Наша компанія вже багато років займається автоматизацією бізнес-процесів як комерційних організацій будь-якого розміру, так і великих державних організацій. За ці роки реалізації проєктів ми накопичили досвід взаємодії з нашими замовниками й хочемо поділитися деякими секретами успішної реалізації проєкту. Сподіваємось це допоможе вам зрозуміти з яких етапів складається стандартний проєкт із розробки автоматизованої системи, а також з чого складається його вартість та можливі додаткові витрати.
1. Написання Технічного завдання на розробку
Коли ми підписуємо з вами договір на реалізацію проєкту з автоматизації, починається важливий етап – передпроєктне дослідження, результатом якого є написане технічне завдання на реалізацію. Техзавдання пишуть наші кваліфіковані аналітики, які взаємодіють із вашою робочою групою. Учасниками робочої групи мають бути власники бізнес-процесів, які плануємо автоматизувати, а також ключові зацікавлені особи.
Далі ми проводимо низку робочих зустрічей, на яких ви розповідаєте, як влаштовані процеси у вашій компанії, а наші аналітики задають уточнюючі питання та фіксують відповіді. Таких зустрічей може бути кілька залежно від складності процесів. Зустрічі можуть відбуватися як онлайн, так і у вигляді живих зустрічей, але ми завжди враховуємо зручний час та доступність членів робочих груп обох сторін.
Основна мета даного етапу – визначити бізнес вимоги зацікавлених осіб до системи, що розробляється, а також функціональні та нефункціональні вимоги до цієї системи та до її компонентів. Документування вимог у вигляді Технічного завдання потрібне для того, щоб у всіх учасників проєкту було однакове розуміння функціональності майбутньої системи та результатів проєкту.
Оцінка вартості та терміни залежать від:
- Кількості бізнес-процесів вашої компанії, які необхідно автоматизувати
- Ступені готовності бізнес-процесів до автоматизації (їх формалізації та описи). Якщо у Замовника бізнес-процеси формалізовані та описані - нам необхідно буде поставити низку уточнюючих питань власникам цих процесів, переконатися в їх актуальності та описати це у вигляді техзавдання на реалізацію. У цій ситуації на підготовку ТЗ за одним процесом витрачається в середньому близько 8-16 людино-годин. У ситуації, коли бізнес-процеси не формалізовані, йде додатковий час на їхнє опрацювання, спільну формалізацію (а іноді й описи "AS IS"). У такому разі написання ТЗ для автоматизації по одному процесу займає в середньому 24 людино-години та більше
- Готовності інфраструктури Замовника до інсталяції рішення, а також наявність ліцензійного програмного забезпечення (за потреби). У Технічне завдання можуть бути включені аналіз та рекомендації нашого інфраструктурного департаменту з підготовки апаратної та програмної архітектури для надійної та безперебійної роботи автоматизованої системи, яка буде реалізована в результаті проєкту
Оплата цього етапу відбувається за умов 100% передоплати. В результаті ви отримуєте Технічне завдання на розробку автоматизованої системи, реалізувати яке ви можете як з нами, так і з іншим постачальником послуг з розробки.
2. Розробка основного функціонала системи
Після того, як Технічне завдання написано та затверджено з вами (є загальне розуміння очікуваного результату), ми приступаємо до розробки системи. Наші аналітики та Проєктний менеджер вибудовують календарний план проєкту, який, у разі потреби, узгоджується з робочою групою Замовника (у моментах, де необхідні спільні дії). Далі ми формуємо внутрішню проєктну документацію, визначаємо обсяг завдань та приступаємо до розробки.
Оцінка вартості та терміни складаються з:
- Обсягу робіт на розробку автоматизованої системи. Дана оцінка проводиться нашою командою розробки та вимірюється в людино-годинах по кожному завданню. Всі ці завдання зрозумілі та доступні Замовнику для ознайомлення. Вартість цих робіт зазвичай визначається шляхом множення людино-годин на вартість 1 години Фахівця необхідного рівня підготовки. В одному проєкті можуть бути задіяні спеціалісти різного рівня підготовки (залежно від складності завдань). Дуже часто ми застосовуємо "проєктну оцінку", коли Замовнику робиться знижка за замовлення на реалізацію повного проєкту, вигідніших для нас умов оплати тощо. Виходячи з нашого досвіду, середні трудовитрати на розробку автоматизації одного процесу займають 160 людино-годин
- Кількості проміжних зустрічей та демонстрацій. У ході реалізації проєкту також є необхідність проводити проміжні демонстрації готових модулів розроблюваної системи Замовнику для синхронізації його бачення цих модулів з готовою функціональністю. Для цих цілей ми закладаємо додаткові години на підготовку таких демонстрацій, проміжних переносів на тестове середовище, тестування, часу аналітиків на саму демонстрацію. Як правило, такі додаткові витрати оцінюються в 8-10 годин за кожне демо
Оплата цього етапу відбувається за умов 50%/50%. Такий формат оплати гарантує взаємовигідні умови та забезпечує повну залученість до проєкту обох сторін. В результаті ви отримуєте Розроблену автоматизовану систему, готову до тестування, вивчення та введення в дослідну експлуатацію.
3. Введення у дослідну експлуатацію системи
Після того, як основний функціонал системи розроблено, ми переходимо до наступного етапу - введення в дослідну експлуатацію. Тут важливо додати, що багато замовників плутають процеси введення в дослідну експлуатацію із введенням у промислову експлуатацію (або інакше - впровадженням) системи. До того моменту, коли ви зможете повноцінно використовувати розроблену систему, ми продемонструємо все вашій фокус-групі, навчимо роботі з системою, підготуємо її для проведення приймального тестування та забезпечимо вас необхідними інструкціями. Подальше введення у Промислову експлуатацію, зазвичай, не входить у рамки проєкту з розробки системи, так як на успіх та швидкість реалізації цього процесу (початку повноцінного використання системи) впливає виключно Замовник, його бажання та виробничі можливості.
Оцінка вартості та термінів складаються з:
- Кількості користувачів, яким буде проведено навчання по роботі з системою. Іноді потрібно навчити не 3-5 ключових користувачів нової системи, а всю компанію, що складається з 50 і більше людей. У такому разі, з метою ефективності такого навчання, ми пропонуємо розбити користувачів на невеликі фокус-групи та провести кілька сесій навчання. Це дозволить буквально кожному користувачеві поставити запитання та отримати на них відповіді. Відповідно, таке навчання може коштувати дорожче
- Термінів тестування розробленої системи з боку Замовника. Як правило, протестувати один автоматизований бізнес-процес займає у замовника не більше 8-16 годин робочого часу. Якщо вам потрібно більше часу на тестування (недоступність всіх учасників або ін.), ми закладаємо в оцінку додаткові години на підтримку з нашого боку та резервування команди розробки у ваших інтересах
- Кількості необхідних інструкцій та написання додаткової технічної документації. У більшості проєктів достатньо інструкції користувача. Але при розробці складних або багатомодульних систем буває необхідність написання інструкцій для адміністрування та інших ролей використання
Оплата цього етапу відбувається на умовах 50%/50% або поєднується з оплатою другого етапу на таких же умовах. В результаті ви отримуєте Розроблену та протестовану автоматизовану систему, перенесену на вашу апаратну платформу та готову для впровадження та повноцінного використання.
4. Гарантійні зобов'язання та супровід системи
Логічним продовженням життєвого циклу будь-якої автоматизованої системи є її розвиток, удосконалення та безперебійна робота.
На кожну розроблену нами систему ми надаємо 1 місяць безкоштовної гарантії, коли ми виправляємо всі можливі збої та неточності в роботі системи в рамках Технічного завдання (за умови невтручання у програмний код третьої сторони та представників Замовника, які не мають необхідної кваліфікації для цього).
Після цього ми пропонуємо вам укласти з нами Договір супроводу, за умовами якого ми будемо вносити будь-які доопрацювання та оновлення в існуючу систему, проводити за вашим запитом додаткові консультації та ін.
Є 2 варіанти Договору супроводу:
- На умовах передоплати певної кількості людино-годин на місяць. Перевага цього типу договору у тому, що ми забезпечуємо SLA (Service Level Agreement), у вигляді пріоритетності виконання завдань і фіксованого часу реакції на них. Під таку угоду ми резервуємо доступний час команди розробки
- На умовах післяплати (Time&Material), коли оплачується вже фактично використані години. Але в такому випадку ми не резервуємо ресурс під такий договір і ваші завдання виконуватимуться з доступністю вільного ресурсу