Автоматизация бизнес-процессов: плюсы, проблемы, возможности

Рано или поздно любая компания приходит к решению автоматизации бизнес-процессов. На это есть множество причин. Но сама главная среди них: это оптимизация и ускорение всех внутренних процессов. Мы живем в эру технологий, поэтому пользоваться ими означает быть конкурентоспособным и успешным.

Зачем автоматизировать бизнес

• Вы сократите время на повторяющиеся процессы.
• У вас будет возможность вести унифицированную клиентскую базу.
• У сотрудников уменьшается количество ошибок.
• Все данные структурированы и доступны.
• Вы будете придерживаться установленной бизнес-логики.

Основные преимущества автоматизации бизнес-процессов

С помощью автоматизации вы:

• упорядочите работу сотрудников и распределение задач. У вас появится автоматизированная система управления (CRM, ERM, PM и др.), где каждый будет видеть какие задачи стоят и когда их необходимо сделать;
• минимизируете человеческий фактор в бизнес-процессах. Сюда относится забытые данные, прокрастинация с простыми задачами, клиенты, которые не были внесены в базу и т.д.;
• обезопасите данные от кибератак или нелегального доступа. С автоматизированной системой управления вы будете вносить все действия в систему и, в случае чего, сможете их отследить. Понятно, что автоматизация не решает все проблемы безопасности, но она значительно упрощает жизнь.

Какие процессы можно автоматизировать

На сегодняшний день невозможно автоматизировать все процессы. Определенные задачи должны управляться сотрудниками. Среди них: поиск сотрудников, их управление, культура компании, общение с клиентами и т.д. Тут должны участвовать не только машины, но и люди с их уровнем социализации.

В основном, автоматизируются следующие процессы:

• Управляющие – часть стратегического управления сотрудниками и фирмой;
• Операционные – все процессы, которые влияют на работу компании (маркетинг, техподдержка, продажи, производство услуг/товаров, разработка и другие);
• Поддерживающие – процессы, которые связаны с системным администрированием, логистикой, бухгалтерскими отчетами и учетом, и др.
• Задачи с высоким уровнем вовлечения человека

Какие есть системы/средства автоматизации бизнес-процессов

Система автоматизации помогает превратить монотонную ручную работу в автоматическую, делая такой труд более технологичным и продвинутым. В систему входит программное и аппаратное обеспечение (сервера, терминалы, кассы, VDS, карты и др.), которые соответствуют каждый своей группе процессов.

1. Управляющие процессы – ERP и CRM системы для аналитики и управления. У директора есть неограниченный доступ к данным компании, праву назначения и переназначения задач и глубокой аналитике.
2. Операционные процессы – ERP и CRM системы для управления, WMS, ECM и CAD системы. Такие системы или существуют в единой системе данных или интегрированы между собой.
3. Поддерживающие процессы – специальное программное обеспечение, которое работает или отдельно, или вместе с операционными процессами.
4. Задачи с высоким человеческим фактором – специализированные программы для поиска и управления сотрудниками, чаты, порталы и другое. Их основная задача облегчать работу и упростить общение между сотрудниками.

Решения и услуги по автоматизации бизнеса компании TechExpert

В своем спектре услуг компания TechExpert внедряет такие решения для автоматизации бизнес-процессов:

• Автоматизация бизнес-процессов на основе SharePoint
  В услугу входит: централизованное хранение данных, прозрачность бизнес-процессов, динамичное построение маршрута, контроль сроков.
• Система электронного документооборота на основе SharePoint
  В решение входит: оптимизация бизнес-процессов, которые связанны с документооборотом, внедрение стандартных документов, упрощение процесса поиска данных на разных уровнях, сокращение сроков создания и обработки документов.
• Система обучения и тестирования сотрудников на базе продукта NTExpert
  В решение входит: интеграция с другими системами данных, внедрение новых сервисов и отчетов, разработка новых дополнительных активностей.
• Корпоративный портал для управления сотрудниками на базе HR Expert
  В готовое решение входит: обработка заявок и поиск новых сотрудников, архивация базы резюме, обучение персонала.
• Интеграция Dynamics CRM с системой бухгалтерского учета 1С
  Решение предоставляет: создание единого справочника договоров и продуктов, формирование счетов через CRM и с использованием справочников.
• Внедрение биллинговой системы на базе Dynamics CRM
  Биллинговая система помогает с: сбором телеметрических данных, их анализом и отслеживанием, расчетом стоимости ресурсов согласно оговоренным тарифам клиента, передача данных для выставления счетов.

Возможные проблемы при автоматизации бизнес-процессов

Не существует 100% гарантии, что внедрение автоматизации бизнес-процессов пройдет гладко. Проблемы могут возникнуть с:

• сроками;
• бюджетом;
• адаптации бизнес-процессов под стандарты системы;
• вашими сотрудниками, которые могут не понимать, как это работает и зачем оно необходимо.

Избежать подобные риски можно при тщательном планировании и консультации с профессионалами, которые проанализируют совместимость ваших бизнес-процессов и систему автоматизации и скажут, что необходимо подправить. Специалисты TechExpert готовы предоставить вам обширную консультацию, где вы получите ответы на волнующие вас вопросы – свяжитесь с нами.

Как понять эффективна ли автоматизация вашего бизнеса

Обычно у каждой организации может быть свои показатели и метрики для измерения эффективности автоматизации. Старайтесь согласовывать показатели еще вначале автоматизации, чтобы вы могли оценить изменения.
Компании обычно даются три срока, чтобы система автоматизации могла окупиться без возможного банкротства и других проблем:

• 1 год – оптимистичный сценарий;
• 2 года – более реалистичный сценарий;
• 3 года и больше – негативный сценарий.

Это относительный показатель, на который не всегда надо полагаться. Помните, что у вас отличительные цели автоматизации, обороты, стоимость программного обеспечения. Вместо этого обращайте внимание на другие показатели. Ваша автоматизация бизнес-процессов может считаться успешной, если:

• Период времени, который тратится на процесс и задачи, значительно сократился;
• Период сделки – когда цикл продаж уменьшился;
• Показатели KPI – при сравнении объёма и качества работы сотрудников можно отследить эффективность и при необходимости корректировать задачи для улучшения результата в автоматизированной системе управления, например, CRM;
• Число недовольных комментариев и обращений в техподдержку – автоматизация уменьшила количество негативных отзывов за счёт того, что снизилось присутствие человеческого фактора.

Кроме них, можно обратить внимание и на обычные показатели типа: стоимость самой автоматизации в соотношении с оборотами, чистой прибылью и выручкой компании. Они будут полезны, как и до внедрения автоматизации, так и во время её использования.

Кейсы по автоматизации бизнес-процессов

За годы работы, команда TechExpert реализовала много успешных проектов по автоматизации бизнес-процессов. Среди них: