Компания TechExpert предлагает пакет автоматизации процессов «Стартовый» на базе платформы Microsoft SharePoint Server/SharePoint Online.

Кому это нужно? Прежде всего, в компании должен быть развернут SharePoint Server или использоваться SharePoint Online, который вы хотите применить для автоматизации процессов, проходящих в компании. В таком случае пакет «Стартовый» — это первый шаг, позволяющий в минимальные сроки развернуть работающее решение, изучить его возможности, а затем начать эффективно использовать функционал, который уже заложен в платформу SharePoint.

Описание решения

Пакет «Стартовый» включает в себя три компонента:

  1. 3 преднастроенных базовых рабочих процесса;
  2. настройку процессов согласно требованиям заказчика;
  3. обучение группы пользователей настройке рабочих процессов для дальнейшего самостоятельного развития системы.

SPprocesses

Рабочие процессы пакета «Стартовый»

Регистрация входящей корреспонденции

Данный процесс включает в себя следующие компоненты:

  • регистрация и хранение всей входящей корреспонденции в едином электронном хранилище;
  • автоматическая отправка уведомлений и задач ответственным сотрудникам;
  • рассылка корреспонденции для ознакомления заинтересованным лицам;
  • назначение задач по входящим документам и отслеживание статуса их выполнения.

 Оформление заявок на закупку

Этот процесс представлен такими составляющими:

  • Справочники материалов для закупки (канцелярия, комплектующие, расходные материалы и т.д.) и справочник поставщиков;
  • единое окно для формирования заявок на закупку;
  • назначение задач на отдел закупок или ответственного сотрудника в соответствии с преднастроенными маршрутами;
  • отслеживание статуса выполнения задач и отправка уведомлений об изменениях.

Управление документацией

Один из самых популярных процессов, который в базовой версии содержит такие возможности:

  • согласование и утверждение документов;
  • сбор отзывов и визирование документов;
  • выбор маршрута согласования, делегирование задач, обратная связь, запрос на изменение;
  • отправка уведомлений о статусах выполнения задач;
  • контроль сроков выполнения задач.

Настройка решения (кастомизация)

Чтобы извлечь максимальную выгоду от использования предустановленных модулей, наши специалисты проводят базовую настройку решения (адаптацию) согласно требования и задачам вашей компании.

Кастомизация состоит из следующих пунктов:

  • создание и настройка библиотек документов;
  • создание и настройка списков;
  • настройка параметров рабочих процессов;
  • создание групп пользователей и распределение прав.

Обучение ключевых пользователей

Чтобы изучить возможности базового решения, понять перспективы развития и сформулировать требования по дальнейшей модификации и адаптации, наши специалисты (эксперты по разработке решений и настройке рабочих процессов на платформе Microsoft SharePoint) готовы поделиться опытом и научить ваших пользователей самостоятельно развивать решение и динамично адаптировать его под изменяющиеся требования бизнеса.

Обучение представляет собой мини-тренинг, на котором подробно рассматриваются все ключевые возможности функционала коробочного решения «Стартовый», обучение самостоятельной настройке рабочих процессов, а также рекомендации по использованию Microsoft SharePoint для решения задач, присущих Вашему бизнесу.

Используемые технологии

  • Microsoft SharePoint Server/SharePoint Online;
  • Microsoft Office 365.

Объем и длительность процесса внедрения решения

В данном пакете не предусмотрены трудозатраты на описание текущих бизнес-процессов компании, выявление требований по автоматизации процессов, разработку технического задания и покупку лицензий. Данные процедуры должны быть выполнены заказчиком.

Этап Длительность, часов
1 Реализация 1-3 рабочих процессов (по желанию заказчика):

  • Регистрация входящей корреспонденции
  • Оформление заявок на закупку
  • Работа с документами
8
2 Настройка решения (кастомизация) 16
3 Обучение ключевых пользователей использованию рабочих процессов и самостоятельной их настройке 8
Всего 32

Сроки внедрения решения

Внедрение и первоначальная настройка решения выполняется в течение 10 рабочих дней.



Если Вам необходимо автоматизировать более сложные процессы, связанные со спецификой Вашего бизнеса, предлагаем рассмотреть комплексную услугу по автоматизации процессов.