fbpx

На основании многолетнего опыта по автоматизации процессов, компанией TechExpert было разработано коробочное решение по автоматизации процессов договорной деятельности предприятия Docs.

Система электронного документооборота Docs – это универсальное решение, которое можно в сжатые сроки развернуть, настроить и начать использовать для оптимизации процессов управления договорами.

Документооборот. Система электронного документооборота
Ключевые цели и задачи

Cистема Docs на базе SharePoint позволит Вашему бизнесу решить целый ряд актуальных задач:

  • Оптимизировать текущие бизнес-процессы подготовки и согласования документов;
  • Внедрить типовые формы документов и процедуры их обработки;
  • Упростить процессы поиска и обработки информации на всех уровнях и создать единое пространство для хранения и обработки документации компании;
  • Сократить сроки создания и обработки документов, а также повысить эффективность и производительность работы компании в целом.

Возможности системы Docs


Единая база договоров, контрагентов и внутренних юридических лиц


В данной системе электронного документооборота есть несколько справочников, а именно:

  • Контрагенты
  • Юридические лица
  • Типы договоров
  • Маршруты согласования
  • Проекты
  • Документы договоров
  • Документы контрагентов

Единая база договоров по всем юридическим лицам позволяет легко и быстро находить нужный договор по нескольким параметрам: непосредственно по названию договора, по рабочему проекту, контрагенту, типу договора, а также по его статусу. Кроме того, при необходимости в системе можно разграничить доступ к разным элементам реестра договоров.

Централизованное хранение информации о контрагентах дает возможность синхронизировать данные со сторонними системами, например 1С. В карточке контрагента помимо основной информации могут храниться копии уставных документов и вестись обсуждения.

Настраиваемые маршруты согласования документов


В СЭД предусмотрен функционал настройки маршрутов согласования с привязкой к типу договора. Для каждого типа договора есть возможность указать уникальный перечень согласующих лиц. Таким образом, составляя договор в системе, маршрут согласования выбирается автоматически в зависимости от выбранного типа договора или дополнения к нему, благодаря которым все договора стандартизируются.

Личный кабинет для централизованного управления задачами по согласованию документов


Для быстрого доступа к своим задачам и договорам каждому пользователю доступен личный кабинет. Данные в личном кабинете отображаются с учетом разграничения прав доступа.

Возможность вести обсуждения в ходе согласования


Система Docs позволяет вести обсуждения в отдельной вкладке карточки любого договора/контрагента/проекта, если таково необходимо. Благодаря этому менеджеры могут оперативно получать информацию от участников согласования договора, а также не будут путаться в тех или иных обсуждениях, так как они в любой момент могут просмотреть историю обсуждения.

Оповещения участников процесса о необходимости выполнения действий


Чтобы оперативно отвечать на сообщения в обсуждении согласования договоров и выполнять необходимые действия, система создает оповещения и напоминания пользователям.


Выгоды для бизнеса
  • Сокращение временных затрат на поиск, подготовку и согласование договоров
  • Повышение прозрачности процесса управления договорами
  • Повышение лояльности партнеров и заказчиков за счет своевременного выполнения задач по работе с договорами
Варианты и технологии для развертывания решения

Локальное развертывание:

  • Microsoft Windows Server
  • Microsoft SharePoint Server 2013/2016
  • Microsoft SQL Server
  • Microsoft Exchange
  • Microsoft Office

В облаке Office 365:

  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft Exchange Online
  • Microsoft Office Online

С автоматизацией других процессов на базе платформы Microsoft SharePoint связанных с документооборотом (например, регистрация корреспонденции, подача заявок на закупку, управление приказами и распоряжениями и т.п.) можно ознакомиться по ссылке.


Другие наши услуги и решения, которые могут быть вам интересны: