаючи з можливої угоди і до отримання оплати по рахунку та закриваючих документів, оперативне погодженням документів в системі документообігу SharePoint Online та автоматична актуалізації інформації в базі.
  • Зручний інструмент для швидкого пошуку будь-якої інформації, що стосується клієнтів, постачальників та партнерів з будь-якими документами, які з ними пов’язані
  • Набагато спрощену роботу з документами. Відтепер не потрібно відправляти документи контрагентам поштою/кур’єром, а можна відправляти їх напряму з Microsoft SharePoint Online та облікової системи Microsoft Dynamics 365 Business Central за допомогою одного натискання кнопки, тим самим відійшовши від величезної кількості паперу. Все це швидко і без втрати жодного документу.
  • Єдину корпоративну базу даних компанії, з якою працюють менеджери, що вміщує в себе всю необхідну інформацію для досягнення високих результатів їх діяльності.
  • Зручний інструмент для оперативної обміну документами з клієнтами, постачальниками та партнерами, швидке підписання та отримання оригіналів і, звичайно ж, відстеження стану закриваючих документів.
  • Швидкість та економію ресурсів, а саме часу на роботу з документами та супроводжуючих витрат (друк, папір, робота кур’єра та ін.)
Якщо у вас виникли додаткові питання – звертайтесь до нас будь яким зручним способом. Ми не тільки відповімо на ваші питання, а ще з радістю продемонструємо наші рішення!