fbpx

Project Description:

Цель проекта — обеспечить удобство работы менеджеров по продажам, предоставить возможность отправлять и контролировать получение электронных документов в рамках одной системы Microsoft Dynamics 365.

Заказчиком данного проекта может быть любая компания, ведь работа одной из компаний не обходится без документооборота, а особенно большой компании, где есть и поставщики, и заказчики, и партнеры.

Для того, чтобы отойти от бумажной рутины, от постоянных споров бухгалтерии и менеджеров через контроль получения оригиналов, теперь можно обмениваться документами в электронном виде и освободить весь рабочий стол от «горы» документации.

Каждая компания сталкивалась с тем, что счета, которые она выставляет своим заказчикам по услугам не были оплачены вовремя из-за того, что менеджер забыл их отправить, или же они потерялись где-то на почте при отправке или потерялись уже у заказчика и так и не дошли до его бухгалтерии для оплаты. Поэтому огромным плюсом данной интеграции является то, что клиенты получат свои счета вовремя, они нигде не могут затеряться и, соответственно, это и способствует быстрой оплате со стороны Заказчика по счету.

Поэтому интеграция Microsoft Dynamics 365 с сервисом электронного документооборота «Вчасно» — это не просто отправка электронных счетов для уплаты на стороне СRМ, а также удобный инструмент для менеджеров по продажам, который облегчает им работу с документами и ускоряет взаимодействие с клиентами в процессе продажи — ведение продажи начиная с возможной сделки и до получения оплаты по счету и уже подписанных закрывающих документов. Все это быстро и без потери любого документа.

Задачи для исполнителя проекта:
  • Сохранение информации на стороне Microsoft Dynamics 365 о работе с контрагентами с помощью электронного документооборота с указанием системы, даты начала и получателя электронных документов.
  • Формирование счетов в формате .pdf на стороне Microsoft Dynamics 365 для отправки клиенту через сервис «Вчасно».
  • Отслеживание статуса документа и получения комментариев от контрагента.
  • Ведение реестра электронных документов с информацией о наложенных подписи.
Технология:
  • Функционал интеграции реализуется с помощью стандартного расширенного функционала Microsoft Dynamics 365, разработанный дополнительно с использованием API сервиса электронного документооборота «Вчасно».
  • Источником информации о стоимости услуг и товаров для формирования счетов в формате .pdf и условия электронного документооборота с контрагентами является Microsoft Dynamics 365, в которой ведутся продажи и обслуживания клиентов.
  • Источником информации Статус отправленного счета, комментариях и подписях, наложенных на электронный документ сервис электронного документооборота «Вчасно».
  • Получение клиентами документов реализуется с помощью «Вчасно» — веб-приложения.
Решение:

Интеграция Microsoft Dynamics 365 с сервисом электронного документооборота «Вчасно» — это идеальное решение для бизнес-пользователей, так как оно предлагает набор необходимых возможностей для менеджеров по продажам, руководства, юристов и бухгалтеров.

Оно решает следующие задачи:

  • Ведение продажи начиная с возможной сделки и заканчивая получением подписанных закрывающих документов от клиента.
  • Формирование счетов на оплату на стороне СRМ в формате .pdf и отправка их в «Вчасно», синхронизация.
  • Получение статусов по документам, комментариев и подписей, передача в Microsoft Dynamics 365 привязка электронного документа к конкретному счету.
  • Отслеживание и считывания любых изменений по документам в системе, включая статусы, подписи и комментарии.
  • Формирование реестра электронных документов.

В результате проекта интеграции в системе было реализовано:

  • Заполненная информация о возможности работы с контрагентам в рамках электронного документооборота, дата начала, система и получатель электронных документов с стороны контрагента в сервисе «Вчасно».
  • Формирование счетов в формате .pdf на стороне Microsoft Dynamics 365.
  • Настроен механизм загрузки счетов с CRM в «Вчасно».
  • Отлаженный процесс считывания информации об электронном документе в системе «Вчасно» и запись информации в Microsoft Dynamics 365, отслеживание статусов, подписей и комментариев.
  • Сформирован реестр электронных документов.
Выгоды от внедрения решения:
  1. Интеграция Microsoft Dynamics 365 с сервисом электронного документооборота «Вчасно» упростила взаимодействие менеджера по продажам с бухгалтерией и контрагентом по обмену документами.
  2. Решение ускоряет взаимодействие с клиентом в процессе продажи — ведение продажи начиная с возможной сделки и до получения оплаты по счету и закрывающих документов.
  3. Также упростилась работа с системой документооборота, теперь не нужно вручную загружать документы для отправки контрагентам, а можно отправлять их напрямую с Microsoft Dynamics 365 с помощью одного нажатия кнопки.
  4. Единая корпоративная база данных компании, с которой работают менеджеры, включает в себя всю необходимую информацию для достижения высоких результатов их деятельности.
  5. Удобный инструмент для быстрой отправки счетов контрагентам с целью ускорения получения оплаты по ним и отслеживание состояния закрывающих документов.