Цель проекта – обеспечить удобство работы менеджеров с клиентской базой в рамках системы Microsoft Dynamics 365 и облегчить работу с документами как для менеджеров по продажам, так и для бухгалтеров и юристов, сосредоточив ее в рамках системы документооборота на базе Microsoft SharePoint.
Если в компании реализовано документооборот на базе Microsoft SharePoint и ведется база клиентов в системе Microsoft Dynamics 365, такая компания может быть заказчиком данного проекта. Особенно это актуально для крупных компаний, где есть базы, содержащие и поставщиков, и заказчиков, и партнеров и множество документов, которое нужно структурировать и распределить в соответствии с данными базами.
Для того, чтобы отойти от бумажной рутины, от постоянных споров бухгалтерии и менеджеров из-за контроля получения оригиналов и актуальности информации в клиентской базе, отныне не нужно вести документооборот отдельно в SharePoint и параллельно вручную актуализировать информацию в клиентской базе Microsoft Dynamics 365.
С помощью данного решения процесс создания и согласования каждого документа в SharePoint обеспечивает автоматическое обновление информации, касающейся данных документов, в клиентской базе Microsoft Dynamics 365 и быстрый переход из одной системы в другую. То есть менеджер, получивший документ от клиента, завел его в документооборот на SharePoint и согласовал внутри компании, может быть уверен, что нужная информация попала в клиентскую базу в Microsoft Dynamics 365. В свою очередь пользователь, увидевший в клиентской базе изменения по контрагенту ( это может быть и бухгалтер, и юрист, и менеджер другого отдела) и хочет быстро найти документальное подтверждение этому, сможет быстро перейти с помощью указанной ссылки в Microsoft Dynamics 365 на соответствующую запись и документ в систему документооборота SharePoint и просмотреть его. Другими словами, мы настроили кросс-ссылку в каждой системе, для удобного перехода между вашими документами.
Каждая компания сталкивалась с тем, когда менеджер, получив документ от клиента или поставщика, который необходимо согласовать внутри компании (это может быть и смена реквизитов, и официальные письма и другие документы), при согласовании забывает актуализировать карту клиента в базе. Соответственно, менеджеры из других отделов не владеют данной информацией и совершают ошибки в следующих документах по данному клиенту. Может быть также и обратная ситуация – когда менеджер получил документ от клиента, внес соответствующую информацию в клиентскую базу (например, то же изменение реквизитов), а сам документ не загрузил в систему документооборота и не согласовал внутри компании. Позже у бухгалтерии и юристов возникает вопрос – на основе чего в клиентской базе проведены изменения и где подтверждающий документ?
Именно для предотвращения таких неприятностей в работе и требуется данное решение. Интегрировав систему документооборота с клиентской базой, в работе пользователей не будут возникать споры, а вся информация будет структурированной и актуальной, удобной в поиске и всегда будет подтверждающим документом.
Поэтому интеграция системы документооборота на базе SharePoint с Microsoft Dynamics 365 - это не просто автоматическое обновление базы контрагентов и документов, а также удобный инструмент для менеджеров по продажам, облегчающий им работу с документами и клиентской базой, ускоряющий взаимодействие внутри компании, что в свою очередь положительно влияет на пользователей и их производительность. Все это быстро и без потерь каких-либо документов.
Сферы применения или области, которым подойдёт данное решение
- Провайдер IT-услуг
- Торговля, e-commerce
- Туристическая сфера
- Любая компания с большой клиентской базой и широким спектром услуг
Задачи для исполнителя проекта
- Заполнение необходимой информации и загрузка документов, касающихся работы с контрагентами, их согласование внутри компании в системе документооборота на стороне SharePoint
- Автоматическая сохранность согласованной информации на стороне Microsoft Dynamics 365
- Сохранение ссылок в клиентской базе на стороне Microsoft Dynamics 365 на соответствующие документы в системе документооборота для удобного перехода на SharePoint
- Ведение реестра документов на Microsoft Dynamics 365 со ссылками на соответствующие файлы в документообороте на SharePoint
Технология
- Функционал интеграции реализуется с помощью стандартного расширенного функционала Microsoft Dynamics 365 и Microsoft SharePoint
- Источником информации о договорах и других документах контрагентов является Microsoft SharePoint, в которой ведется внутренний документооборот компании.
Решение
Интеграция системы документооборота на базе Microsoft SharePoint с Microsoft Dynamics 365 – это идеальное решение для бизнес-пользователей, имеющих документооборот и клиентскую базу в соответствующих системах, потому что оно предлагает набор необходимых возможностей для менеджеров по продажам, руководству, юристам и бухгалтерам.
Решает следующие задачи
- Ведение работы с клиентами, начиная с заведения контрагента в систему Microsoft Dynamics 365 и заканчивая согласованием документов и актуализации информации в базе
- Создание документов и их согласование внутри компании с помощью бизнес-процессов документооборота на базе Microsoft SharePoint
- Актуализация карт контрагентов и договоров в Microsoft Dynamics 365 на основе согласованных соответствующих документов на стороне SharePoint, например, официальные письма по изменению реквизитов контрагента, дополнительные соглашения, изменяющие условия договора
- Формирование клиентской базы в Microsoft Dynamics 365 с реестром связанных документов на стороне SharePoint
В результате проекта в системе было реализовано
- Создание карт контрагентов в клиентской базе на стороне Microsoft Dynamics 365 и их автоматическая синхронизация с документооборотом на SharePoint
- Формирование и согласование документов внутри компании на стороне SharePoint
- Автоматическая отправка результатов согласования в базу клиента и актуализация соответствующей информации на стороне Microsoft Dynamics 365
- Настроена возможность быстрого перехода из одной системы в другую, упрощен поиск подтверждающих документов
- Сформирована клиентская база в Microsoft Dynamics 365 с реестром связанных документов на стороне SharePoint
Удобства от внедрения решения
- Интеграция системы документооборота Microsoft SharePoint с Microsoft Dynamics 365 упростила взаимодействие менеджеров с бухгалтерией и юристами по актуализации клиентской базы и сохранению соответствующих документов
- Решение ускоряет внешнее взаимодействие с клиентом и внутри компании – от занесения контрагента в систему Microsoft Dynamics 365, оперативного согласования документов в системе документооборота SharePoint до автоматической актуализации информации в базе
- Также упростилась работа с клиентской базой и системой документооборота. Теперь не нужно искать отдельно информацию по клиенту или по договору Microsoft Dynamics 365, а затем отдельно искать в системе документооборота подтверждающие документы или искать в тексте договора его условия, а можно переходить напрямую с Microsoft Dynamics 365 с помощью одного нажатия кнопки в соответствующий документ на SharePoint
- Единая корпоративная база данных компании, с которой работают менеджеры, вмещающая всю необходимую информацию для достижения высоких результатов их деятельности, которая тесно связана с системой документооборота
- Удобный инструмент для быстрого поиска любой информации, касающейся клиентов, поставщиков и партнеров с любыми связанными с ними документами