Мета проекту – автоматизувати процес управління життєвим циклом активів для ІТ-підрозділу компанії.
Замовник – велика українська IT-компанія, що працює в столиці, кількох обласних центрах та має іноземні представництва. У роботі активно використовуються комп’ютерне обладнання та ліцензоване програмне забезпечення, надаються послуги з розгортання та впровадження елементів IT-інфраструктури, здійснюється обслуговування та технічна підтримка внутрішньокорпоративних рішень. Щоб забезпечити якісне надання корпоративних IT-сервісів, компанія впроваджує комплексну систему автоматизації управління IT-активами (програмним та апаратним забезпеченням). Система повинна:
- Забезпечувати збір та обробку звернень користувачів
- Спрощувати придбання нових IT-активів
- Відстежувати цикл їх використання
- Формувати звітність
Сфери застосування або галузі, яким підійде дане рішення
- ІТ-компанії
- Навчальні центри
- Будь-яка велика компанія з необхідністю контролю ІТ-активів (ліцензій, ПЗ тощо)
Задачі для виконавця проекту
- Автоматизувати систему реєстрації та обробки звернень користувачів на придбання та надання обладнання
- Створити єдину централізовану базу даних з деталізованою інформацією про всі IT-активи компанії, а також про їх стан
- Автоматизувати систему передавання рахунків на придбання нових IT-активів
- Створити систему формування консолідованої звітності про придбання та переміщення IT-активів всередині компанії
Технологія
Рішення для автоматизації процесів управління життєвим циклом IT-активів побудовано на основі системи GLPI, яка інтегрована в корпоративні інформаційні системи та відповідає за централізоване управління IT-активами великої компанії з територіально розподіленою структурою.
Для роботи рішення використовує такі інформаційні системи компанії:
- Система Service Desk для реєстрації звернень користувачів на отримання та придбання обладнання
- Менеджер GLPI для управління життєвим циклом активів
- Бухгалтерська та облікові системи для передавання інформації про оплату рахунків на закупівлю обладнання
- Єдина корпоративна база даних для отримання довідкових даних
Рішення
Система GLPI є важливим елементом рішення. Це багатомовний та багатоплатформовий додаток для управління IT-інфраструктурою організації, інвентаризації обладнання та роботи з інцидентами, який поширюється за ліцензією GNU GPL, версія 2. Він вирішує наступні завдання:
- Бюджетування підрозділів компанії для придбання нових IT-активів
- Розподіл IT-активів між підрозділами компанії
- Формування замовлень на нове обладнання
- Формування рахунків на придбання нових IT-активів
- Відстеження складських запасів та залишків обладнання
У рамках рішення забезпечена інтеграція менеджера GLPI з наступними системами:
- Системою реєстрації звернень користувачів Service Desk для автоматичного передавання замовлень на придбання та видачу обладнання
- Бухгалтерської обліковою системою для автоматичного передавання рахунків на оплату
- З єдиною корпоративною базою даних для автоматизованого наповнення та підтримки основних довідників GLPI в актуальному стані
Крім того, GLPI надсилає повідомлення про важливі події життєвих циклів IT-активів, а також дозволяє формувати звітність про використання бюджетів, постачання та історію використання обладнання.
Переваги впровадження рішення
- Рішення для автоматизації процесів управління життєвим циклом IT-активів спростило взаємодію IT-департаменту та співробітників компанії з питань отримання обладнання та надання корпоративних IT-сервісів
- Процес бюджетування здійснюється централізовано, він став простим та прозорим
- Також спростилася робота бухгалтерських служб, тепер вони щодня оплачують багато рахунків на придбання нових IT-активів в автоматизованому режимі
- Єдина корпоративна база даних компанії автоматизовано наповнюється інформацією про обладнання та підтримується в актуальному стані, можна відстежувати повний життєвий цикл будь-якого IT-активу в кожному місці присутності компанії