Цель проекта – оптимизировать и облегчить роботу с документами как для менеджеров по продажам, так и для бухгалтеров и юристов, предоставить возможность отправлять и контролировать получение электронных документов в рамках одной системы Microsoft SharePoint (server или online), тем самым экономя время и деньги.
Заказчиком данного проекта может стать любая компания, ведь работа любой из них не обходится без обмена документами, а тем более крупной компании, где есть поставщики, заказчики и партнеры.
Для того чтобы уйти от бумажной рутины, от постоянных споров между бухгалтерами и менеджерами о контроле получения оригиналов, сохранить высокое качество обслуживания и ускорить сроки доставки документов, необходимо оптимизировать свои бизнес-процессы – от создания документа до момента получения его оригинала.
Такое решение позволяет обмениваться документами в электронном виде и освободить рабочий стол от «горы» документов.
Каждая компания сталкивалась с тем, что договор, который она направляет своему контрагенту на утверждение, не был оперативно подписан им и отправлен обратно. Или, когда счета не были оплачены вовремя из-за того, что менеджер отправил их с опозданием, они терялись где-то на почте или уже у клиента и не доходили до оплаты. Поэтому огромным плюсом этого решения по интеграции систем является то, что важные договора будут всегда подписаны вовремя и оперативно, клиенты будут получать свои счета за оплату, а поставщики, соответственно, скорее будут получать средства на счета от клиентов.
Поэтому интеграция Microsoft SharePoint с сервисами электронного документооборота «Вчасно» и «M.E.Doc» – это не просто отправка электронных документов на стороне SharePoint, но и импровизированный инструмент для менеджеров по продажам, облегчающий их работу с документами и ускоряющий взаимодействие внутри компании с бухгалтерией и юристами. Решение обеспечивает процесс утверждение данного документа перед отправкой контрагенту, начиная с создания нового контрагента в системе и утверждения договора внутри и до получения оплаты на счет и уже подписанных финальных документов.
Области применения или отрасли для этого решения:
- Поставщики ИТ-услуг
- Торговля, электронная коммерция
- Сектор туризма
- Любая компания с большой клиентской базой и широким спектром услуг
Задачи для исполнителя проекта:
- Сохранение информации на стороне Microsoft SharePoint о работе с контрагентами с использованием электронного документооборота с указанием системы, даты начала и получателя электронных документов.
- Формирование документов в формате .pdf на стороне Microsoft SharePoint для отправки клиенту через сервис «Вчасно» или «M.E.Doc», в зависимости от системы, с которой работают контрагенты, можно выбрать нужную.
- Получение документов от контрагента и их утверждение внутри компании.
- Подписание документов электронной цифровой подписью (ЭЦП).
- Отслеживание состояния документа и получение замечаний от контрагента.
- Ведение реестра электронных документов с информацией о наложенных подписях и самих файлов с электронными цифровыми подписями в формате .p7s.
Технологии:
- Функционал интеграции реализован с использованием стандартного расширенного функционала Microsoft SharePoint, который был разработан дополнительно с использованием API сервисов электронного документооборота «Вчасно» или API.ПТАХ для M.E.Doc.
- Источником информации для формирования документов в формате .pdf и условий электронного документооборота с контрагентами является Microsoft SharePoint, в котором настроены бизнес-процессы согласования контрагентов и договоров и документов с ними.
- Источником информации о статусе отправленного документа, комментариев и подписей, наложенных на электронный документ, является сервис электронного документооборота «Вчасно» или сервис API.ПТАХ.
- Прием документов заказчиком осуществляется с помощью веб-приложения «Вчасно» и приложения M.E.Doc, в зависимости от того, с какой системой работает контрагент.
Решение:
Интеграция Microsoft SharePoint с сервисом электронного документооборота «Вчасно» или M.E.Doc является идеальным решением для бизнес-пользователей, которые хотят быстро и экономично (нет затрат на курьеров, бумагу и печать документов) организовать свой рабочий процесс, поскольку предлагает набор необходимых возможностей для менеджеров по продажам, руководству, юристам и бухгалтерам.
Решает следующие задачи:
- Продажи, начиная от заведения контрагента в систему и заканчивая получением от него подписанных закрывающих документов.
- Создания документов и утверждения их внутри компании с помощью бизнес-процессов электронного документооборота на основе Microsoft SharePoint (отдельное решение TECH.DOC от TechExpert)
- Создание документов на стороне Microsoft SharePoint в формате .pdf.
- Наложение ЭЦП на документы и отправка их в «Вчасно» или M.E.Doc и синхронизации.
- Получение входящих документов, утверждение их внутри компании, наложение ЭЦП и отправка их контрагенту или отклонение документов в сервисе «Вчасно» или M.E.Doc.
- Получение статусов документов, комментариев и подписей, получение оригиналов документов и их визуализация в формате PDF в Microsoft SharePoint.
- Отслеживание и чтение любых изменений в документах в системе, включая статусы, подписи и комментарии.
- Формирование реестра электронных документов и подписей.
Преимущества внедрения решения:
- Интеграция Microsoft SharePoint (server или online) со службой электронного документообмена «Вчасно» и/или M.E.Doc упростила взаимодействие менеджера по продажам с бухгалтерами и юристами внутри компании и с контрагентом по обмену документами.
- Решение ускоряет взаимодействие с клиентом в процессе продаж – начиная от введения контрагента в систему и заканчивая получением оплаты на счет и оформлением документов.
- Также упрощена работа с системой документооборота, отныне нет необходимости вручную скачивать документы для отправки контрагентам, но можно отправлять их прямо из Microsoft SharePoint, предварительно накладывая ЭЦП на документ, после чего отправка будет проходить автоматически.
- Входящие документы также автоматически загружаются в систему для их согласования внутри компании и наложения ЭЦП или отклонения документов и отправки результата согласования контрагенту во «Вчасно» или M.E.Doс.
- Единая корпоративная база данных компании, с которой работают менеджеры, которая содержит все документы и необходимую информацию для достижения высоких результатов своей деятельности.
- Удобный инструмент для быстрой отправки документов контрагентам с целью ускорения получения оригиналов и оплаты по ним и, конечно же, отслеживания статуса закрытия документов.
- Скорость и экономия ресурсов, а конкретно — время работы с документами и сопутствующие расходы (печать, бумага, курьерская работа и т.д.).