Мета проекту – автоматизувати роботу школи на базі Microsoft SharePoint Server і NTExpert. Побудувати портал школи.
Сфери застосування або галузі, яким підійде дане рішення
- Школи
- Коледжі та технікуми
- Інститути та університети
- Навчальні та тренінгові центри
- Великі компанії, які бажають організувати постійне корпоративне навчання для своїх співробітників
Завдання для виконавця проекту
- Розмістити офіційну інформацію про школу, вчителів, випускників, інфраструктуру, тощо
- Організувати ефективні комунікації і роботу з учнями, вчителями та батьками
- Надати кожному класу свою віртуальну класну кімнату, де учні зможуть постійно мати доступ до розкладу, домашніх завдань, підручників, свого щоденника оцінок, зможуть спілкуватися через інтернет зі своїми однокласниками і класним керівником
- Організувати для батьків можливість контролювати успішність і домашні завдання учня, бути на постійному зв’язку з класним керівником і іншими викладачами, адміністрацією школи
- Створити єдину інформаційну базу електронних навчальних посібників, організувати консультаційні форуми з предметів і гуртки за інтересами у віртуальному просторі
- Формалізувати й автоматизувати процеси контролю знань і рейтингу учнів, вести облік відвідування та успішності учнів
- Забезпечити можливість дистанційного навчання і ввести елементи електронного навчання в навчальний процес
Схема рішення
Рис.1 Функциональная структура портала школы.
Технологія
- MS Sharepoint
- WordPress
- Система NTExpert
Функціональна структура порталу школи (Рис. 1) включає модулі, реалізовані на MS Sharepoint
- Головна сторінка
- Вчительська (робочий простір викладачів)
- Директорська (робочий простір адміністрації школи)
- Персональний кабінет вчителя (адміністратора)
- Персональний кабінет учня (одного з батьків)
- Розклад занять
- Журнал відвідування та успішності
- Класна кімната
- Сторінки предметів
- Бібліотека навчальних посібників
- Модуль управління дорученнями
- Інтеграція з Moodle (SSO)
- Інтеграція з 1С
А також Модуль тестування, реалізований в системі NTExpert, і зовнішній сайт школи, реалізований на WordPress. В якості платформи MS Sharepoint може бути використаний MS Sharepoint Server 2016 або MS Sharepoint Online, який входить до складу продуктів, що надаються в рамках тарифного плану Е1 (безкоштовний для навчальних закладів). Мінусом другого рішення є недоступність порталу, баз даних і електронних навчальних посібників в разі відключення Інтернет Розклад занять Модуль містить базу даних уроків, де будь-яку дату, яка не має ознаки «вихідний» або «канікули» відповідає вісім уроків, що мають ознаки:
- є урок (так \ немає)
- предмет (з довідника)
- вчитель (з бази Вчителів)
- клас (з довідника)
- кімната (з довідника, в т.ч. значення «вебінар»)
База даних має різні подання (записи, відібрані за фільтрами), які розміщуються на сторінках Вчительська, Директорська, Класна кімната, в персональних кабінетах відповідно в розрізах по Класу, по Вчителю, по кімнаті тощо, по поточному тижню, місяцю, чверті. Базу заповнює завідувач навчальної частини (завуч) або класний керівник (для молодших класів) відповідно за навчальними планами. Журнал відвідування та успішності Модуль містить базу результативності, пов’язану з базою даних уроків і базою даних учнів. Для кожного учня кожен урок може набувати ознаки зі списку:
- був відсутній
- хворів
- оцінка (1-12)
База заповнюється викладачем за предметом або класним керівником (для молодших класів) в поданні бази з фільтрами по Класу і предмету для поточного (минулого) тижня. В поданні по Класу, по Учню, по предмету, по поточному тижню, місяцю, чверті. База розміщується на сторінках Вчительської, Директорської, Класної кімнати в розділі Журнали, в персональних кабінетах Вчителя та Учня (одного з батьків) в розділах «Мої класи» і «Мій щоденник» відповідно. База використовується для розрахунку рейтингів учнів в класах, статистики успішності й відвідуваності. Розраховані показники виводяться в різних видах на сторінках Учительської, Директорської, Класної кімнат. Вчительська кімната Вчительська кімната є робочим простором для спільної роботи вчителів, їх взаємодії з батьками та адміністрацією школи. Вчительська кімната містить наступні компоненти:
- Оголошення
- Календар подій
- Новини
- Документи загальні (шаблони документів)
- Документи робочі (тільки для вчителів)
- Наші вчителі (довідник з фотографіями)
- Книга скарг
- Журнали (за класами, з предметів)
- Рейтинги (за класами)
- Завдання (облік доручень)
- Опитування (рейтингування вчителів)
- Дискусійний майданчик (внутрішнє спілкування вчителів)
- Консультаційний форум (для батьків)
- Адресна книга
- Фотогалереї
Доступ до різних компонентів Вчительської мають з різними правами Вчителі, Дирекція, Батьки, Учні. Директорська кімната Директорська кімната призначена для спільної роботи адміністрації школи, а також для взаємодії з батьками та вчителями школи. Директорська кімната містить наступні компоненти:
- Оголошення
- Календар подій
- Новини
- Документи загальні (шаблони документів)
- Документи робочі (тільки для дирекції)
- Книга скарг
- Моніторинг успішності і відвідуваності, генерація звітів
- Виведення показників з 1С (інтеграція з бухгалтерським і кадровим обліком)
- Завдання (облік доручень) – пов’язані з Завданнями у Вчительській
- Опитування (рейтингування вчителів)
- Дискусійний майданчик (внутрішнє спілкування дирекції)
- Консультаційний форум (для батьків і вчителів окремо)
- Адресна книга
Доступ до різних компонентів директорського мають з різними правами Вчителі, Дирекція, Батьки, учні. Класна кімната Класна кімната призначена для організації навчального процесу в рамках одного навчального класу (групи). Класна кімната містить наступні компоненти:
- Оголошення
- Новини
- Календар подій
- Розклад (база уроків в розрізі даного класу на тиждень, місяць, чверть)
- Наші вчителі (вибірка з бази вчителів по Класу, з фотографіями)
- Журнал успішності і відвідуваності (представлення бази успішності і відвідуваності по даному Класу)
- Рейтинг
- Форум
- Сховище файлів
- Фотогалереї
- Домашнє завдання (на поточний тиждень) з файлами шаблонів
- Виконані завдання (з правами доступу для учнів «тільки до своїх»)
- Посилання на Сторінки предметів (які вивчаються в поточному навчальному році)
- Посилання на Вчительську і Директорський кімнати
- Посилання для переходу в середу тестування (Moodle)
Доступ до Класної кімнати мають учні відповідного класу, класний керівник, вчителі з предметів (до папок завдань з відповідних предметів), батьки учнів класу (тільки читання). Персональний кабінет Вчителя (адміністратора) Призначений для організації роботи Вчителя та містить компоненти:
- Мої файли
- Моя пошта
- Мій календар
- Мій розклад (представлення бази Розклад уроків за даними вчителя, в розрізі дат, предметів, класів і кімнат)
- Мої класи (посилання на сторінки Класних кімнат – вибірка з бази класів за ознакою Вчитель)
- Мої предмети (посилання на сторінки Предметів – вибірка з бази предметів за ознакою Вчитель)
- Навчальні плани
- Мої журнали (представлення бази відвідування та успішності за класами і предметами, що мають прив’язку до даного Вчителя)
- Посилання на Вчительську
- Посилання на Директорську
Персональний кабінет учня (одного з батьків), призначений для організації роботи Учня і містить компоненти:
- Моя пошта
- Мій календар
- Мій розклад (представлення бази Розклад уроків для учня в розрізі дат, предметів і кімнат)
- Моє домашнє завдання (посилання на відповідний розділ в Класній кімнаті)
- Мій клас (посилання на Класну кімнату)
- Мій щоденник (представлення бази відвідування та успішності з предметів, в розрізі даного Учня)
- Посилання на Вчительську
- Посилання на Директорську
- Батьки мають окремий доступ до Персонального кабінету учня, але виключно з правами читання
Батьки мають окремий доступ до Персонального кабінету учня, але виключно з правами читання. Сторінки предметів Сторінка предмета призначена для зберігання і дружнього подання інформації про предмет, основні і допоміжні навчальні посібники в різних форматах, консультування і т.д. Сторінка містить:
- База основних навчальних посібників (представлення по фільтру з Бібліотеки навчальних посібників)
- Корисні посилання
- Фотогалерея
- Бібліотека відео
- Бібліотека аудіо
- Консультаційний форум
- Сторінки клубів за інтересами, що стосуються предмета
Сторінка наповнюється і модерується вчителями з предметів, учнями – членами клубів за інтересами даного предмета. Доступ до сторінок мають з різними правами всі учні та вчителі. Вхід на сторінки здійснюється через Класні кімнати, Вчительську, Директорську, Персональні кабінети. Бібліотека навчальних посібників Модуль містить базу даних основних і допоміжних навчальних посібників у різному форматі, тегованих за предметом, роком вивчення, ознакою основною \ додатковою, автором, мовою, обсягом тощо, для зручності пошуку. Представлення бази з відповідних фільтрів розміщується на сторінках предметів, в класних кімнатах (у вигляді посилань в Домашньому завданні). Наповнюється викладачами з предметів за погодженням з завучем. Модуль «Управління дорученнями» Система реєстрації і контролю запитів в адміністративні служби є готовою системою, розробленою компанією «TechExpert» на базі MS Sharepoint Server і налаштовується під вимоги Замовника на підставі Порядку про реєстрацію і контроль запитів в адміністративні служби, який буде розроблений Виконавцем на підставі опитування ключових співробітників і затверджений наказом директора Замовника. Вхід на сторінку Системи розміщується на головній сторінці Порталу і на сторінках адміністративних підрозділів. Веб-частини з переліком завдань, які призначаються підрозділам в Системі, повинні бути розміщені в робочих (закритих) областях сторінок підрозділів (Вчительська, Керівництво школи). Адміністрування системи здійснюватиме відповідальний співробітник, призначений наказом директора. Доступ на читання сторінки, що містить звіти про виконання доручень, будуть мати всі співробітники і вчителі школи. Є чотири основні шляхи генерації доручень для персоналу: Рішення педради школи. За тиждень до засідання педради відповідальні виконавці з питань порядку денного вивішують на сторінку Вчительської в Робочій області засідання педради проект рішення із зазначеними заходами, виконавцями, термінами виконання. Протягом тижня вчителі і співробітники школи, які є виконавцями з організації заходу, можуть розміщувати зауваження і пропозиції у вигляді коментарів до проекту рішення педради. Під час засідання педради відбувається затвердження проекту рішення зі змінами, або без їх урахування Затверджене рішенням педради секретар вивішує на сторінці Вчительської в Робочій області засідання педради з позначкою «Остаточне». Після цього завуч на підставі остаточного рішення вносить в Систему доручення із зазначенням:
- Змісту заходу
- Виконавця
- Термінів виконання
- Результату заходу
- Підстави заходу (вихідні дані рішення Вченої ради)
- Приміток
За аналогічним сценарієм відбувається генерація і обробка доручень щодо нарад: Наказ по Школі Після підписання Наказу директором для цього Наказу створюється робоча область на Вчительській сторінці, де розміщується текст Наказу та План заходів (якщо він є додатком до наказу). Після цього завуч на підставі Плану заходів або доручень в тексті Наказу вносить в Систему доручення із зазначенням:
- Змісту заходу
- Виконавця
- Термінів виконання
- Результату заходу
- Підстави заходу (вихідні дані наказу)
- Приміток
Вхідний документ Після отримання вхідного документа (лист, звернення громадян, службова записка тощо), для нього створюється робоча область на сторінці Керівництва школи, де знаходиться відскановане зображення документа і створюється реєстраційна картка документа. Директор заповнює на паперовому або електронному варіанті реєстраційної картки доручення на виконання документа. Після цього відповідальний співробітник вносить в Систему доручення із зазначенням:
- Змісту доручення
- Виконавця
- Термінів виконання
- Результату виконання
- Підстави доручення (вихідні дані Документа)
- Приміток
Виконання доручень Виконавцям автоматично приходить повідомлення про призначені їм доручення по електронній пошті. Моніторинг виконання доручень в розрізі виконавців, термінів виконання, підстав доручень тощо здійснює завуч або відповідальний співробітник. Виконавець звітує про виконання доручення внесенням змін до електронної картки доручення і наданням документів за дорученням в робочу область джерела доручення (рішення педради, наради, що входить документа, наказу тощо).
Вигоди від впровадження рішення
- Нагадування виконавцям і відповідальним особам про терміни виконання
- Планування завдань (наочне календарне представлення)
- Аналіз завантаженості і ефективності роботи підрозділів і працівників
- Зведення до єдиного переліку всіх видів завдань
- Прозорі і керовані механізми узгодження (робочі процеси)
- Прозорі і керовані механізми підготовки проектів рішень
Презентація рішення
Впровадження системи автоматизації навчального процесу та управління школою