Цель проекта — автоматизация процесса согласования договоров и контрагентов.
Сферы применения или отрасли, которым подойдет данное решение
- Любая компания с большой базой клиентов / поставщиков / дистрибьюторов
Задание для исполнителя проекта
- Повышение эффективности распределения рабочего времени сотрудников компании в процессе подготовки и согласования договоров
- Уменьшение расходов, связанных с хранением, поиском и обработкой бумажных версий документов
- Повышение прозрачности процесса согласования договоров
Технологии
Решение реализовано на основе Microsoft SharePoint Online и SharePoint Server.
Результат проекта
Создана единая система для инициации и согласования договоров и контрагентов. Система позволяет:
- Настраивать маршруты согласования в зависимости от условий (тип договора, сумма договора и др.)
- Вести обсуждение в ходе согласования
- Контролировать процесс согласования на каждом из этапов
- Информировать ответственных сотрудников при нарушении регламентов относительно сроков
- Формировать итоговый лист согласования
Вся информация, добавленная в ходе согласования, хранится в карточке договора на протяжении всего жизненного цикла договора, а также доступна в архиве договоров.
Поиск документов в архиве возможен не только по ключевым параметрам договора, но и по тексту самого документа, обеспечивающего максимально оперативный доступ к необходимым документам.
Также предусмотрена базовая отчетность по ключевым метрикам процесса.
Скриншоты системы по согласованию договоров и контрагентов на SharePoint
Подробнее о автоматизации бизнес-процессов и систему электронного документооборота на базе SharePoint.