Система электронного документооборота (СЭД) является информационной системой, позволяющей эффективно управлять обращением документов в электронном формате. Она заменяет традиционный бумажный документооборот, упрощая процессы хранения, передачи, регистрации и контроля документов в организации.
СЭД позволяет создавать, редактировать, подписывать, рассылать и хранить электронные документы. Она обеспечивает автоматизацию многих процессов, связанных с обработкой документов, таких как утверждение, регистрация, контроль выполнения задач, хранение и поиск документов.
СЭД может содержать такие функции, как электронная подпись, электронный обмен документами, календарные напоминания, контроль доступа к документам, отчеты и статистика. Она способствует повышению эффективности работы, уменьшению расходов на бумажную документацию, ускорению процессов принятия решений и улучшению общей организации работы с документами.
Система электронного документооборота может быть внедрена в различных сферах, включая правительственные учреждения, бизнес-компании, организации общественного сектора и т.д.
СЭД от TechExpert
На основании многолетнего опыта по автоматизации процессов, компанией TechExpert было разработано готовое решение по автоматизации процессов договорной деятельности предприятия – Tech.Docs.
Система электронного документооборота Tech.Docs. – это универсальное решение, которое можно в сжатые сроки развернуть, настроить и начать использовать для оптимизации процессов управления договорами.
Ключевые цели и задачи
Система Tech.Docs на базе SharePoint позволит вашему бизнесу решить целый ряд актуальных задач:
- Оптимизировать текущие бизнес-процессы подготовки и согласования документов
- Внедрить типовые формы документов и процедуры их обработки
- Упростить процессы поиска и обработки информации на всех уровнях и создать единое пространство для хранения и обработки документации компании
- Сократить сроки создания и обработки документов, а также повысить эффективность и производительность работы компании в целом
ВОЗМОЖНОСТИ СЭД TECH.DOCS
- Контрагенты
- Юридические лица
- Типы договоров
- Маршруты согласования
- Проекты
- Документы договоров
- Документы контрагентов
Выгоды для бизнеса
Варианты и технологии для развертывания решения
Локальное развертывание
- Microsoft Windows Server
- Microsoft SharePoint Server 2013/2016
- Microsoft SQL Server
- Microsoft Exchange
- Microsoft Office
- Microsoft SharePoint Online
- Microsoft Exchange Online
- Microsoft Office Online
С автоматизацией других процессов на базе платформы Microsoft SharePoint связанных с документооборотом (например, регистрация корреспонденции, подача заявок на закупку, управление приказами и распоряжениями и т.п.) можно ознакомиться по ссылкой. Если вас интересует интеграция нашей системы электронного документооборота с системами «Вчасно» и «M.E.Doc», подробнее можно почитать за этим ссылкой. Также вы можете посмотреть видео о записи вебинара СЭД.
Презентация решения
Часто задаваемые вопросы о СЭД на SharePoint
Система электронного документооборота (СЭД) - это комплекс программных и аппаратных средств, позволяющих создавать, обрабатывать, передавать, хранить и контролировать электронные документы в рамках организации или между разными организациями. СЭД упрощает и автоматизирует процессы работы с документами, обеспечивая эффективное управление информацией и соблюдение необходимых стандартов и регулятивных требований.
Основные функции системы электронного документооборота включают в себя:
- Создание и редактирование документов: пользователи могут создавать новые документы или редактировать существующие с помощью специализированных инструментов.
- Управление версиями: система автоматически отслеживает изменения в документах, позволяя пользователям сравнивать разные версии и восстанавливать предыдущее состояние документов, если требуется.
- Рабочие процессы и утверждения: СЭД может автоматизировать процессы утверждения документов, перенаправляя их между соответствующими участниками и отслеживая их статус.
- Поиск и доступ к документам: система обеспечивает быстрый и удобный поиск документов по разным параметрам, а также контролирует доступ к документам с учетом уровней доступа пользователей.
- Хранение и архивирование документов: СЭД обеспечивает безопасное хранение документов, а также может автоматизировать процессы архивации документов, что помогает хранить исторические данные и отвечать требованиям хранения информации.
- Обмен документами между организациями: система может отправлять и получать электронные документы от других организаций, что способствует сотрудничеству и координации действий между различными структурами.
- Электронная цифровая подпись: система позволяет накладывать цифровую подпись на любом этапе работы с документами.
- Интеграция с другими системами: системы электронного документооборота могут интегрироваться с различными программами и платформами, используемыми в организации, для обеспечения целостности данных и совместной работы пользователей.
Система электронного документооборота, в том числе на платформе SharePoint, предоставляет много преимуществ для бизнеса. Она позволяет работать с электронными документами, упрощает их обработку и хранение. Благодаря этой системе бизнес получает эффективность обработки документов, уменьшение расходов на бумажные материалы, удобный доступ к документам из любого места, повышенную безопасность данных, автоматизацию рабочих процессов, упрощение поиска и организацию документов, а также обеспечение стандартизации и унификации документов. Кроме того, система позволяет проводить совместную работу и коллаборацию, а также повышает экологическую устойчивость бизнеса путем уменьшения использования бумаги. Все это способствует улучшению производительности, снижению ошибок и затрат, улучшению коммуникации и сотрудничества, а также эффективному управлению документами в цифровой обстановке.
Для внедрения системы электронного документооборота в компании необходимо учесть некоторые требования.
- Необходимо определить потребности и цели компании по управлению документами, установить стандарты и процедуры создания, редактирования и хранения документов.
- Для обеспечения юридической валидности и безопасности документов также рекомендуется использовать электронную подпись, в частности возможности электронной подписи в SharePoint. Для обеспечения юридической валидности и безопасности документов также рекомендуется использовать электронную подпись, в частности возможности электронной подписи в SharePoint.
- Просчитать аспекты интеграции системы электронного документооборота с существующей ИТ-инфраструктурой компании, в том числе с системами управления данными, электронной почтой и совместной работой. А также с другими электронными автоматизированными системами управления.
- Также важно учитывать вопросы безопасности данных, устанавливать механизмы доступа к документам, шифрование и резервное копирование информации.
- Кроме того, необходимо подготовить обучение и поддержку сотрудников по использованию системы электронного документооборота, организовать процесс перехода с бумажного на электронный формат, а также обеспечить надлежащее хранение и архивирование электронных документов в соответствии с требованиями законодательства и внутренними политиками компании.
Минимизация рисков при использовании системы электронного документооборота включает меры безопасности, такие как резервное копирование данных, применение механизмов аутентификации и авторизации, шифрование данных, регулярное техническое обслуживание и обучение пользователей. Важно определить политику хранения и архивирования документов с учетом требований законодательства. Аудит IT системы и внедрение лучших практики обеспечат постоянное управление рисками и поддержку безопасности системы электронного документооборота.