Мета проекту – забезпечити зручність роботи менеджерів з клієнтською базою в рамках системи Microsoft Dynamics 365 та полегшити роботу з документами, як для менеджерів з продажу, так і для бухгалтерів та юристів, зосередивши її в рамках системи документообігу на базі Microsoft SharePoint.
Якщо в компанії реалізовано документообіг на базі Microsoft SharePoint та ведеться база клієнтів в системі Microsoft Dynamics 365, то така компанія може бути замовником даного проекту. Особливо це актуально для великих компаній, де є бази, які містять і постачальників, і замовників, і партнерів та величезну кількість документів, яку треба структурувати та розподілити відповідно до даних баз.
Для того, щоб відійти від паперової рутини, від постійних суперечок бухгалтерії та менеджерів через контроль отримання оригіналів та актуальності інформації в клієнтській базі, відтепер не потрібно окремо вести документообіг в SharePoint та паралельно вручну актуалізувати інформацію в клієнтській базі Microsoft Dynamics 365.
За допомогою даного рішення, процес створення та погодження кожного документу в SharePoint забезпечує автоматичне оновлення інформації, яка стосується даних документів, в клієнтській базі Microsoft Dynamics 365 та швидкий перехід з однієї системи в іншу. Тобто менеджер, який отримав документ від клієнта, завів його в документообіг на SharePoint і погодив всередині компанії, може бути впевнений, що потрібна інформація потрапила до клієнтської бази в Microsoft Dynamics 365. В свою чергу користувач, який в клієнтській базі побачив зміни по контрагенту (це може бути й бухгалтер, і юрист, і менеджер іншого відділу) та хоче швидко знайти документальне підтвердження цьому, зможе швидко перейти за допомогою вказаного посилання в Microsoft Dynamics 365 на відповідний запис та документ в систему документообігу SharePoint та переглянути його. Іншими словами, ми налаштували крос-посилання в кожній системі, для зручного переходу між вашими документами.
Кожна компанія стикалась з тим, коли менеджер, отримавши документ від клієнта чи постачальника, який необхідно погодити всередині компанії (це може бути й зміна реквізитів, і офіційні листи та інші документи), при погодженні забуває актуалізувати картку клієнта в базі. Відповідно, менеджери з інших відділів не володіють даною інформацією і роблять помилки в наступних документах по даному клієнту. Може бути також і зворотна ситуація – коли менеджер отримав документ від клієнта, заніс відповідну інформацію в клієнтську базу (наприклад, та ж сама зміна реквізитів), а сам документ не завантажив в систему документообігу та не погодив всередині компанії. Пізніше в бухгалтерії та юристів виникає питання - на основі чого в клієнтській базі проведені зміни та де ж підтверджуючий документ?
Саме для запобігання таких неприємностей в роботі й потрібне дане рішення. Інтегрувавши систему документообігу з клієнтською базою, в роботі користувачів не будуть виникати суперечки, а вся інформація буде структурованою та актуальною, зручною в пошуку та завжди матиме підтверджуючий документ.
Тому інтеграція системи документообігу на базі SharePoint з Microsoft Dynamics 365 - це не просто автоматичне оновлення бази контрагентів та документів, а також зручний інструмент для менеджерів з продажу, який полегшує їм роботу з документами та клієнтською базою, прискорює взаємодію всередині компанії, що своєю чергою позитивно впливає на користувачів та їх продуктивність. Все це швидко і без втрат будь-яких документів.
Сфери застосування або галузі, яким підійде дане рішення
- Провайдер IT-послуг
- Торгівля, e-commerce
- Туристична сфера
- Будь-яка компанія з великою базою клієнтів і широким спектром послуг
Задачі для виконавця проекту
- Заповнення необхідної інформації та завантаження документів, що стосуються роботи з контрагентами, їх погодження всередині компанії в системі документообігу на стороні SharePoint
- Автоматичне збереження погодженої інформації на стороні Microsoft Dynamics 365
- Збереження посилань в базі клієнтів на стороні Microsoft Dynamics 365 на відповідні документи в системі документообігу для зручного переходу на SharePoint
- Ведення реєстру документів на стороні Microsoft Dynamics 365 з посиланнями на відповідні файли в документообігу на SharePoint
Технологія
- Функціонал інтеграції реалізується за допомогою стандартного розширеного функціоналу Microsoft Dynamics 365 та Microsoft SharePoint
- Джерелом інформації про договори та інші документи контрагентів є Microsoft SharePoint в якій ведеться внутрішній документообіг компанії
Рішення
Інтеграція системи документообігу на базі Microsoft SharePoint з Microsoft Dynamics 365 – це ідеальне рішення для бізнес-користувачів, які мають документообіг та клієнтську базу у відповідних системах, тому що воно пропонує набір необхідних можливостей для менеджерів з продажу, керівництва, юристів та бухгалтерів.
Вирішує наступні завдання
- Ведення роботи з клієнтами, починаючи з заведення контрагента до системи Microsoft Dynamics 365 і закінчуючи погодженням документів та актуалізації інформації в базі
- Створення документів та їх погодження всередині компанії за допомогою бізнес-процесів документообігу на базі Microsoft SharePoint
- Актуалізація карток контрагентів та договорів в Microsoft Dynamics 365 на основі погоджених відповідних документів на стороні SharePoint, наприклад, офіційні листи щодо зміни реквізитів контрагента, додаткові угоди, які змінюють умови договору
- Формування клієнтської бази в Microsoft Dynamics 365 з реєстром пов’язаних документів на стороні SharePoint
В результаті проекту в системі було реалізовано
- Створення карток контрагентів в клієнтській базі на стороні Microsoft Dynamics 365 та їх автоматична синхронізація з документообігом на SharePoint
- Формування та погодження документів всередині компанії на стороні SharePoint
- Автоматична відправка результатів погодження в клієнтську базу та актуалізація відповідної інформації на стороні Microsoft Dynamics 365
- Налаштовано можливість швидкого переходу з однієї систему в іншу, спрощено пошук підтверджуючих документів
- Сформовано клієнтську базу в Microsoft Dynamics 365 з реєстром пов’язаних документів на стороні SharePoint
Вигоди від впровадження рішення
- Інтеграція системи документообігу Microsoft SharePoint з Microsoft Dynamics 365 спростила взаємодію менеджерів з бухгалтерією та юристами по актуалізації клієнтської бази та збереження відповідних документів
- Рішення прискорює зовнішню взаємодію з клієнтом та всередині компанії – від занесення контрагента до системи Microsoft Dynamics 365, оперативного погодження документів в системі документообігу SharePoint до автоматичної актуалізації інформації в базі
- Також спростилася робота з клієнтською базою та системою документообігу. Відтепер не потрібно шукати окремо інформацію по клієнту або ж по договору Microsoft Dynamics 365, а потім окремо шукати в системі документообігу підтверджуючі документи чи шукати в тексті договору його умови, а можна переходити напряму з Microsoft Dynamics 365 за допомогою одного натиску кнопки у відповідний документ на SharePoint
- Єдина корпоративна база даних компанії, з якою працюють менеджери, що вміщує в себе всю необхідну інформацію для досягнення високих результатів їх діяльності, яка тісно пов’язана з системою документообігу
- Зручний інструмент для швидкого пошуку будь-якої інформації, що стосується клієнтів, постачальників та партнерів з будь-якими документами, які з ними пов’язані