Наша компания уже много лет занимается автоматизацией бизнес-процессов как коммерческих организаций любого размера, так и крупных государственных организаций. За эти годы реализации проекта мы накопили опыт взаимодействия с нашими заказчиками и хотим поделиться некоторыми секретами успешной реализации проекта. Надеемся это поможет вам понять, из каких этапов состоит стандартный проект по разработке автоматизированной системы, а также из чего состоит его стоимость и возможные дополнительные затраты.
1. Написание Технического задания на разработку
Когда мы подписываем с вами договор на реализацию проекта по автоматизации, начинается важный этап – предпроектное исследование, результатом которого является написанное техническое задание на реализацию. Техзадания пишут наши квалифицированные аналитики, взаимодействующие с вашей рабочей группой. Участниками рабочей группы должны быть владельцы бизнес-процессов, которые планируем автоматизировать, а также ключевые заинтересованные лица.
Далее мы проводим ряд рабочих встреч, на которых вы рассказываете, как устроены процессы в вашей компании, а наши аналитики задают уточняющие вопросы и фиксируют ответы. Таких встреч может быть несколько в зависимости от сложности процессов. Встречи могут проходить как онлайн, так и в виде живых встреч, но мы всегда учитываем удобное время и доступность членов рабочих групп обеих сторон.
Основная цель данного этапа – определить бизнес требования заинтересованных лиц к разрабатываемой системе, а также функциональные и нефункциональные требования к этой системе и к ее компонентам. Документирование требований в виде Технического задания необходимо для того, чтобы у всех участников проекта было одинаковое понимание функциональности будущей системы и результатов проекта.
Оценка стоимости и сроки зависят от:
- Количество бизнес-процессов вашей компании, которые необходимо автоматизировать
- Степени готовности бизнес-процессов к автоматизации (их формализации и описания). Если у Заказчика бизнес-процессы формализованы и описаны – нам необходимо будет задать ряд уточняющих вопросов владельцам этих процессов, убедиться в их актуальности и описать это посредством техзадания на реализацию. В этой ситуации на подготовку ТС по одному процессу уходит в среднем около 8-16 человеко-часов. В ситуации, когда бизнес-процессы не формализованы, уходит дополнительное время на их обработку, совместную формализацию (а иногда и описания "AS IS"). В таком случае написание ТС для автоматизации по одному процессу занимает в среднем 24 человеко-часа и более
- Готовность инфраструктуры Заказчика к инсталляции решения, а также наличие лицензионного программного обеспечения (при необходимости). В Техническое задание могут быть включены анализ и рекомендации нашего инфраструктурного департамента по подготовке аппаратной и программной архитектуры для надежной и бесперебойной работы автоматизированной системы, которая будет реализована в результате проекта
Оплата этого этапа производится на условиях 100% предоплаты. В результате вы получаете Техническое задание на разработку автоматизированной системы, реализовать которую вы можете как с нами, так и с другим поставщиком услуг по разработке.
2. Разработка основного функционала системы
После того, как Техническое задание написано и утверждено с вами (есть общее понимание ожидаемого результата), мы приступаем к разработке системы. Наши аналитики и Проектный менеджер выстраивают календарный план проекта, который в случае необходимости согласуется с рабочей группой Заказчика (в моментах, где необходимы совместные действия). Далее мы формируем внутреннюю проектную документацию, определяем объем задач и приступаем к разработке.
Оценка стоимости и сроки состоят из:
- Объем работ по разработке автоматизированной системы. Данная оценка производится нашей командой разработки и измеряется в человеко-часах по каждой задаче. Все эти задачи ясны и доступны Заказчику для ознакомления. Стоимость этих работ обычно определяется путем умножения человеко-часов на стоимость 1 часа специалиста необходимого уровня подготовки. В одном проекте могут быть задействованы специалисты разного уровня подготовки (в зависимости от сложности задач). Очень часто мы применяем "проектную оценку", когда Заказчику делается скидка за заказ на реализацию полного проекта, более выгодных для нас условий оплаты. Исходя из нашего опыта, средние трудозатраты на разработку автоматизации одного процесса занимают 160 человеко-часов
- Количество промежуточных встреч и демонстраций. В ходе реализации проекта также необходимо проводить промежуточные демонстрации готовых модулей разрабатываемой системы Заказчику для синхронизации его видения этих модулей с готовой функциональностью. Для этих целей мы закладываем дополнительные часы для подготовки таких демонстраций, промежуточных переносов на тестовую среду, тестирования, времени аналитиков на саму демонстрацию. Как правило, такие дополнительные расходы оцениваются в 8-10 часов за каждое демо
Оплата этого этапа производится на условиях 50%/50%. Такой формат оплаты гарантирует взаимовыгодные условия и обеспечивает полную вовлеченность в проект обеих сторон. В результате вы получаете разработанную автоматизированную систему, готовую к тестированию, изучению и вводу в опытную эксплуатацию.
3. Ввод в опытную эксплуатацию системы
После того, как основной функционал системы разработан, мы переходим к следующему этапу – вводу в опытную эксплуатацию. Здесь важно добавить, что многие заказчики путают процессы ввода в опытную эксплуатацию с вводом в промышленную эксплуатацию (или иначе – внедрением) системы. К тому моменту, когда вы сможете полноценно использовать разработанную систему, мы продемонстрируем все вашей фокус-группе, научим работе с системой, подготовим ее для проведения приемного тестирования и снабдим вас необходимыми инструкциями. Дальнейшее введение в Промышленную эксплуатацию обычно не входит в рамки проекта по разработке системы, так как на успех и скорость реализации этого процесса (начала полноценного использования системы) влияет исключительно Заказчик, его желания и производственные возможности.
Оценка стоимости и сроков состоит из:
- Количество пользователей, которым будет проведено обучение по работе с системой. Иногда нужно научить не 3-5 ключевых пользователей новой системы, а всю компанию, состоящую из 50 и более человек. В таком случае, с целью эффективности такого обучения мы предлагаем разбить пользователей на небольшие фокус-группы и провести несколько сессий обучения. Это позволит буквально каждому пользователю задать вопросы и получить ответы. Соответственно, такое обучение может стоить дороже
- Сроки тестирования разработанной системы со стороны Заказчика. Как правило, протестировать один автоматизированный бизнес-процесс занимает у заказчика не больше 8-16 часов рабочего времени. Если вам нужно больше времени на тестирование (недоступность всех участников или др.), мы закладываем в оценку дополнительные часы на поддержку с нашей стороны и резервирование команды разработки в ваших интересах
- Количество необходимых инструкций и написание дополнительной технической документации. В большинстве проектов достаточно инструкции пользователя. Но при разработке сложных или многомодульных систем бывает необходимость написания инструкций для администрирования и других ролей использования
Оплата этого этапа производится на условиях 50%/50% или сочетается с оплатой второго этапа на таких же условиях. В результате вы получаете разработанную и протестированную автоматизированную систему, перенесенную на вашу аппаратную платформу и готовую для внедрения и полноценного использования.
4. Гарантийные обязательства и сопровождение системы
Логическим продолжением жизненного цикла любой автоматизированной системы является ее развитие, усовершенствование и бесперебойная работа.
На каждую разработанную нами систему мы предоставляем 1 месяц бесплатной гарантии, когда мы исправляем все возможные сбои и неточности в работе системы в рамках Технического задания (при условии невмешательства в программный код третьей стороны и представителей Заказчика, не имеющих необходимой квалификации для этого) ).
После этого мы предлагаем вам заключить с нами Договор сопровождения, по условиям которого мы будем вносить любые доработки и обновления в существующую систему, проводить по вашему запросу дополнительные консультации и т.д.
Есть 2 варианта Договора сопровождения:
- На условиях предоплаты определенного количества человеко-часов в месяц. Преимущество этого типа договора состоит в том, что мы обеспечиваем SLA (Service Level Agreement), посредством приоритетности выполнения задач и фиксированного времени реакции на них. Под такое соглашение мы резервируем доступное время команды разработки
- На условиях наложенного платежа (Time&Material), когда оплачивается уже фактически использованные часы. Но в таком случае мы не резервируем ресурс под такой договор и ваши задачи будут выполняться с доступностью свободного ресурса