fbpx

Пропонуємо пакет автоматизації процесів «Стартовий» на базі платформи Microsoft SharePoint Server / SharePoint Online.

Кому це потрібно? Перш за все, в компанії повинен бути розгорнутий SharePoint Server або використовуватися SharePoint Online, який ви хочете застосувати для автоматизації процесів в компанії. В такому випадку пакет «Стартовий» — це перший крок, який дозволяє в мінімальні терміни розгорнути працююче рішення, вивчити його можливості, а потім почати ефективно використовувати функціонал, який вже закладений в платформу SharePoint.

Опис рішення

Пакет «Стартовий» включає в себе три компоненти:

  1. 3 попередньо налаштованих базових робочих процесів;
  2. налаштування процесів відповідно до вимог замовника;
  3. навчання групи користувачів налаштовувати робочі процеси для подальшого самостійного розвитку системи.

Пакет автоматизації процесів «Стартовий»

Робочі процеси пакету «Стартовий»

Реєстрація вхідної кореспонденції

Даний процес включає в себе наступні компоненти:

  • реєстрація та зберігання всієї вхідної кореспонденції в єдиному електронному сховищі;
  • автоматична відправка повідомлень і завдань відповідальним співробітникам;
  • розсилка кореспонденції для ознайомлення зацікавленим особам;
  • призначення завдань по вхідним документам і відстеження статусу їх виконання.

Оформлення заявок на закупівлю

Цей процес представлений такими складовими:

  • довідники матеріалів для закупівлі (канцелярія, комплектуючі, витратні матеріали тощо) і довідник постачальників;
  • єдине вікно для формування заявок на закупівлю;
  • призначення завдань на відділ закупівель або відповідального співробітника відповідно до попередньо налаштованих маршрутів;
  • відстеження статусу виконання завдань і відправка повідомлень про зміни.

Управління документацією

Один з найпопулярніших процесів, який в базовій версії містить наступні можливості:

  • погодження та затвердження документів;
  • збір відгуків та візування документів;
  • вибір маршруту узгодження, делегування завдань, зворотний зв’язок, запит на зміну;
  • відправка повідомлень про статуси виконання завдань;
  • контроль термінів виконання завдань.

Налаштування рішення (кастомізація)

Щоб отримати максимальну вигоду від використання встановлених модулів, наші фахівці проводять базове налаштування рішення (адаптацію) згідно вимог і задач вашої компанії.

Кастомізація складається з наступних пунктів:

  • створення і налаштування бібліотек документів;
  • створення та налаштування списків;
  • налаштування параметрів робочих процесів;
  • створення груп користувачів і розподіл прав.

Навчання ключових користувачів

Щоб вивчити можливості базового рішення, зрозуміти перспективи розвитку та сформулювати вимоги щодо подальшої модифікації і адаптації, наші фахівці (експерти з розробки рішень та налаштування робочих процесів на платформі Microsoft SharePoint) готові поділитися досвідом і навчити ваших користувачів самостійно розвивати рішення і динамічно адаптувати його під мінливі вимоги бізнесу.

Навчання являє собою міні-тренінг, на якому детально розглядаються всі ключові можливості функціоналу готового рішення Пакет «Стартовий», як самостійно налаштовувати робочі процеси, а також рекомендації по використанню Microsoft SharePoint для вирішення завдань, притаманних вашому бізнесу.

Використовувані технології

  • Microsoft SharePoint Server/SharePoint Online;
  • Microsoft Office 365.

Обсяг і тривалість процесу впровадження рішення

В даному пакеті не передбачені трудовитрати на опис поточних бізнес-процесів компанії, виявлення вимог по автоматизації процесів, розробку технічного завдання та покупку ліцензій. Дані процедури повинні бути виконані замовником.

Етап Тривалість, годин
1 Реалізація 1-3 робочих процесів (за бажанням замовника):

  • Реєстрація вхідної кореспонденції
  • Оформлення заявок на закупівлю
  • Робота з документами
8
2 Налаштування рішення (кастомізація) 16
3 Навчання ключових користувачів використовувати робочі процеси і самостійно їх налаштовувати 8
Всього 32

Терміни впровадження рішення

Впровадження та первісне налаштування рішення виконується протягом 10 робочих днів.



Якщо Вам необхідно автоматизувати більш складні процеси, пов’язані зі специфікою вашого бізнесу, пропонуємо розглянути комплексну послугу з автоматизації процесів.