В еру цифрової трансформації бізнесу і бізнес-процесів, підприємці все більше звертають увагу на документообіг в організації. Якщо ваші співробітники досі працюють з паперовими документами, ця стаття для вас.
Значення ЕДО
Електронний документообіг (ЕДО) – це автоматизований обмін документами через Інтернет або будь-яку локальну мережу. Вести документообіг можна з іншими організаціями та всередині компанії. Основні функції ЕДО:
- Управління процесом роботи з документами;
- Управління електронним і паперовим документообігом;
- Створення звітів за документами організації;
- Формування документа на основі шаблону;
- Електронне пересилання документів;
- Відправка паперових документів за допомогою сканування;
- Реєстрація всіх документів;
- Створення бази;
- Створення реквізитів;
- Імпорт з Інтернету або файлової системи корпоративних документів;
- Контроль різних версій документа.
Типи ЕДО
Зовнішній ЕДО
Зовнішній ЕДО – це обмін документами з клієнтами, іншими компаніями і органами влади. Серед таких документів можуть бути рахунки, акти виконаних робіт, сертифікати, накладні і інше.
Зовнішній електронний документообіг зазвичай складається з 2 видів:
- Між бізнесом і державою
електронні звіти, робота з державними закупівлями, спілкування з різними службами, відповіді на вимоги і інше. - Між бізнесом і бізнесом
робота з контрагентами, банківське обслуговування, взаємодія з можливими електронними торговими майданчиками і інше.
Зовнішній ЕДО використовується для:
- економії часу з оформленням і координацією документів;
- економії місця;
- підвищення рівня безпеки.
Внутрішній ЕДО
Внутрішній ЕДО – це обмін документами між різними відділами і співробітниками усередині компанії. Сюди входять накази, заяви, інструкції, службові записки, статути, протоколи, положення підрозділів і інші документи. Всі ці документи зазвичай не виходять за межі компанії.
Внутрішній ЕДО необхідний для:
- контролю виконання робіт;
- зменшення часу на створення документів і їх узгодження;
- зменшення друку документів;
- автоматизації пошуку;
- створення історії всіх файлів;
- загального доступу;
- збереження документів.
Можливі проблеми при переході на ЕДО
При впровадженні електронного документообігу існують поширені помилки, яких можна уникнути, якщо бути уважним. Серед можливих проблем:
- Складнощі з організацією процесу. Компанія або співробітники можуть не розуміти навіщо необхідне впровадження ЕДО або не бажають вивчати нову технологію.
- Складнощі економічного характеру. Компанії варто спланувати бюджет для впровадження системи електронного документообігу, так як це може влетіти в копієчку.
- Складнощі з покупкою ІТ-інфраструктури та ліцензійного ПЗ. Якщо компанія самостійно організовує процес переходу в ЕДО, необхідно буде купити оргтехніку, сервери і ліцензійне програмне забезпечення, а це додаткові витрати.
- Неповна робота з ЕДО. Електронний документообіг втрачає свою ефективність, якщо його використовує тільки частину персоналу.
Якщо працювати з досвідченим провайдером послуги, всіх цих проблем можна уникнути. Компанія спеціально опрацьовує маршрути і докладні бюджети під кожного клієнта індивідуально. Провайдер організовує процес впровадження послуги таким чином, щоб співробітники пізніше могли її скористатися. В інших випадках пропонується навчання.
Переваги системи електронного документообігу для бізнесу
Ви зменшите час на роботу з документами. При створенні єдиної бази даних, співробітники витратять менше часу на пошук необхідних файлів. Також створюються резервні копії, які забезпечують швидке відновлення файлів в разі втрати паперових або електронних оригіналів.
Раціональне використання техніки та фізичної середовища. Тепер немає необхідності засмічувати офісний простір паперовими документами, серверами і іншими пристроями, які були пов’язані з паперовими документами.
Прозоре управління і робота внутрішніх процесів компанії. Система внутрішнього документообігу допомагає менеджерам спостерігати за статусом створення і редагування файлів на різних етапах узгодження. Таким чином команда може відповідати встановленим нормам всередині компанії. ЕДО також дозволяє знати, хто створив документ і, хто ним користувався.
Введення історії файлів. Компанія централізовано контролює всі зміни в спілкуванні з постачальниками і клієнтами. Співробітники швидко знаходять потрібні файли з вимогами, які обговорюються між компанією та іншими організаціями або клієнтами.
Співробітники можуть спокійно працювати поза офісом. Всі документи завантажуються в одну середу, співробітники отримують електронний доступ і можуть ним користуватися з будь-якого місця.
Високий рівень захисту даних. У компанії з’являться резервні копії даних, які можуть замінити оригінали в разі їх втрати або пошкодження.
Компанія менше витрачає на друк, конверти, поштові марки, відправку. Тепер весь процес обміну документами стає електронним, і зайві дії відпадають.
Покращена продуктивність і задоволеність всіх співробітників компанії. Персонал витрачає менше енергії і часу на пошук документів. Тепер вони можуть витратити час, що звільнився на більш важливі завдання. Менеджери зможуть більше стежити за процесом роботи над файлом. Якщо якась зміна йде не за планом, його можна швидко відстежити і змінити.
Система електронного документообігу від TechExpert
TechExpert пропонує рішення для електронного документообігу вашої компанії, яке працює на основі SharePoint і вирішує наступні завдання:
- Покращення бізнес-процесів, які пов’язані з документами;
- Введення шаблонних процедур і форм в обробку документів;
- Спрощення пошуку даних і створення середовища для обробки файлів компанії;
- Економія часу для створення й оформлення документів;
- Підвищення ефективності роботи співробітників.
Наш фахівець детально розповість за інші переваги, що становлять рішення і умови використання – контакти.
