fbpx

Project Description:

Цель проекта – оптимизировать и облегчить роботу с документами как для менеджеров по продажам, так и для бухгалтеров и юристов, предоставить возможность отправлять и контролировать получение электронных документов в рамках одной системы Microsoft SharePoint (server или online), тем самым экономя время и деньги.

Заказчиком данного проекта может стать любая компания, ведь работа любой из них не обходится без обмена документами, а тем более крупной компании, где есть поставщики, заказчики и партнеры.

Для того чтобы уйти от бумажной рутины, от постоянных споров между бухгалтерами и менеджерами о контроле получения оригиналов, сохранить высокое качество обслуживания и ускорить сроки доставки документов, необходимо оптимизировать свои бизнес-процессы – от создания документа до момента получения его оригинала.

Такое решение позволяет обмениваться документами в электронном виде и освободить рабочий стол от «горы» документов.

Каждая компания сталкивалась с тем, что договор, который она направляет своему контрагенту на утверждение, не был оперативно подписан им и отправлен обратно. Или, когда счета не были оплачены вовремя из-за того, что менеджер отправил их с опозданием, они терялись где-то на почте или уже у клиента и не доходили до оплаты. Поэтому огромным плюсом этого решения по интеграции систем является то, что важные договора будут всегда подписаны вовремя и оперативно, клиенты будут получать свои счета за оплату, а поставщики, соответственно, скорее будут получать средства на счета от клиентов.

Поэтому интеграция Microsoft SharePoint с сервисами электронного документооборота «Вчасно» и «M.E.Doc» – это не просто отправка электронных документов на стороне SharePoint, но и импровизированный инструмент для менеджеров по продажам, облегчающий их работу с документами и ускоряющий взаимодействие внутри компании с бухгалтерией и юристами. Решение обеспечивает процесс утверждение данного документа перед отправкой контрагенту, начиная с создания нового контрагента в системе и утверждения договора внутри и до получения оплаты на счет и уже подписанных финальных документов.

Задачи для исполнителя проекта:
  • Сохранение информации на стороне Microsoft SharePoint о работе с контрагентами с использованием электронного документооборота с указанием системы, даты начала и получателя электронных документов.
  • Формирование документов в формате .pdf на стороне Microsoft SharePoint для отправки клиенту через сервис «Вчасно» или «M.E.Doc», в зависимости от системы, с которой работают контрагенты, можно выбрать нужную.
  • Получение документов от контрагента и их утверждение внутри компании.
  • Подписание документов электронной цифровой подписью (ЭЦП).
  • Отслеживание состояния документа и получение замечаний от контрагента.
  • Ведение реестра электронных документов с информацией о наложенных подписях и самих файлов с электронными цифровыми подписями в формате .p7s.
Технологии:
  • Функционал интеграции реализован с использованием стандартного расширенного функционала Microsoft SharePoint, который был разработан дополнительно с использованием API сервисов электронного документооборота «Вчасно» или API.ПТАХ для M.E.Doc.
  • Источником информации для формирования документов в формате .pdf и условий электронного документооборота с контрагентами является Microsoft SharePoint, в котором настроены бизнес-процессы согласования контрагентов и договоров и документов с ними.
  • Источником информации о статусе отправленного документа, комментариев и подписей, наложенных на электронный документ, является сервис электронного документооборота «Вчасно» или сервис API.ПТАХ.
  • Прием документов заказчиком осуществляется с помощью веб-приложения «Вчасно» и приложения M.E.Doc, в зависимости от того, с какой системой работает контрагент.
Решение:

Интеграция Microsoft SharePoint с сервисом электронного документооборота «Вчасно» или M.E.Doc является идеальным решением для бизнес-пользователей, которые хотят быстро и экономично (нет затрат на курьеров, бумагу и печать документов) организовать свой рабочий процесс, поскольку предлагает набор необходимых возможностей для менеджеров по продажам, руководству, юристам и бухгалтерам.

Решает следующие задачи:

  • Продажи, начиная от заведения контрагента в систему и заканчивая получением от него подписанных закрывающих документов.
  • Создания документов и утверждения их внутри компании с помощью бизнес-процессов электронного документооборота на основе Microsoft SharePoint (отдельное решение TECH.DOC от TechExpert)
  • Создание документов на стороне Microsoft SharePoint в формате .pdf.
  • Наложение ЭЦП на документы и отправка их в «Вчасно» или M.E.Doc и синхронизации.
  • Получение входящих документов, утверждение их внутри компании, наложение ЭЦП и отправка их контрагенту или отклонение документов в сервисе «Вчасно» или M.E.Doc.
  • Получение статусов документов, комментариев и подписей, получение оригиналов документов и их визуализация в формате PDF в Microsoft SharePoint.
  • Отслеживание и чтение любых изменений в документах в системе, включая статусы, подписи и комментарии.
  • Формирование реестра электронных документов и подписей.

Преимущества внедрения решения:

  1. Интеграция Microsoft SharePoint (server или online) со службой электронного документообмена «Вчасно» и/или M.E.Doc упростила взаимодействие менеджера по продажам с бухгалтерами и юристами внутри компании и с контрагентом по обмену документами.
  2. Решение ускоряет взаимодействие с клиентом в процессе продаж – начиная от введения контрагента в систему и заканчивая получением оплаты на счет и оформлением документов.
  3. Также упрощена работа с системой документооборота, отныне нет необходимости вручную скачивать документы для отправки контрагентам, но можно отправлять их прямо из Microsoft SharePoint, предварительно накладывая ЭЦП на документ, после чего отправка будет проходить автоматически.
  4. Входящие документы также автоматически загружаются в систему для их согласования внутри компании и наложения ЭЦП или отклонения документов и отправки результата согласования контрагенту во «Вчасно» или M.E.Doс.
  5. Единая корпоративная база данных компании, с которой работают менеджеры, которая содержит все документы и необходимую информацию для достижения высоких результатов своей деятельности.
  6. Удобный инструмент для быстрой отправки документов контрагентам с целью ускорения получения оригиналов и оплаты по ним и, конечно же, отслеживания статуса закрытия документов.
  7. Скорость и экономия ресурсов, а конкретно — время работы с документами и сопутствующие расходы (печать, бумага, курьерская работа и т.д.).