Інтеграція системи документообігу на базі Microsoft SharePoint з Microsoft Dynamics 365

Мета проекту – забезпечити зручність роботи менеджерів з клієнтською базою в рамках системи Microsoft Dynamics 365 та полегшити роботу з документами, як для менеджерів з продажу, так і для бухгалтерів та юристів, зосередивши її в рамках системи документообігу на базі Microsoft SharePoint.

Якщо в компанії реалізовано документообіг на базі Microsoft SharePoint та ведеться база клієнтів в системі Microsoft Dynamics 365, то така компанія може бути замовником даного проекту. Особливо це актуально для великих компаній, де є бази, які містять і постачальників, і замовників, і партнерів та величезну кількість документів, яку треба структурувати і розподілити відповідно до даних баз.

Для того, щоб відійти від паперової рутини, від постійних суперечок бухгалтерії та менеджерів через контроль отримання оригіналів та актуальності інформації в клієнтській базі, відтепер не потрібно окремо вести документообіг в SharePoint та паралельно вручну актуалізувати інформацію в клієнтській базі Microsoft Dynamics 365.

За допомогою даного рішення, процес створення та погодження кожного документу в SharePoint забезпечує автоматичне оновлення інформації, яка стосується даних документів, в клієнтській базі Microsoft Dynamics 365 та швидкий перехід з однієї системи в іншу. Тобто менеджер, який отримав документ від клієнта, завів його в документообіг на SharePoint і погодив всередині компанії, може бути впевнений, що потрібна інформація потрапила до клієнтської бази в Microsoft Dynamics 365. В свою чергу користувач, який в клієнтській базі побачив зміни по контрагенту (це може бути і бухгалтер, і юрист, і менеджер іншого відділу) та хоче швидко знайти документальне підтвердження цьому, зможе швидко перейти за допомогою вказаного посилання в Microsoft Dynamics 365 на відповідний запис та документ в систему документообігу SharePoint та переглянути його. Іншими словами, ми налаштували крос-посилання в кожній системі, для зручного переходу між вашими документами.

Кожна компанія стикалась з тим, коли менеджер, отримавши документ від клієнта чи постачальника, який необхідно погодити всередині компанії (це може бути і зміна реквізитів, і офіційні листи та інші документи), при погодженні забуває актуалізувати картку клієнта в базі. Відповідно, менеджери з інших відділів не володіють даною інформацією і роблять помилки в наступних документах по даному клієнту. Може бути також і зворотна ситуація – коли менеджер отримав документ від клієнта, заніс відповідну інформацію в клієнтську базу (наприклад, та ж сама зміна реквізитів), а сам документ не завантажив в систему документообігу та не погодив всередині компанії. Пізніше в бухгалтерії та юристів виникає питання – на основі чого в клієнтській базі проведені зміни та де ж підтверджуючий документ?

Саме для запобігання таких неприємностей в роботі і потрібне дане рішення. Інтегрувавши систему документообігу з клієнтською базою, в роботі користувачів не будуть виникати суперечки, а вся інформація буде структурованою та актуальною, зручною в пошуку та завжди матиме підтверджуючий документ.

Тому інтеграція системи документообігу на базі SharePoint з Microsoft Dynamics 365 – це не просто автоматичне оновлення бази контрагентів та документів, а також зручний інструмент для менеджерів з продажу, який полегшує їм роботу з документами та клієнтською базою, прискорює взаємодію всередині компанії, що в свою чергу позитивно впливає на користувачів та їх продуктивність. Все це швидко і без втрат будь-яких документів.

Технологія:

• Функціонал інтеграції реалізується за допомогою стандартного розширеного функціоналу Microsoft Dynamics 365 та Microsoft SharePoint.
• Джерелом інформації про договори та інші документи контрагентів є Microsoft SharePoint в якій ведеться внутрішній документообіг компанії.

Рішення:

Інтеграція системи документообігу на базі Microsoft SharePoint з Microsoft Dynamics 365 – це ідеальне рішення для бізнес-користувачів, які мають документообіг та клієнтську базу у відповідних системах, тому що воно пропонує набір необхідних можливостей для менеджерів з продажу, керівництва, юристів та бухгалтерів.

Вирішує наступні завдання:

• Ведення роботи з клієнтами, починаючи з заведення контрагента до системи Microsoft Dynamics 365 і закінчуючи погодженням документів та актуалізації інформації в базі.
• Створення документів та їх погодження всередині компанії за допомогою бізнес-процесів документообігу на базі Microsoft SharePoint.
• Актуалізація карток контрагентів та договорів в Microsoft Dynamics 365 на основі погоджених відповідних документів на стороні SharePoint, наприклад, офіційні листи щодо зміни реквізитів контрагента, додаткові угоди, які змінюють умови договору.
• Формування клієнтської бази в Microsoft Dynamics 365 з реєстром пов’язаних документів на стороні SharePoint.

В результаті проекту в системі було реалізовано:

• Створення карток контрагентів в клієнтській базі на стороні Microsoft Dynamics 365 та їх автоматична синхронізація з документообігом на SharePoint.
• Формування та погодження документів всередині компанії на стороні SharePoint.
• Автоматична відправка результатів погодження в клієнтську базу та актуалізація відповідної інформації на стороні Microsoft Dynamics 365.
• Налаштовано можливість швидкого переходу з однієї систему в іншу, спрощено пошук підтверджуючих документів.
• Сформовано клієнтську базу в Microsoft Dynamics 365 з реєстром пов’язаних документів на стороні SharePoint.

Вигоди від впровадження рішення:

1. Інтеграція системи документообігу Microsoft SharePoint з Microsoft Dynamics 365 спростила взаємодію менеджерів з бухгалтерією та юристами по актуалізації клієнтської бази та збереження відповідних документів.
2. Рішення прискорює зовнішню взаємодію з клієнтом та всередині компанії – від занесення контрагента до системи Microsoft Dynamics 365, оперативного погодження документів в системі документообігу SharePoint до автоматичної актуалізації інформації в базі.
3. Також спростилася робота з клієнтською базою та системою документообігу. Відтепер не потрібно шукати окремо інформацію по клієнту або ж по договору Microsoft Dynamics 365, а потім окремо шукати в системі документообігу підтверджуючі документи чи шукати в тексті договору його умови, а можна переходити напряму з Microsoft Dynamics 365 за допомогою одного натиску кнопки у відповідний документ на SharePoint.
4. Єдина корпоративна база даних компанії, з якою працюють менеджери, що вміщує в себе всю необхідну інформацію для досягнення високих результатів їх діяльності, яка тісно пов’язана з системою документообігу.
5. Зручний інструмент для швидкого пошуку будь-якої інформації, що стосується клієнтів, постачальників та партнерів з будь-якими документами, які з ними пов’язані.