Мета проекту – забезпечити зручність роботи менеджерів з продажу, надати можливість відправляти та контролювати отримання електронних документів в рамках однієї системи Microsoft Dynamics 365.
Замовником даного проекту може бути будь-яка компанія, адже робота жодної з компаній не обходиться без документообігу, а особливо великої компанії, де є і постачальники, і замовники, і партнери.
Для того, щоб відійти від паперової рутини, від постійних суперечок бухгалтерії та менеджерів через контроль отримання оригіналів, відтепер можна обмінюватись документами в електронному вигляді й звільнити весь робочий стіл від «гори» документації.
Кожна компанія стикалась з тим, що рахунки, які вона виставляє своїм замовникам за послуги не були оплачені вчасно через те, що менеджер забув їх відправити, або ж вони загубились десь на пошті при відправці, або загубились вже у замовника і так і не дійшли до його бухгалтерії для оплати. Тому величезним плюсом даної інтеграції є те, що клієнти отримають свої рахунки вчасно, вони ніде не можуть загубитися і, відповідно, це і сприяє швидкій оплаті зі сторони Замовника по рахунку.
Тому інтеграція Microsoft Dynamics 365 з сервісом електронного документообігу «Вчасно» - це не просто відправка електронних рахунків для сплати на боці СRМ, а також зручний інструмент для менеджерів з продажу, який полегшує їм роботу з документами та прискорює взаємодію з клієнтами в процесі продажу - ведення продажу починаючи з можливої угоди й до отримання оплати по рахунку та вже підписаних закриваючих документів. Все це швидко і без втрати будь-якого документа.
Сфери застосування або галузі, яким підійде дане рішення
- Провайдер IT-послуг
- Торгівля, Ecommerce
- Туристична сфера
- Будь-яка компанія з великою базою клієнтів і широким спектром послуг
Задачі для виконавця проекту
- Збереження інформації на стороні Microsoft Dynamics 365 про роботу з контрагентами за допомогою електронного документообігу з вказанням системи, дати початку та отримувача електронних документів
- Формування рахунків в форматі .pdf на стороні Microsoft Dynamics 365 для відправки клієнту через сервіс «Вчасно»
- Відстеження статусу документу та отримання коментарів від контрагента
- Ведення реєстру електронних документів з інформацією про накладені підписи
Технологія
- Функціонал інтеграції реалізується за допомогою стандартного розширеного функціоналу Microsoft Dynamics 365, який було розроблено додатково з використанням API сервісу електронного документообігу «Вчасно»
- Джерелом інформації про вартість послуг і товарів для формування рахунків в форматі .pdf та умови електронного документообороту з контрагентами є Microsoft Dynamics 365, в якій ведуться продажі і обслуговування клієнтів
- Джерелом інформації по статусу відправленого рахунку, коментарях та підписах, накладених на електронний документ є сервіс електронного документообігу «Вчасно»
- Отримання клієнтами документів реалізується за допомогою «Вчасно» – веб-додатку
Рішення
Інтеграція Microsoft Dynamics 365 з сервісом електронного документообігу «Вчасно» – це ідеальне рішення для бізнес-користувачів, тому що воно пропонує набір необхідних можливостей для менеджерів з продажу, керівництва, юристів та бухгалтерів.
Воно вирішує наступні завдання
- Ведення продажу починаючи з можливої угоди і закінчуючи отриманням підписаних закриваючих документів від клієнта
- Формування рахунків на оплату на боці СRМ в форматі .pdf і відправка їх у «Вчасно», синхронізація
- Отримання статусів по документах, коментарів та підписів, передача в Microsoft Dynamics 365 і прив’язка електронного документу до конкретного рахунку
- Відстеження та зчитування будь-яких змін по документах в системі, включаючи статуси, підписи та коментарі
- Формування реєстру електронних документів
В результаті проекту інтеграції в системі було реалізовано
- Заповнена інформація про можливість роботи з Контрагентам в рамках електронного документообороту, дата початку, система та отримувач електронних документів з сторони Контрагента у сервісі «Вчасно»
- Формування рахунків в форматі .pdf на стороні Microsoft Dynamics 365
- Налаштовано механізм завантаження рахунків з CRM у «Вчасно»
- Налагоджений процес зчитування інформації про електронний документ в системі «Вчасно» та запис інформації в Microsoft Dynamics 365, відстеження статусів, підписів та коментарів
- Сформовано реєстр електронних документів
Вигоди від впровадження рішення
- Інтеграція Microsoft Dynamics 365 з сервісом електронного документообігу «Вчасно» спростила взаємодію менеджера з продажу з бухгалтерією та контрагентом по обміну документами
- Рішення прискорює взаємодію з клієнтом в процесі продажу – ведення продажу починаючи з можливої угоди і до отримання оплати по рахунку та закриваючих документів
- Також спростилася робота з системою документообігу, відтепер не потрібно вручну завантажувати документи для відправки контрагентам, а можна відправляти їх напряму з Microsoft Dynamics 365 за допомогою одного натиску кнопки
- Єдина корпоративна база даних компанії, з якою працюють менеджери, що вміщує в себе всю необхідну інформацію для досягнення високих результатів їх діяльності
- Зручний інструмент для швидкої відправки рахунків контрагентам з метою прискорення отримання оплати по них та відстеження стану закриваючих документів