В эру цифровой трансформации бизнеса и бизнес-процессов, предприниматели все больше обращают внимание на документооборот в организации. Если ваши сотрудники до сих пор работают с бумажными документами, эта статья для вас.
Значение ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) – это автоматизированный обмен документами через Интернет или любую локальную сеть. Вести документооборот можно с другими организациями и внутри компании. Основные функции ЭДО:
- Управление процессом работы с документами;
- Управление электронным и бумажным документооборотом;
- Создание отчетов по документам организации;
- Формирование документа на основе шаблона;
- Электронная пересылка документов;
- Отправка бумажных документов с помощью сканирования;
- Регистрация всех документов;
- Создание базы;
- Создание реквизитов;
- Импортирование из Интернета или файловой системы корпоративных документов;
- Контроль разных версий документа.
Типы ЭДО
Внешний ЭДО
Внешний ЭДО – это обмен документами с клиентами, другими компаниями и органами власти. Среди таких документов могут быть счета, акты выполненных работ, сертификаты, накладные и другое.
Внешний электронный документооборот обычно состоит из 2 видов:
- Между бизнесом и государством
электронные отчеты, работа с государственными закупками, общение с разными службами, ответы на требования и другое.
- Между бизнесом и бизнесом
работа с контрагентами, банковское обслуживание, взаимодействие с возможными электронными торговыми площадками и другое.
Внешний ЭДО используется для:
- экономии времени с оформлением и координацией документов;
- экономии места;
- повышения уровня безопасности.
Внутренний ЭДО
Внутренний ЭДО – это обмен документами между различными отделами и сотрудниками внутри компании. Сюда входят приказы, заявления, инструкции, служебные записки, уставы, протоколы, положения подразделений и другие документы. Все эти документы обычно не выходят за пределы компании.
Внутренний ЭДО необходим для:
- контроля выполнения работ;
- уменьшения времени на создание документов и их согласование;
- уменьшения печати документов;
- автоматизации поиска;
- создания истории всех файлов;
- общего доступа;
- сохранности документов.
Возможные проблемы при переходе на ЭДО
При внедрении электронного документооборота существуют распространенные ошибки, которых можно избежать, если быть внимательным. Среди возможных проблем:
- Сложности с организацией процесса. Компания или сотрудники могут не понимать зачем необходимо внедрение ЭДО или не желают изучать новую технологию.
- Сложности экономического характера. Компании стоит спланировать бюджет для внедрения системы электронного документооборота, так как это может влететь в копеечку.
- Сложности с покупкой ИТ-инфраструктуры и лицензионного ПО. Если компания самостоятельно организовывает процесс перехода в ЭДО, необходимо будет купить оргтехнику, серверы и лицензионное программное обеспечение, а это дополнительные затраты.
- Неполная работа с ЭДО. Электронный документооборот теряет свою эффективность, если его использует только часть персонала.
Если работать с опытным провайдером услуги, всех этих проблем можно избежать. Компания специально прорабатывает маршруты и подробные бюджеты под каждого клиента индивидуально. Провайдер организовывает процесс внедрения услуги таким образом, чтобы сотрудники позже могли её воспользоваться. В других случаях предлагается обучение.
Преимущества системы электронного документооборота для бизнеса
Вы уменьшите время на работу с документами. При создании единой базы данных, сотрудники потратят меньше времени на поиск необходимых файлов. Также создаются резервные копии, которые обеспечивают быстрое восстановление файлов в случае утери бумажных или электронных оригиналов.
Разумное применение техники и физической среды. Теперь нет необходимости засорять офисное пространство бумажными документами, серверами и другими устройствами, которые были связанные с бумажными документами.
Прозрачное управление и работа внутренних процессов компании. Система внутреннего документооборота помогает менеджерам наблюдать за статусом создания и редактирования файлов на разных этапах согласования. Таким образом команда может соответствовать установленным нормам внутри компании. ЭДО также позволяет знать, кто создал документ и, кто им пользовался.
Введение истории файлов. Компания централизовано контролирует все изменения в общении с поставщиками и клиентами. Сотрудники быстро находят нужные файлы с требованиями, которые обсуждаются между компанией и другими организациями или клиентами.
Сотрудники могут спокойно работать вне офиса. Все документы загружаются в одну среду, сотрудники получают электронный доступ и могут им пользоваться с любого местоположения.
Высокий уровень защиты данных. В компании появятся резервные копии данных, которые могут заменить оригиналы в случае их потери или повреждения.
Компания меньше тратит на печать, конверты, почтовые марки, отправку. Теперь весь процесс обмена документами становится электронным, и лишние действия отпадают.
Улучшенная продуктивность и удовлетворенность всех сотрудников компании. Персонал тратит меньше энергии и времени на поиск документов. Теперь они могут потратить освободившееся время на более важные задачи. Менеджеры смогут больше следить за процессом работы над файлом. Если какое-то изменение идет не по плану, его можно быстро отследить и изменить.
Система электронного документооборота от TechExpert
TechExpert предлагает решение для электронного документооборота вашей компании, которое работает на основе SharePoint и решает следующие задачи:
- Улучшение бизнес-процессов, которые связанные с документами;
- Введение шаблонных процедур и форм в обработку документов;
- Упрощение поиска данных и создание среды для обработки файлов компании;
- Экономия времени для создания и оформление документов;
- Повышение эффективности работы сотрудников.
Наш специалист детально расскажет за другие преимущества, составляющие решения и условия использования – контакты.
