fbpx

Project Description:

Мета проекту – забезпечити зручність роботи менеджерів з продажу, надати можливість відправляти та контролювати отримання електронних документів в рамках однієї системи Microsoft Dynamics 365.

Замовником даного проекту може бути будь-яка компанія, адже робота жодної з компаній не обходиться без документообігу, а особливо великої компанії, де є і постачальники, і замовники, і партнери.

Для того, щоб відійти від паперової рутини, від постійних суперечок бухгалтерії та менеджерів через контроль отримання оригіналів, відтепер можна обмінюватись документами в електронному вигляді і звільнити весь робочий стіл від «гори» документації.

Кожна компанія стикалась з тим, що рахунки, які вона виставляє своїм замовникам за послуги не були оплачені вчасно через те, що менеджер забув їх відправити, або ж вони загубились десь на пошті при відправці, або загубились вже у замовника і так і не дійшли до його бухгалтерії для оплати. Тому величезним плюсом даної інтеграції є те, що клієнти отримають свої рахунки вчасно, вони ніде не можуть загубитися і, відповідно, це і сприяє швидкій оплаті зі сторони Замовника по рахунку.

Тому інтеграція Microsoft Dynamics 365 з сервісом електронного документообігу «Вчасно» – це не просто відправка електронних рахунків для сплати на боці СRМ, а також зручний інструмент для менеджерів з продажу, який полегшує їм роботу з документами і прискорює взаємодію з клієнтами в процесі продажу – ведення продажу починаючи з можливої угоди і до отримання оплати по рахунку та вже підписаних закриваючих документів. Все це швидко і без втрати будь-якого документу.

Задачі для виконавця проекту:
  • Збереження інформації на стороні Microsoft Dynamics 365 про роботу з контрагентами за допомогою електронного документообігу з вказанням системи, дати початку та отримувача електронних документів.
  • Формування рахунків в форматі .pdf на стороні Microsoft Dynamics 365 для відправки клієнту через сервіс «Вчасно».
  • Відстеження статусу документу та отримання коментарів від контрагента.
  • Ведення реєстру електронних документів з інформацією про накладені підписи.
Технологія:
  • Функціонал інтеграції реалізується за допомогою стандартного розширеного функціоналу Microsoft Dynamics 365, який було розроблено додатково з використанням API сервісу електронного документообігу «Вчасно».
  • Джерелом інформації про вартість послуг і товарів для формування рахунків в форматі .pdf та умови електронного документообороту з контрагентами є Microsoft Dynamics 365, в якій ведуться продажі і обслуговування клієнтів.
  • Джерелом інформації по статусу відправленого рахунку, коментарях та підписах, накладених на електронний документ є сервіс електронного документообігу «Вчасно».
  • Отримання клієнтами документів реалізується за допомогою «Вчасно» – веб-додатку.
Рішення:

Інтеграція Microsoft Dynamics 365 з сервісом електронного документообігу «Вчасно» – це ідеальне рішення для бізнес-користувачів, тому що воно пропонує набір необхідних можливостей для менеджерів з продажу, керівництва, юристів та бухгалтерів.

Воно вирішує наступні завдання:

  • Ведення продажу починаючи з можливої угоди і закінчуючи отриманням підписаних закриваючих документів від клієнта.
  • Формування рахунків на оплату на боці СRМ в форматі .pdf і відправка їх у «Вчасно», синхронізація.
  • Отримання статусів по документах, коментарів та підписів, передача в Microsoft Dynamics 365 і прив’язка електронного документу до конкретного рахунку.
  • Відстеження та зчитування будь-яких змін по документах в системі, включаючи статуси, підписи та коментарі.
  • Формування реєстру електронних документів.

В результаті проекту інтеграції в системі було реалізовано:

  • Заповнена інформація про можливість роботи з Контрагентам в рамках електронного документообороту, дата початку, система та отримувач електронних документів з сторони Контрагента у сервісі «Вчасно».
  • Формування рахунків в форматі .pdf на стороні Microsoft Dynamics 365.
  • Налаштовано механізм завантаження рахунків з CRM у «Вчасно».
  • Налагоджений процес зчитування інформації про електронний документ в системі «Вчасно» та запис інформації в Microsoft Dynamics 365, відстеження статусів, підписів та коментарів.
  • Сформовано реєстр електронних документів.
Вигоди від впровадження рішення:
  1. Інтеграція Microsoft Dynamics 365 з сервісом електронного документообігу «Вчасно» спростила взаємодію менеджера з продажу з бухгалтерією та контрагентом по обміну документами.
  2. Рішення прискорює взаємодію з клієнтом в процесі продажу – ведення продажу починаючи з можливої угоди і до отримання оплати по рахунку та закриваючих документів.
  3. Також спростилася робота з системою документообігу, відтепер не потрібно вручну завантажувати документи для відправки контрагентам, а можна відправляти їх напряму з Microsoft Dynamics 365 за допомогою одного натиску кнопки.
  4. Єдина корпоративна база даних компанії, з якою працюють менеджери, що вміщує в себе всю необхідну інформацію для досягнення високих результатів їх діяльності.
  5. Зручний інструмент для швидкої відправки рахунків контрагентам з метою прискорення отримання оплати по них та відстеження стану закриваючих документів.