Автоматизація бізнес-процесів: плюси, проблеми, можливості

Рано чи пізно будь-яка компанія приходить до рішення автоматизації бізнес-процесів. На це існує безліч причин. Але сама головна серед них: це оптимізація і прискорення всіх внутрішніх процесів. Ми живемо в еру технологій, тому користуватися ними означає бути конкурентоспроможним і успішним.

Навіщо автоматизувати бізнес

Ви скоротите час на повторювані процеси.

• У вас буде можливість вести уніфіковану клієнтську базу.
• У співробітників зменшується кількість помилок.
• Всі дані структуровані і доступні.
• Ви будете дотримуватися встановленої бізнес-логіки.

Основні переваги автоматизації бізнес-процесів

За допомогою автоматизації ви:

• впорядкуєте роботу співробітників і розподіл завдань. У вас з’явиться автоматизована система управління (CRM, ERM, PM і ін.), де кожен буде бачити які завдання стоять і коли їх необхідно зробити;
• мінімізуєте людський фактор в бізнес-процесах. Сюди відносяться забуті дані, прокрастинація з простими завданнями, клієнти, які не були внесені в базу та ін.;
• збережете дані від кібератак або нелегального доступу. З автоматизованою системою управління ви будете вносити всі дії в систему і, в разі чого, зможете їх відстежити. Зрозуміло, що автоматизація не розв’язує всі проблеми безпеки, але вона значно спрощує життя.

Які процеси можна автоматизувати

На сьогодні неможливо автоматизувати всі процеси. Певні завдання повинні управлятися співробітниками. Серед них: пошук співробітників, їх управління, культура компанії, спілкування з клієнтами та ін. Тут повинні брати участь не тільки машини, але і люди з їх високим рівнем соціалізації.

В основному, автоматизуються наступні процеси:

• Керуючі – частина стратегічного управління співробітниками і фірмою;
• Операційні – всі процеси, які впливають на роботу компанії (маркетинг, техпідтримка, продажу, виробництво послуг/товарів, розробка й інші);
• Підтримуючи – процеси, які пов’язані з системним адмініструванням, логістикою, бухгалтерськими звітами та обліком, та ін.
• Завдання з високим рівнем залучення людини

Які є системи/засоби автоматизації бізнес-процесів

Система автоматизації допомагає перетворити монотонну ручну роботу в автоматичну, роблячи таку працю більш технологічною і просунутою. У систему входять програмне і апаратне забезпечення (сервера, термінали, каси, VDS, карти та ін.), Які відповідають кожен своїй групі процесів.

1. Керуючі процеси – ERP і CRM системи для аналітики та управління. У директора існує необмежений доступ до даних компанії, праву призначення і перепризначення завдань і глибокої аналітики.
2. Операційні процеси – ERP і CRM системи для управління, WMS, ECM і CAD системи. Такі системи або існують в єдиній системі даних або інтегровані між собою.
3. Процеси підтримки – спеціальне програмне забезпечення, яке працює або окремо, або разом з операційними процесами.
4. Завдання з високим рівнем людського фактора – спеціалізовані програми для пошуку і управління співробітниками, чати, портали й інше. Їх основне завдання полегшувати роботу і спростити спілкування між співробітниками.

Рішення та послуги з автоматизації компанії TechExpert

У своєму спектрі послуг компанія TechExpert впроваджує такі рішення для автоматизації бізнес-процесів:

• Автоматизація бізнес-процесів на основі SharePoint
  У послугу входять: централізоване зберігання даних, прозорість бізнес-процесів, динамічна побудова маршруту, контроль термінів.
• Система електронного документообігу на основі SharePoint
  У рішення входять: оптимізація бізнес-процесів, які пов’язані з документообігом, впровадження стандартних документів, спрощення процесу пошуку даних на різних рівнях, скорочення термінів створення й обробки документів.
• Система навчання і тестування співробітників на базі продукту NTExpert
  У рішення входить: інтеграція з іншими системами даних, впровадження нових сервісів і звітів, розробка нових додаткових активностей.
• Корпоративний портал для управління співробітниками на базі HR Expert
  У готове рішення входить: обробка заявок і пошук нових співробітників, архівація бази резюме, навчання персоналу.
• Інтеграція Dynamics CRM з системою бухгалтерського обліку 1С
  Рішення надає: створення єдиного довідника договорів і продуктів, формування рахунків через CRM і з використанням довідників.
• Інтеграція білінгової системи на базі Dynamics CRM
  Біллінгова система допомагає зі: збором телеметричних даних, їх аналізом і відстеженням, розрахунком вартості ресурсів згідно з обумовленими тарифами клієнта, передача даних для виставлення рахунків.

Можливі проблеми при автоматизації бізнес-процесів

Не існує 100% гарантії, що впровадження автоматизації бізнес-процесів пройде без ризиків. Проблеми можуть виникнути з:

• термінами;
• бюджетом;
• адаптації бізнес-процесів під стандарти системи;
• вашими співробітниками, які можуть не розуміти, як це працює і навіщо воно потрібне.

Уникнути подібні ризики можна при ретельному плануванні та консультації з професіоналами, які проаналізують сумісність ваших бізнес-процесів і систему автоматизації та скажуть, що необхідно підправити. Фахівці TechExpert готові надати вам необхідну консультацію, де ви отримаєте відповіді на питання, які вас хвилюють – зв’яжіться з нами.

Як зрозуміти чи ефективна автоматизація для вашого бізнесу

Зазвичай у кожної організації може бути свої показники та метрики для вимірювання ефективності автоматизації. Намагайтеся узгоджувати показники ще на початку автоматизації, щоб ви могли оцінити зміни.

Компанії зазвичай даються три терміни, щоб система автоматизації могла окупитися без можливого банкрутства й інших проблем:

• 1 рік – оптимістичний сценарій;
• 2 роки – більш реалістичний сценарій;
• 3 роки і більше – негативний сценарій.

Це відносний показник, на який не завжди треба покладатися. Пам’ятайте, що у вас відмінні цілі автоматизації, обороти, вартість програмного забезпечення. Замість цього звертайте увагу на інші показники. Ваша автоматизація бізнес-процесів може вважатися успішною, якщо:

• Проміжок часу, який витрачається на процес і завдання, значно скоротився;
• Період угоди – коли цикл продажів зменшився;
• Показники KPI – з порівняння обсягу і якості роботи співробітників можна відстежити ефективність і при необхідності коректувати завдання для поліпшення результату в автоматизованій системі управління, наприклад, CRM;
• Число незадоволених коментарів і звернень в техпідтримку – автоматизація зменшила кількість негативних відгуків шляхом того, що знизилося присутність людського чинника.

Крім них, можна звернути увагу і на звичайні показники типу: вартість самої автоматизації в співвідношенні з оборотами, чистим прибутком і виручкою компанії. Вони будуть корисні, як і до впровадження автоматизації, так і під час її використання.

Кейси з автоматизації бізнес-процесів

За роки роботи, команда TechExpert реалізувала багато успішних проектів по автоматизації бізнес-процесів. Серед них: