Цель проекта — обеспечить удобство работы менеджеров по продажам, предоставить возможность отправлять и контролировать получение электронных документов в рамках одной системы Microsoft Dynamics 365.
Заказчиком данного проекта может быть любая компания, ведь работа одной из компаний не обходится без документооборота, а особенно большой компании, где есть и поставщики, и заказчики, и партнеры.
Для того, чтобы отойти от бумажной рутины, от постоянных споров бухгалтерии и менеджеров через контроль получения оригиналов, теперь можно обмениваться документами в электронном виде и освободить весь рабочий стол от «горы» документации.
Каждая компания сталкивалась с тем, что счета, которые она выставляет своим заказчикам по услугам не были оплачены вовремя из-за того, что менеджер забыл их отправить, или же они потерялись где-то на почте при отправке или потерялись уже у заказчика и так и не дошли до его бухгалтерии для оплаты. Поэтому огромным плюсом данной интеграции является то, что клиенты получат свои счета вовремя, они нигде не могут затеряться и, соответственно, это и способствует быстрой оплате со стороны Заказчика по счету.
Поэтому интеграция Microsoft Dynamics 365 с сервисом электронного документооборота «Вчасно» — это не просто отправка электронных счетов для уплаты на стороне СRМ, а также удобный инструмент для менеджеров по продажам, который облегчает им работу с документами и ускоряет взаимодействие с клиентами в процессе продажи — ведение продажи начиная с возможной сделки и до получения оплаты по счету и уже подписанных закрывающих документов. Все это быстро и без потери любого документа.
Сферы применения или отрасли, которым подойдет данное решение
- Провайдер IT-услуг
- Торговля, Ecommerce
- Туристическая сфера
- Любая компания с большой базой клиентов и широким спектром услуг
Задачи для исполнителя проекта
- Сохранение информации на стороне Microsoft Dynamics 365 о работе с контрагентами с помощью электронного документооборота с указанием системы, даты начала и получателя электронных документов
- Формирование счетов в формате .pdf на стороне Microsoft Dynamics 365 для отправки клиенту через сервис «Вчасно»
- Отслеживание статуса документа и получения комментариев от контрагента
- Ведение реестра электронных документов с информацией о наложенных подписи
Технология
- Функционал интеграции реализуется с помощью стандартного расширенного функционала Microsoft Dynamics 365, разработанный дополнительно с использованием API сервиса электронного документооборота «Вчасно».
- Источником информации о стоимости услуг и товаров для формирования счетов в формате .pdf и условия электронного документооборота с контрагентами является Microsoft Dynamics 365, в которой ведутся продажи и обслуживания клиентов
- Источником информации Статус отправленного счета, комментариях и подписях, наложенных на электронный документ сервис электронного документооборота «Вчасно»
- Получение клиентами документов реализуется с помощью «Вчасно» — веб-приложения
Решение
Интеграция Microsoft Dynamics 365 с сервисом электронного документооборота «Вчасно» — это идеальное решение для бизнес-пользователей, так как оно предлагает набор необходимых возможностей для менеджеров по продажам, руководства, юристов и бухгалтеров.
Решает следующие задачи
- Ведение продажи начиная с возможной сделки и заканчивая получением подписанных закрывающих документов от клиента
- Формирование счетов на оплату на стороне СRМ в формате .pdf и отправка их в «Вчасно», синхронизация
- Получение статусов по документам, комментариев и подписей, передача в Microsoft Dynamics 365 привязка электронного документа к конкретному счету
- Отслеживание и считывания любых изменений по документам в системе, включая статусы, подписи и комментарии
- Формирование реестра электронных документов
В результате проекта интеграции в системе было реализовано
- Заполненная информация о возможности работы с контрагентам в рамках электронного документооборота, дата начала, система и получатель электронных документов с стороны контрагента в сервисе «Вчасно»
- Формирование счетов в формате .pdf на стороне Microsoft Dynamics 365
- Настроен механизм загрузки счетов с CRM в «Вчасно»
- Отлаженный процесс считывания информации об электронном документе в системе «Вчасно» и запись информации в Microsoft Dynamics 365, отслеживание статусов, подписей и комментариев
- Сформирован реестр электронных документов
Выгоды от внедрения решения
- Интеграция Microsoft Dynamics 365 с сервисом электронного документооборота «Вчасно» упростила взаимодействие менеджера по продажам с бухгалтерией и контрагентом по обмену документами
- Решение ускоряет взаимодействие с клиентом в процессе продажи — ведение продажи начиная с возможной сделки и до получения оплаты по счету и закрывающих документов
- Также упростилась работа с системой документооборота, теперь не нужно вручную загружать документы для отправки контрагентам, а можно отправлять их напрямую с Microsoft Dynamics 365 с помощью одного нажатия кнопки
- Единая корпоративная база данных компании, с которой работают менеджеры, включает в себя всю необходимую информацию для достижения высоких результатов их деятельности
- Удобный инструмент для быстрой отправки счетов контрагентам с целью ускорения получения оплаты по ним и отслеживание состояния закрывающих документов